Om een geheel van handelingen toe te laten en te automatiseren tijdens het binnenlezen van Virtual Invoice gegevens in de boekhouding, dient ment de algemene parameters in WinBooks aan te passen.
Om meer duidelijkheid te scheppen, werden de parameters van Virtual Invoice uit de Algemene WinBooks parameters gehaald.
Klik in de menu DOSSIER op de optie parameters en vervolgens op VIRTUAL INVOICE.
Tabblad Inv-Algemeen
Geef aan of u een waarschuwingsboodschap wenst wanneer er in Virtual Invoice een factuur niet in evenwicht is (indien de rekenkundige gelijkheid van de factuur niet bevestigd is : basis + BTW <> Totaal incl. BTW).
Dit is het geval wanneer bedragen slecht herkend werden.
De titel van het venster van de herkende velden wordt reeds in het groen weergegeven wanneer de factuur goed 
herkend werd en in het rood 
in het tegengestelde geval.
Geef eveneens aan of u een waarschuwingsboodschap wenst indien de factuur geen decimalen bevat. Dit is inderdaad een anomalie voor een factuur in € en er bestaat een kleine kans dat het bedrag van de factuur met 100 vermenigvuldigd wordt, wanneer het decimaal teken op de factuur ontbreekt of slecht herkend werd.
Tabblad Aankopen
Vul de centraliserende rekeningen voor de transportkosten en leeggoed op aankopen in.
Gebruik de Virtual Invoice sjablonen, in plaats van deze van WinBooks. Sjablonen zijn sets van boekingen die per default voor een leverancier kunnen bewaard worden. De Virtual Invoice sjablonen zijn veel krachtiger, in die zin dat u de overeenkomst tussen de herkende velden op de factuur en de boekingsrekeningen in de boekhouding kan specificeren.
Het veld Opmerking of commentaar van een WinBooks aankoopfactuur wordt automatisch ingevuld naargelang de inhoud van het veld Nummer/Commentaar van Virtual Invoice.
Echter, het kan zijn dat deze informatie niet voldoende is voor u. U kan daarom de inhoud van het veld Opmerking verpersoonlijken.
Klik op 
en er wordt een venster geopend met de velden die in het veld Opmerking kunnen worden weerhouden.
Om het voorbeeld zoals hieronder weergegeven te realiseren : (??????)
- Selecteer het veld Klasseringsnummer (VI stempel)
- Klik op
- Klik op
- Selecteer het veld Nummer/Commentaar
- Klik op
- Om te eindigen, klik op
Kies vervolgens het te gebruiken scheidingsteken, indien u meer dan 2 velden in het veld Opmerking wenst weer te geven.
Vermits het veld Opmerking gelimiteerd is tot 40 posities, vink De inhoud in een memo plaatsen indien het om meer dan 40 karakters gaat aan, om de inhoud van het veld Opmerking niet in te korten.
Tabblad Verkopen
Specificeer de te gebruiken kassaklant voor het inboeken van facturen zonder bankrekening en BTW-nummer.
Specificeer de centraliserende rekeningen voor de transportkosten en leeggoed op verkopen.
Selecteer De Virtual Invoice sjablonen gebruiken, indien u deze wenst te gebruiken in verkopen. Het gebruik is dezelfde als bij het inboeken van aankopen.
Vink het vakje Waarschuwing indien het factuurnummer verschillend is van het boekstuknummer aan, indien u een waarschuwingsboodschap wenst indien het factuurnummer dat zich op de klantenfactuur bevindt, verschillend is van het boekstuknummer dat door WinBooks wordt voorgesteld.
Tabblad Diversen
De instellingen van de goedkeuring in WinBooks worden behandeldd in het hoofdstuk Le paramétrage de l'approbation au sein de WinBooks est défini dans le chapitre Comptabilité et gestion des paiements.
Sélectionnez les approbations Virtual Invoice si vous souhaitez que les approbations de factures soient répercutées au niveau des paiements fournisseurs dans WinBooks.
Sélectionnez les imputations analytiques si vous souhaitez pouvoir apposer un cachet analytique sur un document scanné dans Virtual Invoice, au départ d'une demande d'approbation ou en mode libre.
Parmi les dernières options, la première vous permet de synchroniser la fenêtre des documents et des transactions (historique des factures) : quand vous changez de facture dans la comptabilité, l'image de la nouvelle facture apparaît automatiquement, toutefois au prix d'un léger ralentissement, le temps d'afficher la nouvelle facture.
La dernière option propose par défaut de ne pas afficher la fenêtre des marques reconnues quand vous consultez des documents archivés, déjà comptabilisés. En effet, cette fenêtre n'a plus beaucoup d'intérêt une fois l'encodage terminé, et cela vous permet de gagner en espace de visualisation du document.
Algemene parameters van WinBooks
