La réorganisation a pour fonction essentielle de reconstruire les fichiers comptables éventuellement endommagés lors d'une interruption accidentelle du logiciel. Dans certains cas, WinBooks vous invitera à la lancer d'office.
Réindexer ou Réorganiser ? Commencez par une réindexation ; si ça ne suffit pas, lancez une réorganisation. En plus de réindexer (reconstruire uniquement les fichiers d'index), la réorganisation recalcule les soldes des comptes, rétablit l'équilibre de certaines transactions, recalcule les lettrages, et nettoie les fichiers de données. En effet, lorsque vous supprimez un compte ou une donnée d'une table, le compte ou la donnée ne paraît plus à l'écran, elle reste cependant physiquement présente dans le fichier (avec le statut DELETED) jusqu'à ce que vous procédiez à une réorganisation.
Pour réorganiser les fichiers d'un dossier
1 Cliquez sur le menu DOSSIER.
2 Cliquez sur l'option MAINTENANCE.
3 Cliquez sur l'option RÉORGANISATION.
4 Cliquez sur l'action à exécuter :
- INDEXATION : pour reconstruire uniquement les fichiers d'index.
- RÉORGANISATION : pour réindexer les fichiers d'index et pour nettoyer les fichiers.
De par sa nature, la réorganisation prend un peu plus de temps que la réindexation.
5 Cliquez sur le bouton EXÉCUTER pour lancer l'action sélectionnée.
Après une réorganisation, il faut impérativement lancer le test comptable pour s'assurer de la cohérence de la base de données comptables.
