Cliquez sur l'icône Scan ou sélectionnez Scanner dans le menu Fichiers ou tapez sur le raccourci F2.
Vous allez scanner des lots (ou batch) de factures : choisissez les différentes options.
L'option SELECTIONNER SOURCE : c'est ici que vous sélectionnez votre scanner. Si aucun scanner n'est correctement branché, la zone est grisée (indisponible). Vous devez disposer d'un scanner disposant d'un driver TWAIN et branché sur l'ordinateur où opère Virtual Invoice.
Nous nous permettons de vous renvoyer au manuel d'utilisateur de votre fournisseur de scanner pour tout ce qui concerne son installation et son paramétrage de base.
Il est important de sélectionner le driver TWAIN installé pour votre scanner, si d'autres drivers (WIA,ISIS,...) sont présents dans la liste, veuillez ne pas les utiliser
Le bouton PARAMETRES : ce bouton facultatif vous donne accès à la fenêtre des paramètres du scanner que vous utilisez. Cette fenêtre de paramétrage diffère d'un scanner à l'autre, en fonction des caractéristiques propres du modèle de scanner.
La zone REPERTOIRE DE DESTINATION concerne le répertoire où vous souhaitez placer les images scannées. Virtual Invoice vous propose le répertoire « Scans » du dossier activé. Mais vous pouvez également sélectionner un sous-répertoire de Scans.
l'identifiant ARCHIVE :
Chaque document scanné est enregistré séquentiellement, sous un nom (l'identifiant archive) composé
- d'un préfixe : le nom du classeur dans lequel vous allez ranger le document papier
- d'un numéro d'ordre incrémenté automatiquement : la place du document dans le classeur.
Ceci vous permet de rapidement retrouver l'original papier dans le classeur, sur base du nom du document. Une autre solution consiste à apposer un cachet numéroteur (incrément automatique) sur le document papier, dans l'ordre de classement papier, et avant de scanner : vous verrez le numéro sur le document scanné à l'écran, pour vous permettre de retrouver le document papier dans le classeur.
Mais si vous utilisez le scanning certifié ou intègre, il n'est plus nécessaire de maintenir l'accès à l'archive papier : le document scanné dans ces conditions équivaut à l'original.
Pour un commentaire approfondi sur cette question, voyez la Discussion sur la numérotation des pièces scannées comptabilisées
L'option FORMAT vous permet de choisir entre un scanning en noir et blanc, niveaux de gris ou en couleur.
Virtual Invoice génère des fichiers PDF avec compression adaptative, autrement dit, la taille du fichier est calculée en fonction du contenu de la facture.
Toutefois, une taille maximum de 300 ko ne sera jamais dépassée.
Le format PDF permet un échange de fichiers lisibles par tous voir à ce propos la rubrique Import-Export des documents
Noir & blanc : un héritage du passé ! Quand il s'agit de scanner des originaux couleur, certains scanners ajustent mal le contraste lors de la numérisation, et perdent de l'information en présence de fonds colorés : normal : le scanner ne peut que choisir entre deux possibilités pour un pixel de couleur : noir ou blanc : la qualité de l'OCR chute !
Format noir et blanc fortement déconseillé
Il est fortement déconseillé de scanner vos documents en noir et blanc.
Non seulement la qualité visuelle est dégradée et de plus on observe des pertes d'informations comme expliqué ci dessus.
Niveau de gris : En consultation, les logos, annotations ou les "post it" jaunes risquent de passer inaperçus. Mais c'est déjà beaucoup mieux que le noir et blanc.
Couleur : la meilleure solution. Le scanning et processing sera un peu plus lent, mais vous gardez toute la richesse du document original. Indispensable en scanning intègre. Documents d'une taille moyenne de 250 ko, ce qui n'est plus un problème avec la taille des disques durs actuels.
Choisissez la RESOLUTION : 300 dpi est la valeur conseillée pour un bon OCR. Si malgré tout, vous scannez vos documents à une résolution plus basse que 300 dpi, Virtual Invoice vous communiquera un avertissement (Warning) en début de scanning car une résolution plus faible donne des résultats OCR de moins bonne qualité.
Il est inutile de choisir une valeur au-delà de 300 dpi : l'image prendrait trop de place en mémoire, sans amélioration significative de l'OCR.
Choisissez de scanner en Recto uniquement ou en Recto/Verso
Le scanning certifié ou intègre demande de scanner le verso s'il y figure des conditions générales ou autres informations
Choisissez de grouper les documents séparés par des pages blanches.
Les factures multi-pages doivent être groupées ensemble : cela ne se fait pas encore automatiquement ! Voyez le Groupage des documents multi-pages pour plus d'information.
En cochant l'option, vous demandez à Virtual Invoice de considérer les pages situées entre deux pages blanches, comme une facture multi-pages, et de les grouper automatiquement. Vous pouvez utiliser n'importe quelle page A4 blanche (complètement).
Correction de l'alignement
La majorité des scanners sont capables de le faire, mais ne vous en faites pas, lors du processing, Virtual Invoice s'en chargera de toute façon.
Détection du format
Par défaut, les documents sont scannés au format A4, ce qui signifie également que si vous scannez d'autres formats (comme des notes de restaurant par exemple), le format restera fixé au A4, alors que le document est plus petit. Pour éviter les bords noirs et obtenir les petits documents en pleine résolution, cochez cette option.
Le chapitre"Paramétrage des scanners" explique comment activer ces options.
Scanning intègre
Si vous avez souscrit à l'option de scanning certifié ou intègre, il vous faudra obligatoirement renseigner le nom de l'opérateur du scanner. Ce dernier sera mentionné sur le document, avec la date et l'heure du scanning, le tout signé de manière définitive.
Vous avez la possibilité de scanner des lots de factures, mais également d'autres documents. L'onglet AUTRE DOCUMENT vous en donne la possibilité. La différence ? Il n'y a pas de numéro de suite : l'onglet "Autre document" permet de scanner ponctuellement des documents dans un format libre (qualité photo ou texte, assemblage des feuilles en pdf, ...).
