L'objectif du tableau de bord fiduciaire est de disposer d'une vue rapide sur les documents et tâches à traiter, à encoder...  des principaux dossiers traités par le comptable lorsqu'il se connecte à son application WinBooks.

Quels sont les prérequis pour exploiter le tableau de bord ?

• Travailler avec une licence fiduciaire
• Les données comptables se trouvent sur un serveur (serveur propre à la fiduciaire avec une seule licence WinBooks)
• Disposer de la licence Virtual Invoice (Obligatoire)
• Disposer d'un accès à WinBooks Connect (Facultatif)
• Disposer des modules CODA et/ou OD de salaires (Facultatif)
• Chaque utilisateur du tableau de bord doit disposer de son propre WinBooks ID qui doit correspondre à une adresse mail et de son mot de passe.  Le tableau de bord étant lié au WinBooks ID, et donc propre à chaque utilisateur.
• Installer l'offload service sur le serveur de données. Le tableau de bord fiduciaire est indissociable de l'offload service. C'est ce service qui se charge de 
  • Télécharger les documents
  • Les mettre à disposition du comptable
  • Effectuer le comptage de ce qui est disponible
    
    

  L'installation du service Offload est détaillée dans l'aide technique réservée aux revendeurs.

• Les composants WinBooks DataExchange, WinBooks MessageQueue, WinBooks Codabox et WinBooks Connect doivent être installés sur chaque poste où WinBooks est installé
  
  
• Activer et définir les propriétés de l'Offload service dans le menu DOSSIER/MAINTENANCE/Jeton/Token applications tierces
  
  
  
  
• Lorsque vous activez l'Offload Service, les différents paramètres se remplissent automatiquement en fonction des informations reçues du serveur sur lequel se trouvent vos données et donc l'Offload Service. 
  Cette opération ne doit être effectuée qu'une seule fois. Fermez ensuite le dossier dans lequel vous vous trouvez.
• Dès que vous activez l'Offload Service, l'icône  est affichée. Vous êtes prêt à utiliser le tableau de bord.

Ajouter un dossier dans le tableau de bord

• Ouvrez le dossier comptable que vous désirez intégrer dans le tableau de bord et cliquer sur 

• Le tableau de bord s'ouvre et  
  
  
  
  WinBooks vous affiche la liste des répertoires nécessaires aux différents comptages de fichiers (Documents Virtual Invoice, CODA, SODA, E-fff SocSec à encoder). 
  Ces répertoires sont bien entendu issus des différents écrans de paramétrage de WinBooks et de Virtual Invoice. 

  Si vous modifiez le chemin de ces répertoires auxquels vous avez accès dans cet écran, ceux-ci sont automatiquement mis à jour dans les écrans de paramétrage et inversement.

  Il vous est ensuite proposé de confirmer l'ajout de ce dossier dans le tableau de bord fiduciaire.

  Par défaut, le Téléchargement automatique des documents dans Virtual Invoice est sélectionné.  Désormais, dès que vos documents issus du processing Optimum ou Premium sont traités, ils sont placés dans vos répertoires Virtual Invoice correspondants. 

  Ces mêmes répertoires ainsi que les autres options de la sous-fenêtre "Automatisation" servent à l'automate et sont détaillés dans le chapitre prévu à ce effet. (En cours de rédaction)

  Enregistrer pour finaliser l'ajout de votre dossier au tableau de bord.
  
  

  

• Le dossier courant est ajouté en grisé dans le tableau. 

  Répétez cette manipulation pour chaque dossier que VOUS devez suivre dans le tableau de bord.

  
  

  Le tableau de bord est réactualisé au moment où vous sortez du dossier.

  
  

• Vous pouvez également demander d'afficher le tableau de bord à l'ouverture de WinBooks
  
  

  Afin d'optimiser au maximum cette fonctionnalité nous conseillons d'uniquement reprendre dans ce tableau les dossiers que vous traitez.

  Si la ligne du dossier reste grisée, vérifier sur la plateforme digitale si vous avez bien les droits d'accès au dossier en question.

  
  

Quelles informations pouvez-vous retrouver dans la tableau de bord fiduciaire ?

Outre le nom abrégé, le nom complet et le N° d'entreprise vous retrouvez les informations suivantes :

• Mise à jour

  Date et heure de la dernière mise à jour du tableau. 
  Une demande d'actualisation du tableau est effectuée lorsque vous quittez un dossier, lorsque vous cliquez sur  et, en fonction de l'heure à laquelle vous avez paramétré l'Offload Service pour qu'il exécute cette tâche automatiquement.
  Lorsque vous cliquez sur , il vous est proposé de quitter le tableau afin de ne pas rester bloqué le temps de la réactualisation. En effet la durée de la réactualisation dépend du nombre dossiers à traiter.
  Dès que la réactualisation est terminée, un message est affiché pour vous prévenir que la mise à jour est terminée.
  
  
  

• Factures

  • Bureau client 

    • Nombre de documents (Factures) qui se trouvent sur le bureau du client prêt à être envoyé à son comptable (Le comptable n'y a pas accès)

  • A approuver 

    • Nombre de documents à approuver par le comptable pour envoyer au processing.
    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page correspondante.
      
      

  • A traiter 

    • Nombre de documents présents dans Virtual Invoice (Nombre de documents retrouvés dans le répertoire Ready et ses sous répertoires) prêts à être importés en comptabilité
    • Lorsque vous double-cliquez sur cette case, Virtual Invoice s'ouvre et se positionne dans le répertoire Ready
      
      

  • Pour

    • Dernière période pour laquelle le client à précisé que tous les documents étaient envoyés.

• Documents

  • A traiter

    • Nombre de documents à traiter par le comptable dans WinBooks Connect (envoyés par le client)

    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des documents
      
      

• Codas

  • A traiter

    • Nombre de fichiers CODA à traiter

    • Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvrir ce dossier.
      
      

      Si vous avez défini des répertoires CODA avec la variable %IBAN% veillez à ce que vos fichiers CODA soient bien identifiés avec un numéro d'IBAN. En effet certains fichiers CODA sont encore identifiés avec un numéro de compte BBAN.

      
      
      

• Sec. Soc.

  • Sodas

    • Nombre de fichiers SODA à traiter

    • Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvrir ce dossier.

  • e-FFF's 

    • Nombre de fichiers e-FFF Soc Sec à traiter

    • Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvrir ce dossier.
      
      

• Messages

  • Non lus 

    • Nombre de message non lus dans WinBooks Connect

    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des messages
      
      
      
      

      Il s'agit des messages adressés à l'utilisateur connecté en fonction de son WinBooksID.

      
      

• Tâches

  • A traiter 

    • Nombre de tâches à traiter dans WinBooks Connect

    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des tâches

  • Echues 

    • Nombre de tâches échues dans WinBooks Connect

    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des tâches
      
      
      
      

      Il s'agit des tâches assignées à l'utilisateur connecté en fonction de son WinBooksID.

      
      

Tableau de bord à l'ouverture de WinBooks

Si vous avez activé l'option "Afficher cet écran à l'ouverture de WinBooks" , le tableau de bord condensé est affiché lorsque vous ouvrez ou changez de dossier.

Vous avez deux possibilités pour ouvrir un dossier :

Si celui-ci est présent dans le tableau de bord, double cliquez sur le dossier en question. Sinon, sélectionnez votre dossier dans la liste déroulante.

Effacer un dossier du tableau de bord

• Ouvrez le dossier comptable que vous désirez supprimer du tableau de bord
• Cliquer sur 
• Le tableau de bord s'ouvre et cliquez sur 
• Le dossier courant est supprimé du tableau de bord
  
  Overzichtstabel voor fiduciaires (redactie tekst in uitvoering)