Elektronische factuur
WinBooks laat toe om facturen en creditnota's per mail te verzenden in de vorm van bijgevoegde bestanden.
De e-mails worden dus verzonden met een vaste tekst en de factuur is aangehecht aan de e-mail in PDF en/of XML-formaat. Het PDF-formaat wordt vaak gebruikt en tools om deze gratis te downloaden zijn beschikbaar op het internet.
3 formaten van elektronische facturen worden voorgesteld: e-fff V2,e-fff V3 en PEPPOL.
Parameters activeren
- Klik in de menu op FACTURATIE - INSTELLINGEN
- Klik op tabblad Fac-Elektronisch
- Activeer de optie De elektronische facturatie gebruiken
Gelieve het formaat van de elektronische factuur te selecteren dat u per default naar uw klanten wenst te versturen.
Een PDF bestand kan aan elk formaat worden toegevoegd.
Voor elke klantenfiche hebt u de mogelijkheid om een formaat van een elektronische factuur te definiëren, dat verschillend kan zijn van het per default voorgestelde formaat. U kunt ook het formaat “Papier” selecteren voor de klanten die geen elektronische facturen wensen te ontvangen.
De Tabel met de uitzonderingen geeft de klant(en) weer waarvoor een andere formaat van de elektronische factuur werd gedefinieerd.Algemene verkoopsvoorwaarden
Indien u een PDF-bestand met de algemene verkoopsvoorwaarden wenst toe te voegen, kan u de directory aanduiden waar dit bestand zich bevindt.
Gelieve ervoor te zorgen dat alle gebruikers van de facturatiemodule toegang hebben tot deze directory.
IBAN BIC
Duid de IBAN rekening en bijhorende BIC die in de elektronische factuur dient opgenomen te worden aan.
Wanneer u gebruik maakt van het PEPPOL formaat, dient u na te gaan of :
- het ondernemingsnummer wel degelijk aangeduid is in de algemene parameters.
- IBAN en BIC wel in de instellingen van de elektronische facturatie vermeld zijn.
- Tevens moet u er voor zorgen dat in de hoofding van de factuur de commentaar steeds vervolledigd wordt (Nr van de bestelbon van de leverancier voor de facturen en nr van de factuur voor de creditnota).
- Het door WinBooks beheerde e-mail adres van de Access Point (peppol@codabox.com) dient in de instellingen van de elektronische facturatie aangeduid te worden.
Deze gegevens zijn immers vereist bij het aanmaken van dit soort bestand.
- Klik op tabblad Fac-Email
- Ter hoogte van de verschillende tabbladen die de afdruktalen bevatten, kan u een introductietekst toevoegen die in de mail zal worden weergegeven. U kan deze tekst toevoegen in 4 talen : Frans/Nederlands/Engels/Duits. De klant zal de introductietekst krijgen volgens de taal die in zijn fiche werd gedefinieerd.
Indien u deze tekst wenst te verpersoonlijken voor de klant, dan kunnen er 3 variabelen worden toegevoegd in deze tekst :
- Contact : om de naam van de contactpersoon weer te geven
- Bedrijf : om de naam van het bedrijf (klant) weer te geven
- Datum : om de datum van de dag weer te geven
Door op één van deze knoppen te drukken, visualiseert u de gekozen variabelen tussen vierkante haken, zoals bv. [!Contact!] . Om uw variabele in de tekst in te voegen, dient u eerst op de wenste plaats in de kader van de introductietekst te klikken en vervolgens op de knoppen Contact, Bedrijf of Datum.
Instellingen
Een kopie van de e-mails kan verstuurd worden naar een speciaal hiervoor voorzien e-mailadres. Hierdoor kan u de e-mails archiveren.
Vink hiervoor de optie aan : Wenst u een kopie van iedere factuur naar een ander e-mailadres te zenden ?
Adres Blind carbon copy (Bcc)
Vul het e-mailadres in waar u de kopieën van de verzonden e-mails wenst te archiveren.
Titel van de mail
Vul de titel in die in de e-mails zal worden weergegeven. Deze titel is bijgevolg identiek voor elke verzending en voor elke klant.
Standaardtaal van de e-mail van de elektronische facturen
Dit is de standaardtaal van het onderwerp, te gebruiken indien er geen taalcode in de klantenfiche gedefinieerd werd.
Indien er noch een taalcode in de klantenfiche, noch in de instellingen gedefinieerd werd, wordt het Engels gebruikt.
Parameters van de mail account voor het verzenden - Scherm openen
Hierbij vindt u de instellingen van de mail account, die terug te vinden is in de internetinstellingen van WinBooks in De internetverbinding configureren.
Gebruik maken van Outlook
Indien u met Outlook werkt, vink dit vakje aan, zodat het niet meer nodig is om de parameters van de internetconnectie van WinBooks te definiëren.
Een kopie van de verstuurde mails wordt dan bijgehouden in de 'Verzonden items'.
Het e-mailadres van de klant dat gebruikt wordt voor de verzending van facturen is dezelfde als deze die gebruikt wordt voor het versturen van de aanmaningen per mail.
Indien dit E-mailadres voor de aanmaningen/facturen niet aanwezig is in de klantenfiche, dan zal deze automatisch worden toegevoegd tijdens de bewaring van de parameters en ingevuld worden op basis van het veld e-mail indien dit reeds geïnstalleerd werd.
Het veld Factuur werd in de klantenfiche toegevoegd.
Standaard ontvangen alle klanten een factuur per mail volgens het per default gedefinieerde formaat.
Versturen van facturen
Wanneer u klaar bent met het invullen van een factuur, klik op 
. De factuur wordt onmiddellijk verstuurd per mail en bewaard.
Indien u een factuur bekijkt, dan kan u vanuit dit scherm ook uw factuur per mail versturen.
De knop 
is niet beschikbaar wanneer het e-mailadres van de klant niet is ingevuld of wanneer het veld Gebruik de papieren factuur is aangevinkt.
Uitgesteld verzenden
De handeling is dezelfde als uitgestelde afdrukken, op het statuut Verstuurd na, i.v.m. de facturen die reeds per mail werden verstuurd.
Druk na selectie van de verschillende facturen op 
. WinBooks raadpleegt de e-mail parameters en enkele vragen zullen u vervolgens worden gesteld.
Wenst u de facturen per mail te versturen naar de klanten waarvoor er een e-mailadres werd aangeduid in hun fiche ?
Dit wordt geconcretiseerd door een pictogram die een omslag voorstelt, vergezeld van een gele pijl in de kolom @.
Het is mogelijk om het e-mailadres van de klant van hieruit te wijzigen door op 
te dubbelklikken. Deze zal automatisch worden bijgewerkt in de identificatiefiche van de klant in het veld E-mailadres voor de aanmaningen/facturen.
Klik op 
om de facturen per e-mail naar uw klanten te versturen.
Klik op 
om het afdrukken van de aanmaningen te starten (een boodschap om het afdrukken te bevestigen wordt aldus gepresenteerd) .
Indien u JA geantwoord heeft op vorige boodschap, dan ontvangt u deze extra boodschap :
Wenst u de afdruk van een papieren kopie van elke factuur verstuurd per mail ?
Naargelang uw antwoord, ontvangt u :
Ofwel het venster voor de bevestiging Per mail versturen met kopie op papier ? Gelieve te bevestigen.
Ofwel het venster voor de bevestiging Per mail versturen zonder kopie op papier ? Gelieve te bevestigen.
De e-mails worden aldus rechtstreeks naar de bestemmelingen verstuurd.
