Vous connaissiez déjà les possibilités d'encodage automatique présentes dans Virtual Invoice : une fois les montants des bases et de la TVA reconnus par le moteur OCR sur la facture scannée, et moyennant un paramétrage préalable des comptes par défaut dans la fiche du fournisseur concerné, une majorité de factures "passait" sans problème du premier coup: Virtual Invoice suggérait les bonnes imputations comptables, si bien que la facture était directement enregistrée.
Oui mais... dès que les factures se compliquent, notamment quand elles font entrer en jeu des imputations multiples ou des zones non prévues, la productivité de l'encodage chute : il faut à chaque fois revenir dans la partie imputations pour corriger.
C'est la raison d'être des "dictionnaires d'imputation VI" : associer aux zones reconnues les comptes d'imputation dans la comptabilité.
Activez tout d'abord l'option dans Configuration initiale : cochez l'option "Utiliser les dictionnaires Virtual Invoice" : dans ce cas, c'est ce dernier qui a la priorité, si un jeu d'écritures dictionnaires a déjà été défini au niveau de la comptabilité.
Si nous reprenons l'exemple de la facture de secrétariat social qui a servi à illustrer la création de zones de reconnaissance supplémentaires :
La première fois, vous allez encoder manuellement les imputations dans la comptabilité. Voici une manière correcte de comptabiliser cette facture:
La fenêtre suivante apparaît, vous permettant de spécifier l'association comptes d'imputation - zones reconnues sur la facture.
Les lignes ont été déjà complétées avec les comptes d'imputation, et même avec les suggestions de zones reconnues (sur base des montants) : vérifiez ou modifier les suggestions proposées : le popup donne accès à la liste des zones disponibles. Vous pouvez sélectionner la zone désirée.
Il est même possible d'effectuer des calculs (additions/soustractions), et donc d'imputer des combinaisons de montants reconnus à des comptes d'imputation, en cliquant sur le bouton "Ajouter" : veillez à spécifier aussi un opérateur (+ ou -) entre les zones. Vous voyez donc que cette puissance de paramétrage devrait vous permettre de régler tous vos problèmes d'imputations, même les plus sophistiqués.
Une fois le dictionnaire est mémorisé, Virtual Invoice reproduira désormais ce schéma d'imputation pour les factures ulltérieures de ce fournisseur. Tout devient automatique et l'intervention se borne alors à cliquer directement sur le bouton "Enregistrer" !
Vous pouvez bien évidemment modifier après coup un dictionnaire en cliquant sur le bouton 
alors qu'il en existe déjà un : Virtual Invoice vous proposera alors de compléter ou de remplacer le dictionnaire existant.
