Configuratie van het (de) scherm(en) in Windows
Bepaal eerst uw schermconfiguratie op niveau van Windows. Ga hiervoor naar de START menu, selecteer CONTROL PANEL en dubbelklik op het icoon WEERGAVE en kies vervolgens PARAMETERS.
Ingeval van intensieve inboekingen, raden wij u ten zeerste een groot scherm aan (19 of 20 inches minimaal) of om een tweede A4 scherm aan te sluiten : het document zal in ware grootte worden getoond en zal geen constant in-en uitzoomen vereisen.
Het tweede scherm is dan voorbehouden om uw gescande documenten weer te geven. Zorg ervoor dat dit scherm rechts staat van uw hoofdscherm. U kan eventueel een rotatie van 90 ° maken om uw document in portrait formaat te visualiseren. Tenslotte moet uw cursor zich vrij van het ene scherm naar het andere kunnen verplaatsen.
Wanneer u problemen ondervindt tijdens deze afstellingen, gelieve contact op te nemen met uw verdeler.
Grootte en positie van de schermen in WinBooks Accounting
Sluit Virtual Invoice, indien geopend.
Start WinBooks Accounting (de algemene boekhouding).
Open een dossier.
Start Virtual Invoice vanaf WinBooks door op het icoon «Documenten» in de iconenbalk te klikken.
Verplaats Virtual Invoice rechts van het WinBooks Accounting venster (configuratie mono-scherm), of op het tweede scherm.
Indien u dit wenst, koppel de vensters DOSSIER/VERKENNER, DOCUMENTENLIJST, MAIL BOX of HERKENDE VELDEN los en plaats deze op het linkerscherm (anders gezegd in het WinBooks gedeelte).
Pas de grootte van het hoofdscherm van Virtual Invoice aan om het geheel van de ruimte rechts van WinBooks Accounting te benutten, of van uw tweede scherm.
Het idee is dus om, in functie van de grootte van uw scherm, een documentenscherm te verkrijgen dat het beste leescomfort verstrekt. Indien de grootte van uw scherm beperkt is, dan kan u steeds bepaalde instellingen uitvoeren :
Om horizontaal plaats te winnen, verberg de WinBooks Accounting werkbalk in de boekhouding via Venster.
Om de visualisatie van de factuur in Virtual Invoice te maximaliseren, koppel de vensters DOSSIER/VERKENNER, DOCUMENTENLIJST, MAIL BOX of HERKENDE VELDEN los en plaats deze op het linkerscherm (anders gezegd in het WinBooks gedeelte).
In het geval dat het venster van het Aankoopdagboek te groot is ten op zichte van het algemene WinBooks Accounting scherm, kan u het aanpassen door op een hoek rechts in het scherm te klikken en de grootte aan te passen. Het is vanzelfsprekend dat de fiches in grootte kunnen aangepast worden, evenals de kolommen van de tabellen.
Zie hier een voorbeeld van een configuratie, op één scherm met als resolutie 1600 x 900 : om het documentgedeelte te maximaliseren werd de WinBooks Accounting werkbalk verborgen en de vensters Dossier/Verkenner en de lijst van de Virtual Invoice documenten verplaatst naar links op het WinBooks Accounting scherm.
Zie hier een ander voorbeeld, met een 2 de scherm : u merkt dat het visualisatiecomfort maximaal is.
Bewaren van de configuratie van de vensters
Om te voorkomen dat u bovenstaande aanpassingen telkens opnieuw moet doen, dient u deze te bewaren.
Ga hiervoor in WinBooks Accounting naar Venster/Schikking vensters/Schikking bewaren.
Selecteer vervolgens onder Venster/Gebruikersvoorkeuren, tabblad Opstart-venster, «Huidige grootte» en «In de huidige positie».
Voortaan, zal elke keer dat u WinBooks opstart en dan Virtual Invoice, uw schermen exact daar worden weergegeven zoals u ze heeft geconfigureerd.
In stand alone modus (d.w.z. opgestart zonder WinBooks Accounting), indien u verschillende schermen zou hebben geïmplementeerd, bewaart Virtual Invoice automatisch uw voorkeuren. Tijdens het opstarten van de toepassing zullen de schermen worden weergeven in dezelfde positie als daarvoor. Deze instelling wordt niet beïnvloed door de voorkeuren van WinBooks Accounting. U geniet aldus van twee verschillende configuraties, naargelang u al dan niet in combinatie met de boekhouding werkt.
De Virtual Invoice module registreren in WinBooks Accounting
De module Virtual Invoice moet Via DOSSIER/ONDERHOUD/WINBOOKS REGISTREREN correct geregistreerd worden, conform aan de ontvangen licentiegegevens : een Business of Entreprise versie laten een inboeking in de boekhouding toe, de Light versie daarentegen niet.
Om te checken of u correct bent geregistreerd : kies HELP/OVER VIRTUAL INVOICE (zonder verbinding met de boekhouding is deze informatie niet beschikbaar) : de versie zal verschijnen.
Parametreer enkele opties in WinBooks Accounting teneinde Virtual Invoice te kunnen gebruiken
In WinBooks, via de menu DOSSIER/PARAMETERS/ALGEMEEN, tabblad Virtual Invoice :
De goedkeuringen beheren met Virtual Invoice zullen we later behandelen.
Bepaal de centralisatierekeningen voor de transportkosten en het leeggoed.
Geef aan of u een waarschuwing wenst wanneer er een factuur in Virtual Invoice verschijnt die niet in evenwicht is ( d.w.z. dat volgende gelijkheid niet werd gecontroleerd : Basis + BTW <> Totaal BTW incl.). Dit geval doet zich voor wanneer de bedragen slecht werden herkend. (
De titel van het scherm van de herkende velden wordt reeds in het groen weergegeven 
wanneer de factuur goed werd herkend
en in het rood 
in het tegenovergestelde geval.
Geef ook aan of u een waarschuwing wenst wanneer de factuur geen decimale tekens bevat. Dit is inderdaad raar voor een € factuur. Indien er geen decimaal teken op de factuur staat of slecht wordt herkend, bestaat er een kleine kans dat het bedrag van de factuur met 100 wordt vermenigvuldigd.
Vink de optie 'De Virtual Invoice sjablonen gebruiken' aan i.p.v. de WinBooks sjablonen te gebruiken. Deze worden gebruikt om de boekingen per leverancier te bewaren. Deze van Virtual Invoice zijn krachtiger dan de gewone WinBooks sjablonen, omdat deze rekening houden met de link tussen de herkende zones op de factuur in VI en de betrokken boekhoudkundige rekeningen waarop wordt geboekt.
Tenslotte onder de laatste opties, laat de eerste optie toe om het scherm van de documenten te synchroniseren met de transacties (historiek van de facturen) : wanneer u een andere factuur in de boekhouding selecteert, verschijnt het beeld van deze factuur automatisch, desalniettemin met een kleine vertraging, de tijd die nodig is om de nieuwe factuur te tonen.
De laatste optie stelt per default voor om de herkende velden niet weer te geven wanneer u gearchiveerde en reeds ingeboekte documenten raadpleegt. Dit scherm heeft inderdaad geen zin ,eens de inboeking gedaan is en laat toe om plaats te winnen voor het weergeven van het document.
