Ajouter un layout de facture
Avant d'éditer votre première facture, note de crédit, ... vous devez choisir un layout pour chaque type de document :
- Cliquez sur le menu DOSSIER.
- Sélectionnez l'option PARAMÉTRAGE et l'option DESSIN FACTURE du sous-menu.
- Dans la liste déroulante TYPE, sélectionnez le type de document pour lequel vous souhaitez choisir un layout : facture, note de crédit ou autre.
- Cliquez sur AJOUTER.
- Tapez un intitulé pour identifier le layout dans DESCRIPTION. C'est cet intitulé que vous appellerez en cours de facturation pour signaler au programme à la fois le type de document et sa mise en page.
- Tapez un code journal dans la zone CODE JOURNAL ASSOCIÉ. Les codes journaux doivent avoir été créés au préalable (FICHIERS/TABLES/CODES JOURNAUX).
- Choisissez le code journal en fonction du type de document : journal des ventes pour les factures, journal de notes de crédit pour les notes de crédit, journal de type « autre » pour les autres documents (pour lesquels il n'y a pas d'imputation comptable). En effet, dans la facturation, le layout conditionne non seulement la mise en page mais également le journal dans lequel le document est imputé. Plusieurs layouts peuvent être affectés à un même code journal.
Si vous installez le module de facturation après avoir enregistré des factures dans la comptabilité via l'option d'encodage de la comptabilité, créez un nouveau code journal réservé à la facturation. En effet, dès qu'un code journal de ventes ou de notes crédit a été affecté à la facturation, il ne sera plus possible de modifier une facture ou note de crédit via la comptabilité (option ENCODAGES/VENTES). De tels documents peuvent être modifiés uniquement via la facturation (option FACTURATION/ENCODAGE) avec mise à jour simultanée des écritures comptables.
- Cliquez sur le bouton CRÉER LAYOUT en fonction de la langue souhaitée. Chaque layout peut être dessiné dans trois langues : Français, Néerlandais et Autres. WinBooks choisit pour l'impression celui qui correspond au code langue de la fiche client ou celui qui est donné en cours de facturation.
- Dans la liste des layouts, sélectionnez un modèle fourni par WinBooks. Un petit descriptif dans le bas de la fenêtre indique de quel type de layout il s'agit.
- Cliquez sur le bouton VISUALISER pour voir le modèle à l'écran.
- Cliquez sur AUTRE LAYOUT pour accéder à un autre répertoire que celui du dossier dans lequel vous travaillez et accéder ainsi à d'autres layouts. Parcourez les répertoires pour localiser le layout qui vous intéresse, par exemple un layout mis au point pour un autre dossier. Cliquez sur SÉLECTION pour visualiser le contenu du layout sélectionné. Confirmez ensuite que vous souhaitez ajouter ce layout à la liste et sélectionnez-le.
- Après sélection du layout dans la liste, cliquez sur CRÉER LAYOUT et confirmez votre choix.
- Adaptez éventuellement le choix de L'IMPRIMANTE et du NOMBRE D'EXEMPLAIRES À IMPRIMER par défaut.
- Cliquez sur OK pour revenir à la liste des layouts définis pour ce dossier.
- Si vous voulez adapter le layout, il faudra encore le modifier.
