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Avant votre premier envoi au service de processing, assurez-vous que :

Vous soyez correctement connecté à la plateforme digitale WinBooks.
Vos cartouches Optimum ou Premium sont bien activées et valides.

Envoi des documents au processing

L'utilisateur scanne ses documents et les envoie sur la plateforme digitale WinBooks en cliquant sur l'icône .

Vous pouvez choisir d'envoyer tout le répertoire, les sous-répertoires dans lequel vous êtes positionné ou seulement une sélection de documents.

Virtual Invoice Help On line FR > Envoi des documents au service de processing > image2021-1-7_13-35-38.png

Le Paramètre d'envoi, offre la possibilité de créer ou de sélectionner un journal sous lequel les documents seront envoyés sur la plateforme digitale WinBooks.

Sélectionnez ensuite le Mode de traitement qui correspond à la cartouche Optimum - Premium ou transit que vous désirez utiliser.

Si vous sélectionnez une cartouche Premium , il n'est pas nécessaire de grouper au préalable vos factures multi pages, le service PREMIUM le fera pour vous, pour autant qu'elles aient été scannées dans le bon ordre.

Les informations relatives à la cartouche sont affichées afin de vous signaler l'état de la consommation de celle-ci.

Renseignez éventuellement une "Adresse mail de notification" afin de recevoir un e-mail d'avertissement une fois que les documents processés sont disponibles.

Lorsque vous cliquez sur Démarrer, les documents sont transférés sur le service de processing.

L'utilisateur se voit notifié par E-mail dès que le traitement des documents est terminé.

A propos du mail de notification

Suivant votre méthode de travail ,vous pouvez définir l'adresse mail de l'utilisateur qui doit être notifié à la fin du processing (OCR terminé) de documents auprès de notre plateforme.

Au niveau du paramétrage général (Menu Fichier/paramètres/Plateforme WinBooks)
L' utilisateur renseigné dans E-mail de notification (OCR terminé) est prévenu de tous les processing terminés pour tous dossiers confondus. Pour autant qu'une autre adresse mail n'ai pas été définie soit au niveau du paramétrage dossier, soit au niveau de la plateforme ou soit dans le batch d'envoi au processing.
Au niveau du paramétrage par dossier (Clic droit sur le dossier /Propriétés/Avancé/Accès plateforme d'échange)
L' utilisateur renseigné dans Notification E-mail est prévenu de tous les processing terminés pour ce dossier en particulier. Pour autant qu'une autre adresse mail n'ai pas été définie au niveau de la plateforme ou dans le batch d'envoi au processing.
Au niveau de la plateforme digitale
Sélectionnez le dossier, ensuite choisissez l'onglet des accès et vous visualisez la liste des utilisateurs qui accèdent à ce dossier.
Activez le ou les utilisateurs qui doivent être prévenus à la fin du processing (OCR terminé)
Cet utilisateur sera notifié pour autant qu'une adresse mail n'ai pas été définie lors de l'envoi du batch.
Lors de l'envoi d'un batch de documents au service de processing.
Renseignez, si nécessaire, Adresse E-mail de notification.