Overzichtstabel voor fiduciaires (redactie tekst in uitvoering)

Het doel van deze overzichtstabel is om vlug een overzicht te hebben van de te behandelen documenten en taken, hetgeen moet worden ingeboekt ...van zodra de boekhouder inlogt in zijn WinBooks-toepassing.

Wat zijn de vereisten om de overzichtstabel te kunnen gebruiken? 

• Werken met een fiduciaire licentie
• De boekhoudgegevens moeten zich op een server bevinden
• Beschikken over een Virtual Invoice licentie (verplicht)
• Beschikken over een toegang tot WinBooks Connect (facultatief)
• Beschikken over de modules CODA en/of Lonen DP (Facultatif)
• Installeer de Offload service op de server waarop de gegevens zich bevinden. De overzichtstabel voor fiduciaires is onafscheidelijk verbonden met de offload service. Deze service zorgt voor: 
  • het downloaden van documenten
  • het ter beschikking stellen van de documenten bij de boekhouder
  • het weergeven van een telling van wat beschikbaar is
• De componenten WinBooks DataExchange, WinBooks MessageQueue, WinBooks Codabox et WinBooks Connect moeten op elke post geïnstalleerd zijn waar WinBooks geïnstalleerd is
• Elke gebruiker van de overzichtstabel moet over zijn of haar eigen WinBooks Id beschikken, dat op zijn beurt moet overeenkomen met een mailadres en zijn of haar wachtwoord.
• Activeer en bepaal de eigenschappen van de Offload service via Dossier/Onderhoud/Penning-Token van andere toepassingen
  
  
  
  
• Lorsque vous activez l'Offload Service, les différents paramètres se remplissent automatiquement en fonction des informations reçues du serveur sur lequel se trouvent vos données et donc l'Offload Service
• Dès que vous activez l'Offload Service, l'icône  est affichée. Vous êtes prêt à utiliser le tableau de bord.

Ajouter un dossier dans le tableau de bord

• Ouvrez le dossier comptable que vous désirez intégrer dans le tableau de bord

• Cliquer sur 

• Le tableau de bord s'ouvre et 
  
  
  
  WinBooks vous propose de confirmer l'ajout de ce dossier dans le tableau de bord fiduciaire, ensuite sont repris les répertoires nécessaires aux différents comptages de fichiers (Documents, CODA, SODA, E-fff SocSec à encoder). 
  Ces répertoires sont bien entendu issus des différents écrans de paramétrage de WinBooks. 
  
  

  Si vous modifiez le chemin de ces répertoires dans cet écran, ils sont automatiquement mis à jour dans les écrans de paramétrage et inversément.

  Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'ajout de votre dossier au tableau de bord.

  Ces mêmes répertoires ainsi que la sous-fene^tre "Automatisation" servent à l'automate et sont détaillés dans le chapitre prévu à ce effet. (En cours de rédaction)

• Le dossier courant est ajouté en grisé dans le tableau. 

  Répétez cette manipulation pour chaque dossier que vous désirez suivre dans le tableau de bord.

  
  

  Le tableau de bord est réactualisté au moment où vous sortez du dossier.

• Vous pouvez demander d'afficher le tableau de bord à l'ouverture de WInBooks

Quelles informations pouvez-vous retrouver dans la tableau de bord fiduciaire ?

Outre le nom abrégé, le nom complet et le N° d'entreprise vous retrouvez les informations suivantes :

• Mise à jour

  Date et heure de la dernière mise à jour du tableau. Une demande d'actualisation du tableau est effectuée lorsque vous quittez un dossier, lorsque vous cliquez sur  et en fonction de l'heure à laquelle vous avez paramétré l'Oflload Service pour qu'il exécute cette tâche automatiquement.
  Lorsque vous cliquez sur , il vous est demandé de quitter le tableau afin de ne pas rester bloqué le temps de la réactualisation. En effet la durée de l'acualisation dépend du nombre dossiers à traiter.
  
  

• Factures

  • Bureau client 

    • Nombre de documents qui se trouvent sur le bureau du client prêt à être envoyé à son comptable (Le comptable n'y a pas accès)

  • A approuver 

    • Nombre de documents à approuver par le comptable pour envoyer au processing.
    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page correspondante.
      
      

  • A traiter 

    • Nombre de documents présents dans Virtual Invoice (Nombre de documents retrouvés dans le répertoire Ready et ses sous répertoires) prêts à être importés en comptabilité
    • Lorsque vous double-cliquez sur cette case, Virtual Invoice s'ouvre et se positionne dans le répertoire Ready
      
      

  • Pour

    • Dernière période pour laquelle le client à précisé que tous les documents étaient envoyés.

• Codas

  • A traiter

    • Nombre de fichiers CODA à traiter

    • Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvrir ce dossier.
      
      

• Sec. Soc.

  • Sodas

    • Nombre de fichiers SODA à traiter

    • Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvriir ce dossier.

  • e-FFF's 

    • Nombre de fichiers e-FFF Soc Sec à traiter

    • Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvrir ce dossier.
      
      

• Messages

  • Non lus 

    • Nombre de message non lus dans WinBooks Connect

    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des messages
      
      
      
      

      Il s'agit des messages adressés à l'utilisateur connecté en fonction de son WinBooksID.

• Tâches

  • A traiter 

    • Nombre de tâches à traiter dans WInBooks Connect

    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des tâches

  • Echues 

    • Nombre de tâches à échues dans WInBooks Connect

    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des tâches
      
      
      
      

      Il s'agit des tâches assignées à l'utilisateur connecté en fonction de son WinBooksID.

• Documents

  • Non lus 

    • Nombre de documents non lus  dans WInBooks Connect

    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des documents
      
      

Tableau de bord à l'ouverture de WinBooks

Si vous avez activé l'option "Afficher cet écran à l'ouverture de WinBooks" , le tableau de bord condensé est affiché lorsque vous ouvrez ou changez de dossier.

Vous avez deux possibilités pour ouvrir un dossier :

Si celui-ci est présent dans le tableau de bord, double cliquez sur le dossier en question. Sinon, sélectionnez votre dossier dans le menu dans la boîte déroulante.

Effacer un dossier du tableau de bord

• Ouvrez le dossier comptable que vous désirez supprimer du tableau de bord
• Cliquer sur 
• Le tableau de bord s'ouvre et cliquez sur 
• Le dossier courant est supprimé du tableau de bord