Envoi des documents au processing OPTIMUM
L'utilisateur scanne ses documents et les envoie sur le portail WinBooks en cliquant sur l'icône 
.
Vous pouvez choisir d'envoyer tout le répertoire ou seulement une sélection de documents que vous avez préalablement sélectionnés.
Si vous décochez l'option "Reconnaissance OCR", aucune reconnaissance ne sera effectuée pour les documents. (par exemple un client qui envoie ses documents à la fiduciaire sans en demander le processing)
"Ne pas comprimer les fichiers après processing" permet de garder la résolution initiale des documents. Par défaut, une résolution de 200 DPI sera appliquée aux documents.
Le Paramètre d'envoi, offre la possibilité de créer une catégorie sous laquelle les documents seront envoyés sur le portail WinBooks. Par exemple, si vous créez la catégorie "Achats", vos documents reviendront dans le sous-répertoire "Achats" du répertoire Processed.
La catégorie créée est sauvegardée afin d'être réutilisée lors d'un autre envoi.
Renseignez une "Adresse mail de notification" afin de recevoir un e-mail d'avertissement une fois que les documents processés sont disponibles. Cette adresse mail est optionnelle.
Lorsque vous cliquez sur Démarrer, les documents sont transférés sur le serveur OPTIMUM. Ils sont pris en charge par le service et processés plusieurs fois jusqu'à maximiser le taux de reconnaissance.
L'utilisateur se voit notifié par email dès que le traitement des documents est terminé.
Téléchargement des documents au processing OPTIMUM
Comment savoir si des documents processés sont disponibles ?
Soit vous recevez un mail de confirmation
Soit lors de l'ouverture du dossier comptable dans Virtual Invoice et un message vous invite à télécharger les documents processés
Soit avec un clic droit sur le nom du dossier comptable, sélectionnez vérifier si les docs. sont disponibles sur le serveur de reconnaissance et un message vous invite à télécharger les documents processés
Le message n'apparaît pas si vous avez décoché l'option "Vérifier automatiquement la présence de document lors de l'ouverture du dossier comptable" dans Fichier/Paramètres/Echange de fichier/Technique d'échange
Après téléchargement, Les factures reconnues se retrouvent dans le répertoire "PROCESSED" (Ou dans un sous-répertoire si vous avez utilisé des catégories).
Il ne vous reste plus maintenant qu'à passer à la dernière étape : L'imputation comptable dans WinBooks Classic.
