WinBooks peut être paramétré pour ouvrir la fenêtre des imputations analytiques à la saisie des documents. Dans ce cas, et pour peu qu'un montant au moins ait été imputé sur un compte général déclaré comme analytique, la fenêtre de répartition s'ouvre automatiquement au moment de l'enregistrement du document.
Les plans analytiques sont repris en titre de colonnes. Les montants encodés peuvent être répartis sur l'un ou l'autre plan analytique ou sur une combinaison quelconque de ceux-ci.
- Sélectionner dans les colonnes concernées, au moyen des listes déroulantes, les valeurs de plans analytiques à retenir.
- Introduire la partie du total à imputer dans la colonne TOTAL IMPUTÉ et un commentaire éventuel dans la dernière colonne.
- Répéter cette opération jusqu'à imputation du montant total et cela pour tous les comptes généraux repris dans la fenêtre de répartition.
- Confirmer la répartition en cliquant sur ENREGISTRER.
La répartition enregistrée peut être visualisée et corrigée en rappelant le document en consultation et en cliquant sur le bouton ANALYTIQUE de la fenêtre de consultation.
Chaque section représente une analyse en soi. Il est donc recommandé d'imputer la totalité des montants pour chaque section si on souhaite établir une concordance avec les données de la comptabilité générale.
Dans le même ordre d'idées, il est utile de définir pour chaque section un compte analytique de type compte d'attente où seront imputés les montants qui ne peuvent pas être affectés à un autre compte analytique. Cette façon de travailler permet d'imputer systématiquement la totalité des montants et d'assurer la concordance avec les montants imputés sur le compte général. La LISTE DES DOCUMENTS À COMPLÉTER donnera dans ce cas uniquement les documents pour lesquels il y a eu oubli ou erreur à l'encodage.
