Het doel van de module Automate is om, met behulp van verschillende services, een reeks achtergrondtaken uit te voeren. Taken zoals het automatisch uploaden van documenten naar Virtual Invoice, het automatisch inlezen van CODA-bestanden van uw banken, het automatisch inlezen van SODA-bestanden van sociale secretariaten of het automatisch verzenden van gegevens naar WinBooks View.
Het is dus niet meer nodig om bijvoorbeeld CODA-bestanden handmatig één voor één in elke dossier in te lezen. Ze worden automatisch in alle dossiers ingelezen waarvoor de automatisering van het inlezen van CODA-bestanden is geactiveerd.
De module Automate moet geactiveerd zijn op het niveau van uw WinBooks on Web-licentie. Uw dossier moet ook een WinBooks-ID hebben.
Activatie van de module Automate in het dossier
Instellingen - Configuratiescherm - Dossierinstellingen - Dossieropties - Tabblad Modules
Vink het vakje aan met betrekking tot de activering de module Automate en klik vervolgens op de knop 
.
Voor het activeren van een module in het configuratiescherm zijn administratorrechten vereist.
Hoe toegang krijgen tot de Automate?
Une fois le module activé au niveau du dossier, l'automate est accessible via le menu Outils - Comptabilité - Automate
Zodra de module op dossierniveau is geactiveerd, is de Automate toegankelijk via het menu Tools - Boekhouding - Automate.
Configuratie van de verschillende automatiseringen
Coda-bestanden beheren
Vink dit vakje aan om de aan coda's gekoppelde automatisering te beheren.
Inboeken
Automatische import
Als onderdeel van de automatische import heeft de gebruiker de mogelijkheid om zijn coda-bestand(en) automatisch te importeren, hetzij dagelijks, hetzij met een vertraging van x dagen.
Als de gebruiker de Codabox-oplossing gebruikt in combinatie met WinBooks on web, worden de coda-bestanden rechtstreeks vanop de Codabox-servers gedownload. Anders is het aan de gebruiker om zelf de directory die hij gewoonlijk gebruikt, in te voeren en daar zijn coda-bestanden te plaatsen. In beide gevallen is het vervolgens voldoende om op de knop 
te klikken om de coda-bestanden automatisch in de financiële verrichtinen van het dossier te importeren.
Dagelijks
Cochez cette option afin d'injecter vos coda de manière journalière
Met vertraging
Cochez cette option afin d'injecter vos coda avec un délai de x jours (à spécifier par l'utilisateur)
Op aanvraag
Cochez cette option afin d'injecter vos coda à la demande
Importeer tot
Cochez cette option afin d'injecter vos coda jusqu'à une date spécifique (à déterminer par l'utilisateur). WinBooks On Web vérifiera dans ce cas de figure si les fichiers coda ont bien une date inférieure à la date spécifiée. Si tel n'est pas le cas, les fichiers coda postérieurs à la date spécifiée ne seront pas injectés dans les financiers.
Beheer loonbestanden
Cochez cette option afin d'injecter automatiquement les fichiers de salaires en provenance de votre secrétariat social. Les fichiers soda doivent avoir été déposés préalablement par l'utilisateur dans le répertoire habituel
En cas de demande d'injection automatique, les fichiers coda et les fichiers soda sont injectés dans les dossiers à 05h00 AM
Beheer Back-up View
Cochez cette case afin de gérer l'exportation automatique de votre dossier vers l'application WinBooks View.
L'envoi automatique du backup View nécessite au préalable une 1ère exportation du dossier comptable vers l'application WinBooks View.
Frequentie
Définissez la fréquence de l'envoi de votre backup.
Elke dag
Le backup de votre dossier comptable sera envoyé chaque jour à l'application WinBooks View
Elke week
Le backup de votre dossier comptable sera envoyé une fois par semaine à l'application WinBooks View. Dans ce cadre, veuillez spécifier le jour de l'envoi.
Comment l'utilisateur peut-il visualiser le statut de l'automate ?
Les différents statuts de l'automate et des automatismes générés sont visibles dans la barre des menus.
Ils sont symbolisés par des codes couleurs et un tooltip explicatif lorsque l'utilisateur passe sa souris sur le carré de couleur
| Statut de l'automate | |
|---|---|
| |
| |
| Indique le nombre de documents traités et que tout c'est bien déroulé |
Historique automate
L'historique des tâches effectuées par l'automate est accessible par le menu Outils - Comptabilité - Historique automate
Type
Sélectionnez dans le menu déroulant le type de tâches que vous désirez visualiser
- Tous
- Coda
- Salaires
- Codabox
Statut
Sélectionnez dans le menu déroulant le statut des tâches que vous désirez afficher
- Tous
- A traiter
- Avertissement
- Erreur
- En cours de traitement
- Traité
- Erreur lors du traitement
Lire
Sélectionnez dans le menu déroulant les fichiers
- Tous
- Lu
- Non lu
De...A....
Sélectionnez dans les menus déroulant une date de...à...
