Correctie van klantenfacturen (lay-outs)

Het type document dat in het venster van de herkende velden wordt weergegeven, werd automatisch herkend door middel van het dagboek. Het kan gewijzigd worden indien het niet juist is of indien het document niet door de OCR werd behandeld.

Virtual Invoice heeft een zone niet correct geëxtraheerd: in dit geval zijn er twee opties voor u beschikbaar 

• Retourneer de factuur om een verbetering van de herkenning aan te vragen, zodat toekomstige facturen van deze derde in de toekomst correct worden verwerkt.
• Maak uw eigen lay-out voor deze klant aan. Deze functionaliteit mag enkel gebruikt worden indien u andere velden dan de standaardvelden wenst te laten herkennen, of ook indien u uw lay-out wenst op te leggen (om bijvoorbeeld het factuurnummer in het OGM-gedeelte te plaatsen).
  
  • Deze lay-out is gelinkt aan een leverancierssleutel die overeenkomt met het ondernemingsnummer (BTW) van uw dossier (bedrijf dat de klantenfacturen uitgeeft). Hierdoor moeten dus geen lay-outs per klant worden aangemaakt, omdat alle klantenfacturen in principe dezelfde lay-out hebben.
  • Wijs de betrokken tekst (woord of bedrag) aan en wijs hem toe door erop te klikken: het venster met het OCR-resultaat verschijnt met de herkende tekst. Kies en wijs deze tekst toe aan het juiste gebied. Deze maskerinformatie (tekstpositionering) zal onthouden worden voor de volgende facturen. 
    
    

    Maak geen lay-outs aan, tenzij dit echt nodig is. Aarzel niet om eerst gebruik te maken van de verbetering van de herkenning.

 

Een andere interessante functie die eveneens beschikbaar is voor de leveranciersfacturen maar die ook zeer interessant is voor de klantenfacturen, is de activatie van de klantengegevens in het tabblad 'Detail' van de klantenidentificatie.

Deze informatie is handig indien u klanten factureert die niet over een btw-nummer beschikken. Inderdaad, wanneer de klant niet automatisch wordt herkend en wanneer men hem in de boekhouding moet aanmaken (want de opzoeking via het internet werkt niet zonder btw-nummer), dan worden al deze gegevens automatisch in de klantenfiche ingevuld tijdens de aanmaak ervan.

Omdat er geen btw-nummer van de klant terug te vinden is op de factuur (bijvoorbeeld als het gaat om een niet btw-plichtige klant) en indien de kassaklant in de WinBooks Classic boekhouding werd aangemaakt, wordt de Kassaklant 'Kassa' als boekhoudkundige referentie voorgesteld. 

Indien u echter wenst dat deze klant voor een volgende factuur automatisch herkend wordt, is het tevens nodig om een klantensleutel aan te maken.

Om een nieuwe klant in de boekhouding aan te maken, druk na het importeren van deze factuur in de boekhouding op het icoon . De klantengegevens vanuit VI worden automatisch in de derdefiche ingelezen.

U hoeft enkel nog de referentie voor deze derde toe te voegen en op 'Bewaren' te kikken.

Selecteer deze derde en de rest van de verkoopfactuur wordt verder automatisch ingevuld.