Il vous est désormais possible de répartir les charges sur plusieurs périodes ou sur deux exercices lors de l'encodage d'une facture d'assurance par exemple.
Pour ce faire, activez la zone paramétrable "A répartir" à partir du menu Dossier/paramétrage/Fichier Onglet Plan comptable.
Dès que cette zone a été activée, vous devez :
- Définir un journal d'opérations diverses de type "Répartition"
- Renseigner ce journal de type "Répartition" et un compte de régularisation dans le menu Dossier/paramétrage/Général / OD automatiques Onglet A répartir
- Pour chaque compte général de charge qui serait sujet à répartition, cochez la case "A répartir"
Lorsque vous imputez un avis d'échéance pour l'assurance incendie, un tableau de répartition vous est présenté à l'enregistrement de cette facture.
Vous pouvez dès lors choisir votre type de répartition et renseigner une fourchette de dates “ du……. au…… “
Lorsque la fourchette de dates est renseignée, le tableau sera automatiquement rempli avec la répartition par période suivant l’option choisie
- Répartition simple sur un certain nombre de périodes (Maximum 12)
- Répartition sur deux exercices au prorate du nombre de jours
- Répartition sur deux exercices au prorata du nombre de périodes
Lorsque vous remplissez une fourchette de dates pour une répartition simple sur un certain nombre de périodes, seules les zones mois et année sont exploitées puisque la répartition se fait par mois.
Si vous voulez par exemple qu'un avis d'échéance reçu le 17/09/2020 soit ventilé sur 12 périodes, vous devez indiquer une date en 08/2021 comme date de fin.
Enregistrez ensuite la répartition et les opérations diverses seront immédiatement actées dans chaque période.
Dans le cas où l'exercice comptable suivant n'est pas encore ouvert, les écritures de répartitions sont mémorisées dans un fichier d'attente. Ces écritures seront actées automatiquement lors de l'ouverture de l'exercice suivant.
Si une facture à l'origine d'une répartition doit être modifiée, vous devez préalablement supprimer la facture et la réencoder.
Si vous supprimez une facture à l'origine d'une répartition, la répartition sera supprimée en même temps que la facture. Un message d'avertissement est affiché.
Vous pouvez également consulter une répartition des charges à partir du menu Opérations/Visualisation des répartitions de charges
Renseignez, l'exercice comptable, le journal , la période et le numéro de facture à l'origine de la répartition
Exemples :
1° Répartition simple sur un certain nombre de périodes (Maximum 12)
Pour une charge de 12000 euros en date du 01/03/2020 sur le compte 614001
Répartie du 01/03/2020 au 28/02/2021
13 opérations diverses sont générées dans le journal REPART (la première opération diverse pour extourner la charge, ensuite 12 opérations diverses de ventilation de la charge)
OD REPART 20030001 D 49xxxx 12000 à C 614001 12000 (à la date de la facture)
OD REPART 20030001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (à la date de la facture)
OD REPART 20040001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 01/04/2020)
OD REPART 20050001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 01/05/2020)
………
OD REPART 20120001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 01/12/2020)
OD REPART 21010001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 01/01/2021) → Année 2
OD REPART 21020001 D 614001 1000 à C 49xxxx 1000 (Au 01/02/2021) → Année 2
2° Répartition sur deux exercices au prorata du nombre de jours
Pour une charge de 1200 euros en date du 15/03/2020 sur le compte 614001
Répartie du 15/03/2020 au 14/03/2021 (choisissez l’option qui permet de répartir uniquement sur les deux exercices au prorate du nombre de jours)
3 opérations diverses sont générées dans le journal REPART (la première opération diverse pour extourner la charge, ensuite deux opérations diverses de ventilation de la charge)
OD REPART 20030002 D 49xxxx 1200 à C 613xxx 1200 (à la date de la facture)
OD REPART 20030003 D 614001 (1200 * 292/366) à C 49xxxx (1200 * 292/366)
OD REPART 21010002 D 614001 (1200 * 74/366) à C 49xxxx (1200 * 74/366) (Le solde)
3° Répartition sur deux exercices au prorata du nombre de mois
Pour une charge de 1200 euros en date du 15/03/2020 sur le compte 614001
Répartie du 15/03/2020 au 14/03/2021 (choisissez l’option qui permet de répartir uniquement sur les deux exercices au prorate du nombre de mois)
3 opérations diverses sont générées dans le journal REPART (la première opération diverse pour extourner la charge, ensuite deux opérations diverses de ventilation de la charge)
OD REPART 20020003 D 49xxxx 1200 à C 614001 1200 (à la date de la facture)
OD REPART 20020003 D 614001 (1200 * 10/12) à C 49xxxx (1200 * 10/12)
OD REPART 21010003 D 614001 (1200 * 2/12) à C 49xxxx (1200 * 2/12)
Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les dossiers définis en périodes trimestrielles.
Note technique : 3 fichiers sont nécessaires au bon déroulement de cette fonctionnalité
- DISTRIB.dbf : Ce fichier contient les relations entre facture d'origine et les opérations diverses de répartitions.
- ACTDISTR.dbf : Fichier d'attente des écritures comptables à injecter sur l'année suivante lors de la procédure d'archivage
- ANTDISTR.dbf : Fichier d'attente des données analytiques à injecter sur l'année suivante lors de la procédure d'archivage
