Deze module is specifiek toegespitst op de prêt-à-porter sector (textiel, schoenen).
Met deze module kan u maten en kleuren beheren in de :
- Distributie (naar de verschillende verkooppunten)
- Fabricatie (berekening van de benodigde materialen)
- Verkooppunten
Inleiding
De prêt-à-porter werkt voornamelijk per seizoen.
De volgorde van de verschillende handelingen per seizoen is de volgende :
- Aanmaken van de artikelen (maten en kleuren)
- Invoeren van de klantenbestellingen
- Genereren van de leveranciersbestellingen op baisis van alle klantenbestellingen
- Ontvangst van de goederen
- Genereren van de klantenleveringen
- Facturatie van de klantenleveringen
Parameters van het dossier
Algemene parameters
Menu Instellingen > Algemene parameters.
Selecteer de volgende parameters :
Opties
- Voorraadbeheer (K)
- Beheer bestellingen (0)
- Te leveren aantallen wijzigen
- Back-orders tonen in artikelfiche
- Beheer van betalingen (indien u verkooppunten beheert in hetzelfde dossier)
Artikelen
- Analytische codes in de artikelen (bijvoorbeeld 3)
- Seizoen (05S, 05W, 06S, 06W)
- Merk (LEVIS, BIGSTAR, PAULINEB, ...)
- Familie (JEANS, TSHIRT, PULL, ...)
- Beheer van maten
- Aantal maten / tabel : 20. Dit is het maximum aantal maten per matentabel (maar u kan zoveel matentabellen aanmaken als nodig). De software wordt geleverd met standaardfactuurlayouts voor 6, 10, 13 of 20 maten. Wij raden echter af om meer dan 15 maten te gebruiken aangezien het dan moeilijk wordt om alle maten op 1 regel af te drukken.
- Aantal stoffen / artikel : 3
- Beheer van kleuren
- Beheer van barcodes (indien u tevens uw eigen winkels beheert)
- Soort code : Andere
- Lengte codes : 8
- Eerste nr. : 1000
- Laatste nr. : 99999999
- Kies default aanmaakmethode : Genereren bij afdrukken van etiketten
- Automatisch naar de volgende regel na invoer (Ja)
- Default BTW % : 21
- Aantal talen voor omschrijvingen : 1
Klanten/lever.
- Werken met verschillende leveringsadressen
- Werken met vertegenwoordigers
- Werken met leveringsprioriteiten
- Klanten en leveranciers onderscheiden bij het zoeken
Documenten
Werken met statussen
- Wijzigen/wissen gekoppelde documenten
- Totaal aantal in B.O. tonen per documentregel
- Voeg een kolom toe om naar een nieuwe lijn te gaan
Diversen
- Aantal talen in de document : 2
- Aantal talen in de dagboeken : 2
- De nrs van de verzendingsnota's opnemen in een notitie
Lengte velden
- Aantallen : 6 waarvan decimalen 0
- Aantallen/maat : 6 waarvan decimalen 0
Statussen
Menu Instellingen > Statussen.
Haal de standaard statussen op voor alle types van documenten (knop [Verkrijgen...] voor alle documenttypes).
Dagboeken
Menu Instellingen > Dagboeken.
Maak de volgende dagboeken aan :
Evenals de achterliggende dagboeken voor consignaties en inventaris :
Indien u verkooppunten beheert in hetzelfde dossier :
- Maak een magazijn aan per verkooppunt
- Maak een dagboek voor kassaverkopen aan per verkooppunt
Selecteer in het tabblad Opties deze opties voor elk kassaverkoopdagboek :
En in het tabblad Diversen :
Indien u barcodes wenst af te drukken bij de ontvangst van de goederen (indien u bijvoorbeeld zelf uw verkooppunten beheert), kan u de optie « Afdruk etiketten » aanklikken in het tabblad Afdrukken.
Matentabellen
Menu Bestand > Tabellen > Matentabellen.
Kleurenpaletten
Menu Bestand > Tabellen > Kleurenpaletten.
Leveranciers
Menu Bestand > Derden of via de horizontale toolbar.
Maak een fiche aan per leverancier.
In het tabblad Leverancier, kan u de default gegevens voor elke leverancier invoeren; deze zullen gebruikt worden bij het aanmaken van een artikel dat u koppelt aan deze leverancier :
Klanten
Menu Bestand > Derden of via de horizontale toolbar.
Maak een fiche aan per klant.
Met eventueel meerdere leveringsadressen :
In het tabblad Voorwaarden, kan u de leveringsprioriteit voor deze klant aangeven (1 = hoogste prioriteit, 9 = laagste) ; ook kan u aangeven of de klant al dan niet enkel volledige leveringsregels aanvaardt (d.i. regels waarvan alle maten geleverd kunnen worden).
Indien u uw eigen verkooppunten beheert in hetzelfde dossier, dient u een klant aan te maken per verkooppunt en die klant te koppelen aan de magazijncode van het verkooppunt.
Artikelen
Menu Bestand > Artikelen of via de horizontale toolbar.
U dient maar één artikelfiche per model/stof aan te maken. Deze artikelfiche wordt gekoppeld aan een matentabel en een lijst van kleuren.
In het geval van jeans of lingerie - aangezien deze artikelen een tweede maat vereisen (beenlengte of cup) dient u een tweede artikelfiche aan te maken voor elke tweede maat.
Wij raden u tevens aan om de artikelreferentie als volgt te structureren : het seizoen, het merk (indien u meerdere merken verdeelt) en het model.
Voorbeeld : 05W.BS.1234 voor winterseizoen 2005 artikel BIGSTAR, model 1234.
Voor basics die elk seizoen terugkeren kan u bijvoorbeeld de seizoencode 000 gebruiken.
Klik op de knop [Kleur] om de kleuren van het artikel te selecteren.
De lijst van artikelen kan er dan als volgt uitzien :
Invoeren van de klantenbestellingen
Menu Bestand > Documenten of via de horizontale toolbar.
Klik op de knop [Nieuw] om een nieuw document toe te voegen.
Selecteer het dagboek voor klantenbestellingen.
Voer de eerste karakters van de klantencode in (JEANSWORLD).
Selecteer het leveringsadres.
Bevestig de vertegenwoordiger, de betaaltermijn en de betaalwijze.
Voer de artikelen in (knop [Toevoegen regel]).
Om hetzelfde artikel in een andere kleur toe te voegen, gebruik de toets [F3].
Bewaar de bestelling.
U kan het leveringsadres en de leveringsdata aanpassen in het tabblad Levering.
Om een bestaand leveringsadres te selecteren, klik op het woord Contact.
Vooraleer u de leveranciersbestellingen genereert, kan u ook een fictieve klantenbestelling invoeren met de aantallen die u wenst op voorraad te hebben (bijvoorbeeld voor bijbestellingen)
Genereren van de leveranciersbestellingen
Menu Bewerkingen > Bestellingen leveranciers.
Bovenstaande selecties zullen leveranciersbestellingen genereren om de voorraad op termijn op nul te brengen.
De voorraad op termijn = de beschikbare voorraad - de openstaande klantenbestellingen + de openstaande leveranciersbestellingen.
Aangezien u in dit stadium nog niets heeft besteld bij uw leveranciers, zal het programma voorstellen om het totaal van de klantenbestellingen te bestellen.
Voor u de berekening opstart, dient u na te gaan of de volgende opties in het tabblad Opties aangevinkt zijn :
Het programma berekent de bij de leveranciers te bestellen aantallen en toont u het resultaat van zijn berekening :
De kolommen in het blauw zijn niet wijzigbaar in tegenstelling tot die in het zwart. Om de aantallen te wijzigen, dient u te klikken op het tabblad Details per maat.
Bevestig de berekening om de leveranciersbestellingen te genereren (één per leverancier).
U kan de bestellingen onmiddellijk afdrukken of ze eventueel nog eerst wijzigen alvorens ze af te drukken.
Indien u de berekeningswijze « om de voorraad op termijn op 0/min of max te brengen », gebruikt heeft, kan u op elk moment de berekening van de leveranciersbestellingen genereren. Het programma zal dan nieuwe bestellingen aanmaken in functie van de nieuwe klantenbestellingen.
U kan steeds de gegenereerde leveranciersbestellingen wissen en de berekening opnieuw starten. Het programma zal de leveranciersbestellingen opnieuw genereren in functie van de klantenbestellingen.
Indien u de berekeningswijze « door klanten besteld » gebruikt, dient u een reeks nummers van klantenbestellingen in te voeren. Een klantenbestelling die op deze wijze opgenomen is in de berekening van de leveranciersbestellingen zal niet opnieuw in latere berekeningen opgenomen worden, en dit ook niet als u de leveranciersbestellingen heeft gewist !
Wij raden u dan ook aan om steeds de berekeningswijze « om de voorraad op termijn op 0 te brengen » te gebruiken gezien de soepelheid die deze biedt.
Levering leverancier
Menu Bestand > Documenten.
Omzetten van een leveranciersbestelling naar levering
Indien u nagenoeg de volledige bestelling ontvangt, kan u de bestelling ophalen en ze vervolgens omzetten naar een levering via de knop [Levering].
Het programma toont dan het volgende scherm :
U kan de niet-ontvangen regels uitvinken of de aantallen per maat wijzigen. Bij de ontvangst van de volgende leveranciersbestelling zal het programma dan de nog niet geleverde aantallen (backorders) automatisch voorstellen.
Invoeren van de leverbon van de leverancier
Indien de levering ver afwijkt van de leveranciersbestelling, kan het eenvoudiger zijn om de levering manueel in te voeren in de plaats van te zoeken in de bestelling naar de geleverde regels.
Bij het bewaren van de leveranciersbon, zal het programma automatisch de openstaande bestellingen voor deze leverancier afpunten te beginnen met de oudste.
Welke methode u ook gebruikt om de leveringen op te slaan, het resultaat is steeds hetzelfde : de goederen worden opgenomen in de voorraad en de leveranciersbestellingen worden gesaldeerd (geheel of gedeeltelijk).
Indien u de leveringsbon van de leverancier afdrukt en u in de configuratie van het dagboek « Afdruk etiketten » aangeklikt heeft, zal het programma voorstellen om de artikeletiketten af te drukken.
Levering klanten
Manuele levering
U kan de te leveren klantenbestellingen één voor één selecteren en via de knop [V.Nota] per bestelling een verzendnota genereren.
Om snel de openstaande klantenbestellingen terug te vinden, raden we u aan om - via rechtermuisklik - de optie « De lopende bestellingen tonen » te gebruiken.
Indien u klikt op [V.Nota], zal het programma een verzendnota genereren in functie van de nog te leveren aantallen en de beschikbare voorraad.
Eenmaal gegenereerd, is de verzendnota nog aanpasbaar. De backorders worden dan automatisch bijgewerkt in de overeenstemmende bestelling.
Bovenstaande methode werkt correct, maar wij raden u desalniettemin aan om onderstaande automatische procedure te gebruiken daar ze u veel tijdwinst kan opleveren.
Automatische levering
Menu Bewerkingen > Klantenbestellingen leveren.
Dit programma laat u toe om de klantenleveringen automatisch te genereren op basis van de openstaande klantenbestellingen en de beschikbare voorraad.
Tabblad Selectie
In het tabblad Selectie kan u de te leveren bestellingen en/of artikelen selecteren.
Code derden
Om een bepaalde klant of een reeks van klanten te leveren.
Dagboek
Indien u meerdere dagboeken voor klantenbestellingen heeft, kan u één bepaald dagboek leveren of een keuze maken en meerdere dagboeken selecteren of de bestellingen uit alle dagboeken leveren.
Code artikel
Over het algemeen zal men de artikelen selecteren op basis van het seizoen (enkel mogelijk indien de artikelreferentie begint met een verwijzing naar het seizoen). Indien u - naast seizoensgebonden artikelen - ook basics (niet seizoensgebonden) beheert, raden we u aan de basics te onderscheiden door de seizoenscode 000 te gebruiken. U kan dan de basics tegelijkertijd als de andere artikelen leveren door in de tweede selectie de artikelreeks (000. -> 000.ZZZZ) in te voeren.
Levering voor
In de bestelling kon u een interval van datums ingeven voor de levering. Indien u hier een datum invoert, zal er geen rekening gehouden worden met de bestellingen die te leveren zijn na deze datum.
Code leverancier
Om enkel de artikelen van een bepaalde leverancier te leveren (op basis van de hoofdleverancier uit de artikelfiche).
Magazijn
Om de voorraadmagazijnen te selecteren waaruit geleverd dient te worden. Indien u meerdere magazijnen tegelijkertijd wenst te gebruiken, dient u de codes te scheiden door een spatie.
Tabblad Opties
Opties
Rekening houden met het in de klantenbestelling vermelde magazijn
Deze optie laat u toe de levering verplicht te laten gebeuren vanuit het voorraadmagazijn uit de bestelling.
Verdeelmethode
Het algoritme dat gebruikt wordt in het leveringsprogramma van de klantenbestellingen is dermate geoptimiseerd dat de leveringen evenwichtig verdeeld worden over de klanten. De onderstaande parameters zullen u echter toelaten om de verdeelmethode aan te passen aan uw specifieke noden.
Klantenprioriteit
Een prioriteitsniveau 0 (maximum) tot 9 (minimum) kan gekoppeld worden aan elke klantenbestelling (cfr tabblad Levering van de klantenbestelling). Deze prioriteit kan gedefinieerd worden in de klantenfiche (tabblad Voorwaarden) en wordt dan voorgesteld als default prioriteit in de bestellingen van deze klant.
Indien u, zoals in bovenstaande schermafbeelding, ervoor kiest om de bestellingen met een prioriteit van 0 tot 6 per groep van 2 uit te leveren, zal het programma als volgt te werk gaan :
- Levering van de bestellingen met prioriteit 0 tot 1 (aangezien per groep van 2 prioriteiten) tot alle bestellingen geleverd zijn of er geen voorraad meer is.
- Indien er nog voorraad overblijft, zullen de bestellingen met prioriteit 2 en 3 geleverd worden tot alle bestellingen geleverd zijn of tot de voorraad op is.
- Indien er dan nog voorraad is, zullen de bestellingen met prioriteit 4 en 5 geleverd worden tot alle bestellingen geleverd zijn of tot de voorraad op is.
- Indien er nog voorraad is, zullen de bestellingen met prioriteit 6 geleverd worden tot alle bestellingen geleverd zijn of tot de voorraad op is.
Binnen een groep van prioriteiten (van 0 tot 1 bijvoorbeeld), zal deze volgorde gerespecteerd worden :
1) de prioriteit van de bestelling
2) de datum van de bestelling
3) de leveringsdatum (een lege leveringsdatum heeft voorrang)
Verdeling van de artikelen over de bestellingen
De verdeling van de artikelen over de verschillende bestellingen kan vergeleken worden met de verdeling van een kaartenspel over de verschillende spelers.
Indien u zoals in ons voorbeeld de artikelen per 2 verdeelt, zal de eerste bestelling van een groep twee artikelen ontvangen, de volgende ook en dit tot aan de laatste bestelling van een groep. Vervolgens zal het programma weer naar de eerste bestelling gaan, weer twee artikelen leveren, idem voor de volgende bestellingen en dit tot alle bestellingen van de eerste groep geleverd zijn of tot de voorraad op is.
Indien u deze parameter op 0 laat, zal de eerste bestelling het totaal aantal artikelen uitgeleverd krijgen op voorwaarde uiteraard dat er voldoende voorraad is. Indien er dan nog voorraad is, zal de tweede bestelling uitgeleverd worden enzovoort.
Standaard de hoeveelheden per pakket gebruiken
Indien u het Beheer van verpakkingen van artikelen aangeklikt heeft in de algemene parameters zal het programma de verdeling uitvoeren op basis van de verpakking.
Omschrijving van de leveringbatch
Elke keer als u het leveringsprogramma van de klantenbestellingen opstart, wordt een leveringsbatch gegenereerd. Alle verzendnotas behoren dan tot deze leveringsbatch. Het nummer van de leveringsbatch evenals de omschrijving die u hier invoert, kunnen afgedrukt worden op de pickinglist. Tevens kan u alle verzendnotas van een bepaalde batch opzoeken op basis van het batchnummer. (cfr. Documenten / Zoeken).
Gegenereerde verzendnotas (Klanten)
Het gekoppelde dagboek hernemen
In de parameters van de dagboeken kan u aan elk besteldagboek van de klanten een leveringsdagboek koppelen. Indien u dan hier de bestellingen uit verschillende dagboeken levert, zullen de leveringen automatisch in het corresponderende leveringsdagboek gegenereerd worden.
Dat.
Datum voor de te genereren verzendnotas.
Status
Status voor de te genereren verzendnotas. Het beheer van de statussen laat u toe om gegenereerde verzendnotas te onderscheiden van reeds verzonden verzendnotas (status : klaar om te factureren). U kan ook andere statussen definiëren (vbv. gecontroleerde of geblokkeerde verzendnotas).
Elke bestelling beginnen met het nr. (aparte lijn)
Indien meerdere bestellingen op een verzendnota opgenomen worden, laat deze optie u toe om een verwijzing naar deze bestelling te genereren op een aparte regel. Wij raden u dit echter ten sterkste af in een dossier met maten en kleuren omdat de layout met een maattabel moeilijk verenigbaar is met vrije tekstregels.
De leveringen vervolledigen
Dit laat u toe om verzendnotas die nog steeds hun beginstatus hebben te vervolledigen (het principe van de openstaande kartons die u gaandeweg bijvult).
Nota overnemen
Indien een tekstnotitie ingevoerd werd in de regel van een bestelling, kan u deze overnemen op de levering. - met uiteraard dezelfde beperking voor een lay-out met matentabel.
De regels zonder artikelcode hernemen in de verzendingsnota
Het betreft hier vrije tekstregels (af te raden in een dossier met maten en kleuren), of bestelde elementen met een aantal en een eenheidsprijs maar zonder artikelcode (ook moeilijk vereningbaar met een layout met matentabel).
Opmerking
Het menu Tools > Documenten biedt een aantal interessante tools, waaronder :
1) Bijwerken prioriteiten in de klantenbestellingen
2) Bijwerken statussen van de documenten
Uitvoeren van het programma
Zodra u de selecties en opties bevestigt, worden de verzendnotas automatisch gegenereerd. De openstaande bestellingen worden dan (gedeeltelijk) gesaldeerd en de voorraad neemt af.
Het programma stelt vervolgens voor om de gegenereerde verzendnotas af te drukken (optioneel), evenals een dispatchlijst gesorteerd per artikel (optioneel).
In dit stadium kan u de verzendnotas nog wijzigen en zelfs verwijderen : de klantenbackorders en de voorraad worden automatisch bijgewerkt.
Zodra u de verzendnotas gecontroleerd en aangepast heeft, kan u ze opnieuw afdrukken via het menu Afdrukken > Documenten > Reeks van documenten.
Er dient dan nog enkel de leveringen te factureren (via het menu Bewerkingen).
Klantenleveringen factureren
Menu Bewerkingen > Klantenleveringen factureren.
Indien u de status van het brondocument leeg laat, zullen alle verzendnota's die nog niet gefactureerd werden ter facturering voorgesteld worden. Door een filter op de status toe te passen, kan u bijvoorbeeld enkel de daadwerkelijk uitgeleverde verzendnotas factureren (vb. Met status TI nadat ze afgedrukt werden)
Klik op de knop ALLE om alle verzendnotas te factureren.
Het programma stelt vervolgens voor om de gegenereerde facturen af te drukken. Artikelen transfereren
Indien u uw eigen verkooppunten beheert in hetzelde dossier, kan u de goederen vanuit het hoodmagazijn transfereren naar de verkooppunten via een consignatiedocument.
Voeg een nieuw document toe in een dagboek van het type consignatie.
Kies de "klant" die overeenkomt met het doelmagazijn (het veld "magazijn" in de klantenfiche moet het magazijn van het verkooppunt zijn).
Voer de getransfereerde artikelen in of scan ze via een barcodelezer.
De kolom Voorr. is het magazijn waaruit de voorraad vertrekt.
Het magazijn gekoppeld aan de klant is het magazijn waar de voorraad toekomt.
Zodra u het document bewaart, wordt een tweede document gegenereerd met de voorraadbeweging voor het doelmagazijn. U kan dit document bekijken door te klikken op de knop [Link].
