A moins d'avoir une licence fiduciaire, vous devez connaître le nom exact de la société et son code d'installation pour créer un nouveau dossier. Ces données vous ont été communiquées lors de votre commande. Si vous ne disposez pas de ces informations, contactez votre revendeur ou le service commercial de WinBooks S.A. |
La création d'un nouveau dossier se fait via un assistant qui vous indique la marche à suivre.
Tant que vous n'avez pas cliqué sur vous pouvez annuler la procédure ou revenir à une étape précédente en cliquant sur le bouton approprié. |
Dans le cas d'une version d'évaluation, le nom complet est imposé par le programme. Vous pourrez modifier ce nom et indiquer celui de votre société lors de l'enregistrement définitif du programme. |
C'est par le nom abrégé que vous accéderez au dossier. Vous disposez de maximum 10 caractères.
Seuls les caractères suivants sont acceptés : chiffres (0 à 9), les lettres (d'office en majuscules : A à Z) et le tiret. |
Ce nom abrégé ou code de dossier sera automatiquement repris dans le nom des fichiers de ce dossier.
Lors de l'archivage, WinBooks utilise les positions supplémentaires pour indiquer l'année archivée. Ainsi pour la société PARFILUX, le dossier PARFILUX_2009 correspond à l'archive de l'exercice 2009. En fait WinBooks crée automatiquement ce nouveau dossier lors de l'ouverture d'un troisième exercice comptable. Le dossier d'archivage contient les données du premier exercice. |
Dans le cas d'une version d'évaluation, vous pouvez d'ores et déjà introduire le nom abrégé définitif. |
Entrez le code d'installation qui vous a été communiqué lors de votre commande. Dans le cas d'une licence multi-sociétés, vous avez reçu un code d'installation différent par société.
Cette zone n'apparaît pas dans le cas d'une version d'évaluation, ni dans le cas d'une version fiduciaire car l'installation de la licence fiduciaire se fait lors de l'enregistrement de WinBooks. |
Entrez le string des modules qui vous a été communiqué lors de votre commande.
Cette zone n'apparaît pas dans le cas d'une version d'évaluation, ni dans le cas d'une version fiduciaire car l'installation de la licence fiduciaire se fait lors de l'enregistrement de WinBooks. |
Introduisez l'adresse de la société, avec code postal et localité.
Entrez le n° de TVA - N° d'entreprise de la société.
Français, néerlandais ou anglais
Au départ, WinBooks assigne au nouveau dossier le code utilisateur SYSTEM. L'utilisateur SYSTEM est créé d'office dans chaque dossier et il possède absolument tous les droits (SYSTEM = super-administrateur) ce qui signifie qu'il n'existe aucune restriction quant aux opérations qu'il peut effectuer sur le dossier.
Il s'agit du répertoire où les fichiers constitutifs du dossier sont sauvegardés.
WinBooks propose le chemin du programme, suivi du répertoire DATA, suivi du code du dossier : par exemple pour le dossier WinBooks C:\WINBOOKS\DATA\PARFILUX.
Bien que nous vous recommandons d'accepter le chemin proposé, vous pouvez encoder un autre chemin ou pointer un chemin dans l'arborescence des unités logiques attachées à votre poste via le bouton .
Si vous comptez travailler en réseau et que le dossier doit être accessible à d'autres postes, vous devrez indiquer un chemin résidant sur le disque, soit de l'ordinateur serveur, soit d'un poste accessible par tous les postes susceptibles d'accéder à ce dossier.
Si vous travaillez en réseau, cliquez sur le bouton pour traduire le chemin indiqué en chemin U.N.C indépendant du poste de travail. De cette façon, vous n'aurez pas à redéfinir sur tous les autres postes une unité logique identique à l'unité logique du poste de création du dossier.
Dans tous les cas, vous devez utiliser un répertoire vierge pour accueillir les fichiers du nouveau dossier, dont la dernière « branche » correspond au nom abrégé : par exemple le dossier Parfilux sera sauvegardé dans C:\WinBooks\Data\Parfilux ou dans C:\Dossiers\Parfilux, mais pas dans C:\WinBooks\Data. |
Même dans le cas où vous êtes soumis à une déclaration TVA trimestrielle, nous vous conseillons de choisir la gestion par périodes mensuelles afin de bénéficier des statistiques mensuelles que propose WinBooks : chiffres d'affaires clients, compte de résultat, ... : en période trimestrielle, il n'est pas possible d'obtenir des statistiques mensuelles. |
Entrez la première ainsi que la dernière période comptable du premier exercice.
WinBooks propose un exercice comptable d'une année correspondant à l'exercice civil (soit de Janvier 2010 à Décembre 2010).
Vous pouvez toutefois opter pour un exercice décalé et/ou, comme c'est souvent le cas des nouvelles sociétés, pour un premier exercice de plus de 12 mois.
WinBooks crée automatiquement une période de report pour l'ouverture ou la réouverture des comptes (Rep) et une période de clôture (Clô) pour les O.D. de clôture. Ces périodes ne sont pas comprises dans le nombre de périodes dont question ci-avant. |
Sélectionnez la devise EUR. Devise dans laquelle sera tenue la comptabilité. Rappelons que depuis le 1er janvier 2002, tous les dossiers doivent être tenus en euros. Si des mouvements en BEF subsistent dans les historiques, WinBooks, en plus de leur valeur convertie en euros, donne la contrepartie originale en BEF.
Ces libellés sont générés automatiquement à partir de l'année à laquelle appartient la première période de l'exercice. Le libellé complet apparaît dans l'en-tête des documents imprimés. Le libellé abrégé sert dans les sélections à l'écran.
Signalez si le dossier que vous créez est une Société ou une ASBL. C'est en fonction du type de dossier que le plan comptable de base adéquat sera installé. Lorsque vous imprimerez un bilan interne, celui-ci sera également édité en fonction du type de dossier.
Le type de législation permet de définir entre autre le plan comptable, les codes TVA à installer lors de la création du dossier.
Par défaut, le dossier que vous créez est de législation belge. Mais, vous avez la possibilité de choisir trois autres types de législation : Luxembourg, France et Autres.
Si vous choisissez la législation du Luxembourg, outre la mise en place du plan comptable, des codes TVA et des codes postaux, vous pouvez égalment imprimer la déclaration TVA périodique, le récapitulatif TVA par compte général et le bilan interne luxembourgeois.
Si vous choisissez la législation de la France, c'est le plan comptable et les codes TVA propres à la France qui sont installés.
Afin de gérer les codes TVA pour les pays autres que la Belgique, La France ou le Luxembourg, vous pouvez indiquer un répertoire où se trouve le fichier codevat.dbf comprenant les codes TVA du dossier (et donc de la législation concernée).
Cette option n'est accessible que si vous choisissez une législation de type Autres.
Un fichier codevat.dbf doit être créé et doit respecter la structure actuelle des fichiers de code TVA WinBooks.Pour plus d'informations concernant le contenu de ce fichier, veuillez contacter votre revendeur. |
En récupérant certaines données, par exemple le plan comptable et les tables, le nouveau dossier sera plus rapidement opérationnel. |
Ces données ne pourront pas être modifiées si vous les récupérez depuis un autre dossier WinBooks. |
Dans la plupart des cas, nous vous conseillons de récupérer le plan comptable type proposé par WinBooks. Vous éviterez ainsi un encodage long, fastidieux et source d'erreurs. Utilisez le plan comptable type comme base et ajoutez-y les comptes spécifiques à votre activité. Votre comptable vous conseillera pour adapter le plan comptable. |
Vous pouvez choisir entre l'installation des codes postaux belges seuls ou bien des codes postaux belges ainsi que des codes postaux de certains pays limitrophes (Luxembourg, France et Allemagne). N'installez ces codes postaux que si vous avez beaucoup de clients ou de fournisseurs dans ces différents pays.
Si vous créez un dossier luxembourgeois, ce sont les codes postaux luxembourgeois qui seront installés par défaut.
Si ces codes postaux n'ont pas été repris lors de la création du dossier, ou si le dossier existe déjà, une option dans la table des codes postaux permet de charger les codes postaux par pays. |
Cochez cette case et ensuite, introduisez un Mot de passe et sa Confirmation pour sécuriser l'accès avec l'utilisateur SYSTEM à ce nouveau dossier.