Alvorens uw eerste documenten naar de verwerkingsservice te versturen, zorg ervoor dat:
- u correct geconnecteerd bent met het digitalisatieplatform van WinBooks;
- uw Optimum en/of Premium herkenningspatronen geactiveerd en gevalideerd zijn.
Versturen van documenten naar de verwerkingsservice
De gebruiker scant zijn documenten en verstuurt deze naar het digitale platform van WinBooks door te klikken op het icoon 
.
U kunt kiezen om een hele map of een submap waarin u zich bevindt te versturen of slechts een selectie van documenten.
De uploadinstellingen, bieden de mogelijkheid om een dagboek te selecteren of aan te maken waarnaar de documenten zullen worden verstuurd op het digitalisatieplatform van WinBooks.
Selecteer vervolgens de gewenste Behandelingswijze, die overeenstemt met het patroon Optimum - Premium of Transport.
Indien u het herkenningspatroon Premium kiest, dan is het niet nodig om uw multipagina facturen op voorhand te groeperen. De PREMIUM-service zal dit voor u doen, op voorwaarde dat de documenten in de juiste volgorde werden gescand.
De informatie met betrekking tot het patroon wordt weergegeven om u de status van verbruik van deze weer te geven.
Vul eventueel een 'E-mailadres voor notificatie' in via de knop 
, zodat er telkens een mail ter kennisgeving verzonden wordt van zodra er verwerkte documenten beschikbaar zijn.
Wanneer u op de knop 
drukt, worden deze documenten naar de verwerkingsservice getransfereerd.
De gebruiker wordt via e-mail op de hoogte gebracht wanneer de behandeling van de facturen is beëindigd.
Met betrekking tot de e-mail ter kennisgeving/notificatie
Naargelang uw werkmethode, kunt u het e-mailadres van de gebruiker definiëren die op de hoogte moet gebracht worden van het einde van de verwerking (OCR klaar) van de documenten op ons digitalisatieplatform.
- Op het niveau van de algemene parameters (menu Bestand/Instellingen/WinBooks platform)
De gebruiker die in het veld 'Mededeling E-mail (OCR Klaar)' is ingevuld, zal op de hoogte gebracht worden van al de beëindigde verwerkingen voor alle dossiers. Voor zover er geen ander e-mailadres gedefinieerd werd op het niveau van de instellingen per dossier of op het niveau van het digitalisatieplatform of in de batch van documenten die naar de verwerking verstuurd werd. - Op het niveau van de instellingen per dossier (rechtermuisklik op het dossier/ Eigenschappen/Gevorderd/Toegang tot het data exchange platform (DEP)
De gebruiker die in het veld 'E-mail notificatie' is ingevuld, zal op de hoogte gebracht worden van al de beëindigde verwerkingen voor dit dossier. Voor zover er geen ander e-mailadres gedefinieerd werd op het niveau van het digitalisatieplatform of in de batch van documenten die naar de verwerking verstuurd werd. - Op het niveau van het digitalisatieplatform van WinBooks
Selecteer het dossier, kies vervolgens het tabblad van de Toegangen en visualiseer de lijst met gebruikers die toegang hebben tot dit dossier.
Activeer de gebruiker(s) die op de hoogte moet(en) worden gebracht van het einde van de verwerking (OCR klaar), door het veld 'Mededeling E-mail (OCR Klaar)' te activeren.
Deze gebruiker(s) zal(zullen) op de hoogte gebracht worden, voor zover er geen ander e-mailadres gedefinieerd werd in de batch van documenten die naar de verwerking verstuurd werd. - Tijdens het versturen van een batch van documenten naar de verwerkingsservice.
Vul, indien nodig, het E-mailadres voor notificatie in door op de knop te klikken.
