Paramétrer les fichiers CODA

Avant la première récupération d'un fichier CODA, vérifiez ou effectuez le paramétrage nécessaire au bon déroulement des opérations :
Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur pour définir les paramètres généraux de la récupération.

Onglet Général

Compte d'attente

Introduisez le numéro du compte d'attente sur lequel sont passées toutes les écritures que WinBooks n'aura pas pu réconcilier.

Nombre à placer devant l'extrait

Indiquez la correspondance à utiliser entre le numéro de l'extrait bancaire présent dans le fichier CODA, et le numéro de la pièce correspondante dans le journal financier. Il s'agit souvent de le faire précéder du millésime, et de spécifier le nombre de positions. Par exemple, pour que l'extrait 27 soit comptabilisé dans la pièce 2010027, indiquez 2010 suivi de 3 positions, ce qui vous permettra d'accueillir 999 extraits par an.

Utiliser le numéro de domiciliation comme communication.

Lorsqu'un numéro de domiciliation est trouvé, il est repris en communication du paiement.

Onglet Traitement

Réconcilier VCS sans autre type de recherche.

Lorsqu'un numéro de VCS est trouvé dans le fichier CODA, Winbooks effectue la recherche de ce numéro de VCS dans la zone prévue à cet effet lors de l'encodage des factures de ventes et d'achats. Si l'option est cochée, lorsque le numéro de VCS est trouvé, WinBooks récupère le client ou le fournisseur associé. Dans le cas contraire, WinBooks arrête sa recherche.

Si l'option n'est pas cochée, Winbooks continue sa recherche en décomposant le numéro de VCS afin d'éventuellement trouver un numéro de document correspondant.

Eclatement des virements collectifs

Lorsque le fichier CODA comprend des données issues d'un paiement collectif aux fournisseurs, vous pouvez choisir soit d'imputer le total du paiement sur un seul compte (généralement le compte d'attente utilisé lors de l'émission du paiement afin de la matcher) soit d'éclater le paiement sur chacun des fournisseurs payés.

Eclatement des domiciliations collectives.

Lorsque le fichier CODA comprend des données issues d'une domiciliation collective clients, vous pouvez choisir soit d'imputer le total des domiciliations sur un seul compte soit d'éclater l'encaissement sur chacun des clients domicilié.

Eclatement d'autres types de versements collectifs (Onglet traitement)

Comme pour les virements collectifs, dans les fichiers CODA, on peut retrouver le total des encaissements (par VCS, par exemple) ainsi que leur détail. Cette globalisation est effectuée par votre banque.

Vous pouvez choisir de ne récupérer que le montant total fourni par la banque ou le détail des encaissements.

L'éclatement des montants collectifs ne peut se faire que si le détail est présent dans le fichier CODA. Si le détail n'est pas présent vous devez en faire la demande auprès de votre organisme bancaire.

Nombre de fichiers par extrait.

Certaines sociétés ne reçoivent leurs extraits de compte qu'une fois par semaine ou par mois, suivant le contrat passé avec leur banque.

Toutefois, elles reçoivent un fichier CODA journalier. Fichier CODA qui reçoit à chaque fois le même numéro d’extrait.

Par exemple : le premier mois de l'année, elles reçoivent 20 fichiers CODA portant le numéro d’extrait 1.

Si votre entreprise se trouve dans cette situation, cochez l’option : Plusieurs fichiers CODA.

Vous pourrez ainsi injecter plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d’extrait.

WinBooks se charge d’attribuer un numéro séquentiel à chacun des fichiers injecté.

Voici la structure des numéros de pièce si vous avez choisi cette option :

Les deux premières positions sont réservées au millésime qui passe donc de 4 à 2 positions. Par exemple 13 pour l’année 2013

Les six positions suivantes seront utilisées par WinBooks de la façon suivante :

Positions 3 à 6 : Le numéro d’extrait

Positions 7 et 8 : Le numéro d’ordre séquentiel du fichier CODA

Exemple :

Vous injectez deux fichiers CODA pour l’extrait de compte N°1

1^er fichier CODA : 13000101

2^ème fichier CODA : 13000102

Lors de la réception du premier CODA pour l’extrait 2, le numéro de pièce passera à 13000201

Actuellement seul le solde de début du nouveau CODA par rapport au solde de fin du CODA précédent est contrôlé.

Onglet Localisation

Déplacer le fichier Coda après injection.

Lors de leur récupération à partir de la banque, Isabel ou CODABOX, les fichiers CODA sont placés dans un répertoire. Ce répertoire, à la longue, peut devenir assez conséquent et il est dès lors difficile de retrouver les fichiers CODA qui restent à exploiter.

En cochant cette case, vous pouvez dès lors renseigner le chemin du répertoire vers lequel le fichier CODA doit être déplacé.

Cette zone est remplie par défaut avec le chemin du dossier comptable suivi de CODA\PROCESSED.

Lors de l’injection de l’extrait compte CODA dans les financiers, le fichier CODA injecté sera déplacé dans ce répertoire. De manière à ce que dans le répertoire de réception ne se retrouve que les fichiers CODA qui doivent encore être traités.

Gestion des documents scannés

Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.

Ces fichiers PDF sont stockés dans un répertoire spécifique.

En activant cette option, la zone Localisation des fichiers PDF sources devient accessible. Indiquer dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers PDF.

Lors de l’injection des fichiers CODA, les fichiers PDF retrouvés sont automatiquement liés à l’extrait de compte bancaire.

Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change.

Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier.

Chemin par défaut CODABOX

Les fichiers Pdf fournis par CODABOX sont stockés dans des sous-répertoires distincts: un sous répertoire par compte bancaire.

Par exemple : Dans Q:\CODABOX\Alpha vous retrouvez un sous-répertoire par compte bancaire pour la société Alpha.

(Q:\CODABOX\Alpha\BE27999156163074 , Q:\CODABOX\Alpha\BE27999144172075 etc…)

Pour ne pas devoir renseigner la liste de tous les répertoires, introduisez le chemin du répertoire principal. C’est-à-dire : Q:\CODABOX\Alpha\ dans la zone Localisation des fichiers PDF sources

Cochez ensuite la case Chemin par défaut CODABOX. Les paramètres suivants %IBAN%\pdf sont ajoutés à la suite du répertoire. Vous avez donc : Q:\CODABOX\Alpha\%IBAN%\pdf

Lors de l'injection des fichiers CODA, WinBooks adapte le chemin de localisation des fichiers PDF et retrouve donc les fichiers PDF pour chaque compte bancaire.

Lorsque le paramétrage général est terminé, cliquez sur pour confirmer votre choix et revenir à la fenêtre de récupération des fichiers CODA.