Sous l'onglet Marques reconnues de Fichiers/Paramètres , vous découvrez toutes les zones pré-définies par Virtual Invoice et se rapportant à la facture d'achat ou à la facture de vente : compte bancaire, clé fournisseurs, référence comptable, totaux tva, etc. Ce sont ces zones de masque que vous voyez dans la fenêtre "marques reconnues" de l'écran principal de Virtual Invoice , dans différents onglets ( FACTURE, DÉTAIL ou AVANCÉ).
Cette liste n'est pas limitative. L'utilisateur peut également créer une zone qui intéresserait plus particulièrement son activité sur les documents scannés: l'immatriculation d'un véhicule, le numéro d'une police d'assurances, un numéro de dossier d'huissier ou le numéro d'un abonnement.
Certaines zones sont définies mais non activées par défaut (la première colonne n'est pas cochée) : elles sont définies mais la reconnaissance n'est pas activée. Ceci permet également de créer une zone ... et de la désactiver temporairement.
Il est possible de créer une nouvelle zone propre à un fournisseur exclusivement, ou une zone générique qui peut intéresser tous les fournisseurs.
Dans ce dernier cas, vous devrez alors chaque fois "activer la reconnaissance" de cette zone pour les autres fournisseurs concernés, plutôt que de devoir recommencer une nouvelle définition.
Les zones standards de reconnaissance de Virtual Invoice sont activées pour tous les fournisseurs
Pour activer une zone supplémentaire existante pour un fournisseur, commencez par visualiser la facture de ce fournisseur, encadrez la zone concernée pour la reconnaître, et ensuite dans la fenêtre "Enregistrer une marque", cliquez sur "Nouvelle marque", choisissez la zone concernée (elle doit être cochée) et ensuite cliquez sur "Sélectionner"
Pour ajouter une nouvelle zone, cliquez sur bouton "Ajouter" en bas du tableau
Il faudra alors donner un nom à la nouvelle zone, spécifier le type de zone que vous envisagez (numérique, alphanumérique, date, base TVA), et suivant le cas, des informations complémentaires.
Pour les zones alphanumériques, si elles sont multi-lignes
Pour les zones numériques, le nombre de décimales, mais également si le montant reconnu doit être pris en compte lors du calcul du total TTC de la facture (contrôle de validation), et s'il faut tenir compte du Layout variable - Ancre de bas de page
S'il influence le total TTC et que vous n'avez pas retenu cette option, le contrôle de validation échouera pour la facture => un "warning" inutile apparaîtra, puisque la facture est en réalité correctement reconnue mais que le total ttc doit être augmenté du montant de cette zone.
Pour les zones Bases tva, le taux de la base doit être spécifié. Certains fournisseurs indiquent les bases pour un même taux à différents endroits de la facture : c'est l'utilité de définir des zones de bases tva supplémentaires.
Vous indiquez s'il s'agit d'une zone générique pour tous les fournisseurs, ou d'une zone définie uniquement pour le fournisseur courant (celui de la facture visualisée à ce moment)
Il reste également à définir à quel endroit de la fenêtre des marques reconnues apparaîtra la nouvelle zone : groupe Facture (principal) ou groupe Avancé (le groupe détail est réservé au calcul des bases TVA, frais de port, escompte et vidanges). Spécifiez aussi le cadre dans le groupe (vous pouvez en créer un nouveau), et la position dans ce cadre.
La nouvelle zone s'affichera dorénavant dans la fenêtre des MARQUES RECONNUES, là où vous le souhaitez.
A partir de là, il suffit de se rendre sur la facture du fournisseur concerné, d'encadrer le contenu de la nouvelle zone sur la facture, et bien évidemment de la mémoriser sous le nom de la nouvelle zone. Pour les autres factures de ce fournisseur, Virtual Invoice reconnaîtra le texte à cet endroit et le chargera dans la zone.
Vous constatez que la ou les nouvelle(s) zone(s) définies par l'utilisateur apparaissent également dans la fenêtre des marques reconnues.
Via les dictionnaires , des liaisons peuvent être établies entre les nouvelles zones reconnues et les comptes d'imputation.
Exemple concret : La facture mensuelle du secrétariat social.
Pour un encodage correct, il faut connaître la partie précompte et la partie ONSS. Il faut donc créer au préalable ces zones dans Virtual Invoice : il suffira ensuite d'indiquer la position de ces zones une fois pour toutes sur la facture et Virtual Invoice extraira l'information correcte à chaque fois pour ce fournisseur.
Concrètement, l'utilisateur sélectionne avec la souris la zone qui l'intéresse dans la facture et crée, dans le cas qui nous occupe, une MARQUE RECONNUE intitulée, pour l'exemple, ONSS et une marque reconnue intitulée Contrib.
Pointez sur le total ONSS de 26.025,16 qui est reconnu et cliquez pour enregistrer. Le bouton "Nouvelle marque" va vous permettre de créer la zone supplémentaire "ONSS" pour ce fournisseur uniquement, numérique à 2 décimales, qui doit être prise en compte dans le calcul du total TTC.
Procédez de même en pointant le montant de 8.287,12 pour enregistrer le total des contributions dans une nouvelle zone "Contrib.".
Les nouvelles marques reconnues apparaissent là où vous le souhaitez : pour notre exemple dans l'onglet Facture.
Et voilà, les nouvelles marques reconnues correspondent bien à ce qui a été défini sur la facture.
Si vous prenez une autre facture du secrétariat social, le total ONSS et les contributions seront reconnus.
Bien entendu, il faut encore indiquer les comptes d'imputation à utiliser dans votre programme comptable, pour une imputation correcte des montants. Voyez à ce sujet la suite de l'encodage dans L'automatisme des dictionnaires d'imputation.
