Principes

• Indien u alleen werkt, zal u 1 gebruiker aanmaken.
• Werkt u met meerdere, dan zal u zoveel gebruikers aanmaken als er personen zijn die met de software werken.
• In het laatste geval, kan het handig zijn om gebruikersgroepen met verschillende toegangsrechten aan te maken. U dient dan elke gebruiker te koppelen aan een gebruikersgroep die beantwoordt aan wat de gebruiker mag en niet mag doen.

Begin van de pagina

Werkvolgorde

1. Maak de groepen aan via [Dossier, Instellingen, Gebruikers], tabblad Groepen.
2. Maak de gebruikers aan en koppel ze aan één of meerdere gebruikersgroepen via [Dossier, Instellingen, Gebruikers], tabblad Gebruikers.
3. Bepaal de toegangsbeperkingen per groep via [Dossier, Instellingen, Toegangsrechten]

Begin van de pagina

Gebruikers en groepen definiëren

[Dossier, Instellingen, Gebruikers]

Groepen aanmaken

• Het aanmaken van groepen is enkel noodzakelijk indien u ook toegangsbeperkingen wil definiëren.

Gebruikers aanmaken

• Code : dit is de gebruikerscode die de gebruiker zal moeten gebruiken om toegang te hebben tot het dossier.
• Hij moet die code kennen voor het geval hij niet op zijn gebruikelijk toestel werkt of er iemand anders op zijn toestel gewerkt heeft.
• Taal : verplicht gegeven die de taal van de schermen, menus, titels van overzichten bepaalt.
• Wachtwoord : het gebruik van een wachtwoord is niet verplicht.
• Email : gebruikt u de CRM-module, dan kan u een e-mail versturen naar de gebruiker voor wie een actie bestemd is. Voer hier het e-mail adres van de gebruker in.
• Behoort tot de groepen : selecteer de groep(en) waaronder die gebruiker valt in termen van toegangsrechten/beperkingen. U kan een gebruiker aan meerdere groepen koppelen. Voorbeeld : u heeft een groep STOCK(mag enkel de functies met betrekking tot de voorraad gebruiken en enkel voorraadbewegingen of inventarissen invoeren) en een groep LOGIST (mag enkel de verkoop- en aankoopdocumenten invoeren). U heeft echter 1 gebruiker die beide mag doen : in plaats van een speciale groep voor deze gebruiker te creëren, koppelt u hem aan de beide groepen.

• Is een gebruiker (met uitzondering van de superuser SYSTEM) aan geen enkele groep gekoppeld, dan zal deze gebruiker enkel toegang hebben tot de functies, menu's waarvoor geen enkele bespreking geldt in geen enkel groep.
• Toegang tot de dossiers : beheert u meerdere bedrijven met de software, dan kan u bepalen dat de ene gebruiker toegang heeft tot het ene dossier en een andere gebruiker tot het ander dossier. Kiest u niets, dan heeft de gebruiker toegang tot alle dossiers.
• Login Windows : u kan de softwaregebruiker koppelen aan een login gebruikerscode van Windows. Indien de gebruiker in Windows aangelogd is met de naam die u hier invult, moet hij zijn gebruikerscode voor het commercieel beheer niet meer invullen.
  • Moet een wachtwoord gebruiken : klikt u dit aan, dan moet hij - ook al is zijn gebruikerscode reeds automatisch ingevuld - toch nog een wachtwoord invoeren.
  • Mag een andere gebruikerscode gebruiken : klikt u dit NIET aan, dan kan de gebruiker de software alleen opstarten met zijn gebruikerscode.

Het loginscherm ziet er dan als volgt uit :

• Multi-windows : klikt u dit aan dan kan de gebruiker meerdere vensters tegelijkertijd openen. Voorbeeld : tegelijkertijd een document invoeren en een statistiek afdrukken.
• Maximaal aantal documentvensters : enkel van toepassing indien u ook de vorige optie aanklikt. Typt u hier 1 dan kan u naast het documentvenster waarin u werkt nog eens de documenten openen. Voorbeeld : u bent een document aan het invoeren en vandaar gaat u naar de statistiek van de klantenfiche, u wilt nu vanuit de statistiek inzoomen op een document uit de statistiek. Dit kan alleen als u hier minstens 1 invoert. Een hoger aantal is niet aangeraden.
• U kan echter ook - aangeraden methode - in de plaats van met meerdere documentvensters te werken, een tweede maal de software opstarten.
• Beperkingen : u kan ervoor kiezen om de knoppenbalken en zelfs de menu's niet te tonen.
• Selecteer niet alles tegelijkertijd !!
• Toont u de menu's niet, voorzie dan een vereenvoudigd menu dat u koppelt aan een groep en koppel deze gebruiker aan de groep.

Bij het opstarten ziet de gebruiker enkel dit :

Begin van de pagina

Toegangsrechten definiëren

[Dossier, Instellingen, Toegangsrechten]
U heeft twee werkwijzen :

• U bepaalt wat de toegangsrechten van elke groep zijn : is een groep niet opgenomen dan heeft hij ook dat toegangsrecht niet.

Of omgekeerd :

• U bepaalt wat de beperkingen zijn voor een bepaalde groep en wat de rechten zijn voor de andere.

Er zijn 5 soorten toegangsrechten/beperkingen :

• Toegang of geen toegang tot een menu, submenu, functie uit een (sub)menu.
• Toegang, beperkte toegang of geen toegang tot een groep van dagboeken of een bepaald dagboek.
• Toegang, beperkte toegang of geen toegang tot de tabellen of tot bepaalde tabellen.
• Parametreerbaar rapporten: toegang, beperkte toegang of verboden toegang tot een groep configureerbare rapporten of tot een bepaald geparametreerd rapport.
• Anderen: Specifieke rechten/beperkingen

• Zolang u geen rechten definieert, hebben alle gebruikers toegang tot alles.
• De (sub)rubrieken in vet gedrukt geven aan dat er een toegangsrecht bestaat voor deze (sub)rubriek.
• Het icoon in de boomstructuur geeft aan dat er een onderliggend niveau bestaat dat u kan openklikken.
• Een beperking / toegang gedefinieerd voor een menu geldt ook voor de onderliggende menu's.

Begin van de pagina

Rechten/beperkingen toevoegen

Selecteer de optie waarop u een recht/beperking wilt definiëren.

Klik op om de groepen te selecteren voor wie het recht van toepassing is :

Links ziet u alle groepen, rechts de groepen voor wie u een recht definieert. Met de knoppen in het midden kan u de groepen van rechts naar links verplaatsen en omgekeerd
Klik op <OK>

Selecteer nu de rechten

Resultaat

Het feit dat de groep Admin rechten heeft op het importeren, impliceert dat de andere groepen geen enkel recht hebben op het importeren.

• Tip om snel de rechten toe te kennen : moet u voor een bepaalde functie de rechten voor alle groepen definiëren, ga dan als volgt te werk :
• Selecteer alle groepen, geef ze alle rechten en Klik vervolgens in het rooster op de rechten die ze niet hebben.

Begin van de pagina

Rechten/beperkingen van een groep verwijderen

Selecteer de groep waarvoor u de rechten wilt verwijderen.

1. Klik op .
2. Klik op <OK>

Begin van de pagina

Rechten/beperkingen van alle groepen verwijderen

Dit gebeurt steeds per functie waarvoor er een recht of beperking geldt.

1. Selecteer de functie waarvoor u de rechten wilt verwijderen.
2. Klik op .
3. Klik op <OK>.

Begin van de pagina

Rechten op menuniveau

2 soorten rechten : Zien/Niet zien en Uitvoeren/Niet uitvoeren

Logisch blijven : aangeven dat iemand een menu mag uitvoeren maar niet mag zien is uiteraard tegenstrijdig.

Vergelijk :

Begin van de pagina

Rechten op dagboekniveau

De dagboeken zijn opgesplitst per type.

U kan geen rechten toekennen per type, wel per dagboek.

5 soorten rechten :

Vergelijk :

De groep ADMIN (systeembeheer) mag alle dagboeken raadplegen en afdrukken, maar niet toevoegen, wijzigen of wissen.

Begin van de pagina

Rechten op bestandsniveau (database)

De bestanden zijn opgesplitst in 2 categorieën.

U kan geen rechten toekennen per categorie, wel per tabel.

7 soort rechten

In dit voorbeeld heeft de groep STOCK alle rechten op de artikelen, de groep LOGIST mag ze niet bijwerken. De andere groepen hebben geen toegang.
Vergelijk de artikelfiche en de knoppenbalk :

De parametreerbare overzichten wel gebruiken, maar niet aanpassen.

Begin van de pagina

Specifieke rechten

Voorbeelden :
Aankoopprijzen niet zien

Toegang tot de klanten maar niet tot de leveranciers of omgekeerd.

De layout van een document niet aanpassen.

De statistieken in artikelen, klanten, leveranciers wel zien, maar niet bijwerken (= niet toevoegen, wijzigen of verwijderen)

Niet in negatieve voorraad gaan bij het leveren aan klanten.

Begin van de pagina