WinBooks laat toe om gegevens vanuit een Excel tabel over te nemen. Deze functionaliteit kan erg handig zijn indien u gegevens vanuit een andere software wenst te recupereren waarvoor er nog geen geautomatiseerd recuperatieprogramma bestaat.
U kan op deze manier identificatiegegevens van klanten, leveranciers, het boekhoudplan en investeringsfiches overnemen. Meer nog, dankzij deze functionaliteit kan u bovendien een diverse post (bijvoorbeeld openingsbalansen, boeking van lonen gegenereerd op basis van een bestand dat uit een andere software afkomstig is) importeren.
De Import van Excel bestanden kan zowel gebruikt worden voor het aanmaken van een nieuw dossier (recuperatie van boekhoudgegevens) als voor het importeren van extra gegevens.
Enkel de Excel bestanden met extensie .xls en .xlsx kunnen gebruikt worden. De recuperatie kan slechts plaatsvinden indien het programma Excel van Microsoft Office is geïnstalleerd op de pc waarop de import zal plaatsvinden.
- De eerste regel van het Excel bestand moet steeds gevuld zijn met ofwel de naam van de kolommen ofwel met de eerste regel van de gegevens.
- In het te importeren Excel bestand mag er geen lege kolom zijn tussen de kolommen die gegevens bevatten.
Te volgen stappen tijdens de import van een Excel bestand
A. Selectie van het bestand
Creëer een Excel bestand. De eerste regel in dit bestand zal gereserveerd zijn voor de namen van de velden (de namen van deze velden in Excel zijn vrij te kiezen). Een veld per kolom en een regel per registratie of boeking).
Klik in de menu DOSSIER op de optie IMPORT EXCEL.
Kies het te importeren Excel bestand. Klik op
om het bestand te selecteren.Selecteer het tabblad (bladzijde) van het te importeren Excel bestand. Indien er meerdere werkbladen zijn in het Excel bestand, selecteer deze die u wenst te importeren.
Selecteer het soort gegevens dat geïmporteerd zal worden : identificatiegegevens klant, leverancier, algemene rekening (boekhoudplan), diverse posten of investeringsfiches .
De optie 'met kolomtitel' is standaard aangevinkt, zodat de kolomnamen van het Excel bestand worden weergegeven. Indien de eerste regel van het Excel bestand geen naam van de verschillende velden bevat, dan volstaat het om deze optie uit te vinken.
B. Koppeling van de velden
Maak een koppeling van de kolommen van het Excel blad en de velden van het WinBooks bestand.
In het linkergedeelte van het venster vindt u het te importeren Excel bestand en in het rechtergedeelte vindt de velden van de WinBooks bestanden.
Standaard worden alle velden in het rechtergedeelte van het venster weergegeven. U kan beslissen om Enkel de gekoppelde velden of Alle velden weer te geven.
De koppeling met de velden voorafgegaan van een * is verplicht. Het is niet mogelijk om naar de volgende stap te gaan indien u deze velden niet heeft gekoppeld.
Om een veld van het te importeren Excel bestand te koppelen met een WinBooks veld dient u :
- ofwel op de hoofding van een kolom van het Excel bestand te klikken en, met behulp van de muis, dit veld naar de corresponderende hoofding in het rechtergedeelte van het scherm, die gereserveerd is voor de WinBooks velden, te trekken. Of omgekeerd.
- ofwel op de hoofding van een kolom van het Excel bestand te klikken en vervolgens op het corresponderende veld van het WinBooks bestand te klikken en finaal op
te klikken.
Indien de koppeling compatibel is, zullen de twee kolomhoofdingen eenzelfde kleur krijgen.
U zal tevens merken dat de naam van het WinBooks veld werd overgenomen in het veld 'Overeenstemming'.
Indien u dezelfde naam heeft toegekend aan de Excel kolommen als diegene van de WinBooks velden, dan kan de koppeling automatisch geschieden door op 
te klikken.
U heeft de mogelijkheid om twee WinBooks velden met één Excel veld te koppelen. Bijvoorbeeld, de omschrijving van het eerste boekjaar en de omschrijving van het 2 de boekjaar van een algemene rekening kunnen met hetzelfde veld van het Excel bestand geassocieerd worden.
Indien u twee velden verkeerdelijk met elkaar gekoppeld heeft, klik dan op het te ontbinden veld en klik vervolgens op 
U kan ook alles ontbinden door op 
te klikken.
Indien de koppelingen die u heeft ingesteld ook in het kader van een andere overname kunnen gebruikt worden, kan u deze koppelingen bewaren als een sjabloon. Klik op 
, vul de naam in, evenals de directory waar de sjabloon moet bewaard en geregistreerd worden.
De alzo aangemaakte bestanden bevatten de extensie .wbimport
Klik op 
om een sjabloon te recupereren.
C. Testen en import
- Wanneer u gedaan heeft met het maken van de koppelingen, klik op
. Een eerste tussenliggend scherm wordt getoond.
Naast de weergave van de naam van de WinBooks velden, van hun omschrijving, van de naam van het gekoppelde Excel veld, evenals de gegevens van de eerste geïmporteerde regel als voorbeeld, wordt een eerste reeks testen uitgevoerd.
Deze testen zijn exclusief toegespitst op de structuur van het Excel bestand.
Deze testen zullen bijvoorbeeld ontdekken wanneer u een niet-numeriek veld gekoppeld heeft aan een bedrag of meer nog, indien een logisch veld met een niet-herkende parameter werd ingevuld...De regels waarvoor er fouten werden ontdekt, worden in het geel weergegeven in de kolom Erreur Excel ligne(s).
Gelijktijdig wordt een .log bestand die dezelfde naam draagt als het Excel bestand en de ontdekte fouten bevat. Dit bestand bevindt zich in dezelfde directory als die van het Excel bronbestand. Enkel de eerste 100 fouten worden weerhouden in dit bestand.
Het is niet mogelijk om verder te gaan met de import van de gegevens zolang het Excel bestand niet werd aangepast.
- Indien er geen fouten zijn, klik op
Er wordt een tweede reeks testen uitgevoerd. Deze betreft de gegevens zelf.
Bijvoorbeeld, bestaat deze rekening al ? Is de periode waarin de diverse post moet geboekt worden, gesloten ? ...
Deze controles zijn identiek aan deze verricht tijdens het gebruik van de module Import/export of tijdens het injecteren van gegevens via WB-Linker.De import van boekingen kan leiden tot 2 types van conflicten :
* ofwel een FATAL ERROR (dan is het niet mogelijk om het conflict op te lossen en kan men bijgevolg niet verder gaan met de import),
* ofwel een WARNING (Op te lossen) (waarschuwingen zijn situaties die een actie van de gebruiker om het proces nadien te kunnen vervolgen). De import kan pas starten nadat alle warnings werden opgelost.
De conflicten betreffen ofwel de boekingen, ofwel de fiches m.b.t. deze boekingen (identificatiegegevens klanten, boekhoudplan, ...) omdat deze laatsten automatisch met de boekingen getransfereerd zijn. Zij worden geklasseerd per genre, met elke keer een uitleg en een keuze van verschillende mogelijke acties.
In het geval van een FATAL ERROR, is er geen actie mogelijk, behalve dan de importprocedure te verlaten.
Op het gebied van FATAL ERRORS, vindt men boekingen die in onevenwicht zijn, de lengte van niet-compatibele rekeningnummers, dagboeken die niet bestaan, de structuren van verschillende bestanden (parameters van identificatiefiches), ...
Op het gebied van WARNINGS (Op te lossen), vindt men een identificatieveld dat gewijzigd werd (mogelijke acties : rekening houden met de wijziging; de wijziging negeren : bijvoorbeeld in het geval van een adreswijziging in de klantenfiche); onderbreking in de nummering van de boekstukken (enige mogelijke actie : dit accepteren) ; document buiten periode; ...Om een conflict van het type WARNING (Op te lossen), klik op Op te lossen en kies een toe te passen actie.
Naargelang de gevallen, kunnen er een groot aantal conflicten optreden. Wanneer u een conflict oplost, bestaat er een optie die u toelaat om de gekozen oplossing toe te passen op alle conflicten van hetzelfde type. Hierdoor vermijdt u veel tijdrovend en repetitief werk.
- Indien er geen enkele fout werd gevonden of indien u alle fouten van het type WARNING heeft opgelost, kan u de gegevens importeren.
- Wanneer de import werd beëindigd, zal een boodschap verschijnen met de melding dat de import succesvol werd beëindigd.
