In een systeem van geautomatiseerde scanning van facturen, is het interessant om groepen van facturen te scannen zonder deze eerst chronologisch te moeten sorteren.
Maar de boekhoudwetgeving vereist dat de facturen chronologisch worden ingeboekt in de dagboeken. Het is natuurlijk mogelijk om deze papieren vóór de scanning te rangschikken, maar het is vervelend werk om de data op te zoeken en per datum te herklasseren, terwijl eens de facturen gescand en verwerkt zijn, de data herkend zijn en men de documenten per datum in de computer kan sorteren. Meer nog, er kunnen allerlei documenten in de batch zitten, evenals facturen die verschillende aankoopdagboeken zouden kunnen aanbelangen, creditnota's die in een speciaal creditnotadagboek moeten worden geboekt en u kunt er dus van op aan dat de nummering van de papieren facturen niets meer te zien zal hebben met de nummering in het aankoopdagboek.
Het wettelijke kader : (K.B. n°1 uit de btw-wetgeving)
Artikel 5 handelt over de vermeldingen die zich moeten bevinden op de originele (papieren) facturen om recht te hebben op aftrekbare BTW.
§1. De (...) factuur en het in artikel 2 bedoeld stuk dienen te vermelden: 1° de datum waarop ze worden uitgereikt en een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat deze stukken op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of de dienstverrichter;
Inderdaad, een oplopend sequentieel volgnummer in overeenstemming met het boek voor uitgaande facturen van de uitgever is verplicht, hetgeen duidelijk het geval is op elke originele factuur. Het betreft hier natuurlijk het boek voor uitgaande facturen en niet het boek voor inkomende facturen, omdat deze laatste de facturen bevat afkomstig van verschillende leveranciers.
Artikel 15 handelt over de boekhoudverplichtingen in hoofde van diegene die de boekhouding van de onderneming (of zijn mandataris) doet en in het bijzonder de verplichting om een register of dagboek van inkomende en uitgaande handelingen, die de ingeboekte facturen per chronologische volgorde hernemen, bij te houden. §2. De inschrijvingen met betrekking tot de boekhouding moeten zijn gesteund op verantwoording en die gedateerd zijn en waarvan, naargelang het geval, een origineel exemplaar of een dubbel dient te worden bewaard. De inschrijvingen in de boeken worden zonder uitstel, in volgorde van de data, zonder enig wit vlak noch leemte verricht; in geval van verbetering moet de oorspronkelijke inschrijving leesbaar blijven; de totalen van elk blad worden overgedragen bovenaan op het volgend blad. §3. De inschrijvingen in de in artikel 14, §2, §5 en §6, bedoelde boeken moeten inzonderheid bestaan uit : a) het volgnummer toegekend aan de factuur of aan het stuk;
Deze verplichting is terug te vinden in de boekhoudsoftware die lijsten van facturen afdrukt, per oplopend en continue inboekvolgorde. Dit volgnummer wordt op incrementele wijze toegekend door de computer tijdens het inboeken.
Deze volgorde in het aankoopdagboek stemt niet noodzakelijk overeen met de volgorde van het klassement van de originele facturen. Inderdaad, om aan de wet die een chronologische volgorde oplegt in de dagboeken te beantwoorden, kan men een klassement van facturen voorstellen per datum voor hun inboeking. Wij vinden nergens in de btw-wetgeving een verplichting om de originele facturen fysiek te klasseren per inboekvolgorde in het dagboek, maar wel een verplichting om een register weer te geven die de ingeboekte facturen chronologisch herneemt, hetgeen ons boekhoudsoftware aanmaakt.
Zo ook vinden wij nergens in de BTW-wetgeving de verplichting terug om op de originele papieren factuur het volgnummer van het dagboek te vermelden. De btw-administratie daarentegen moet natuurlijk op een makkelijke en vlugge manier toegang hebben tot de originele boekstukken ter controle van de facturen, die chronologisch in het dagboek zijn weergegeven. Wij komen tegemoet aan deze verplichting door bij het printen van het aankoopdagboek, zowel het volgnummer van het document in het dagboek, alsook het volgnummer van het origineel boekstuk in de archiveringsmap te vermelden. Dit laat toe om naderhand een link te leggen tussen het volgnummer van het document in de boekhouding en het volgnummer van het origineel fysiek boekstuk.
Men spreekt van 'Integere Scanning', indien hetzelfde juridische statuut wordt verleend aan het gescande document als aan het originele.
Ingeval van Integere Scanning wordt een permanente referentie naar het papieren archief overbodig. De papieren documenten kunnen dus in bulk in het archief worden bewaard. Slechts in uitzonderlijke gevallen zoals een faillissement kan een rechter de originele documenten opvragen (de fiscus en de btw-administratie kunnen dit niet meer vragen).
De scanning in Virtual Invoice
In Virtual Invoice kan men tijdens het scannen in het dialoogvenster een naam van de map en het startnummer van de scan ingeven: dit nummer zal het document in Virtual Invoice volgen als "archive identifier" en wordt telkens verhoogd met 1 voor elke pagina met dezelfde mapnaam. In geval van verschillende mappen, onthoudt Virtual Invoice het laatst gebruikte nummer per map en stelt steeds het volgende nummer voor.
Bij het scannen, herneemt de naam van het scanbestand het archiefnummer en het is pas bij het toekennen van het document aan een boeking dat het scanbestand het factuurnummer als naam krijgt en dat de "archive identifier" bewaard wordt in het overeenstemmende xml-bestand. Men kan het raadplegen op het scherm.
Natuurlijk, in het huidige systeem, wordt het archiefnummer niet afgedrukt op de papieren factuur en om te antwoorden op de vraag 'Toon mij het papieren origineel van deze factuur', moet men een beetje zoeken in de klasseermap om het stuk terug te vinden.
Enkele trucs om dit zoekproces te versnellen :
- Om te weten of de gezochte factuur zich in de klasseermap bevindt: kijk op de rugzijde van de klasseermap waar u best het archiefnummer van de eerste en de laatste factuur hebt opgeschreven. Zo niet, zoek in de computer het nummer van de eerste en de laatste factuur (op basis van de datum en/of leverancier en/of bedrag). Indien het gezochte factuurnummer zich tussen deze twee bevindt, dan is dit de juiste klasseermap.
- Om te weten of het gezochte document zich vóór of na de factuur bevindt die we voor ogen hebben: zoek deze laatste in de computer (op basis van de datum en de leverancier of het bedrag) en bekijk het archiefnummer. Indien deze groter is dan de gezochte factuur, dan is deze laatste ervoor geklasseerd, in het andere geval bevindt ze zich erna.
Een meer gesofisticeerd systeem
Indien het volume of de organisatie het toelaten, kan het interessant zijn de papieren facturen te nummeren voor ze te scannen: op deze manier verschijnt het nummer op het origineel papieren stuk (men weet dus dat het gescand is) en op de scan op het scherm: zo kan men onmiddellijk het gearchiveerde document via zijn nummer terugvinden.
Hoe een archiefnummer vermelden op de papieren facturen:
- manuele nummering : altijd +1 per klasseermap - eenvoudige oplossing, echter manueel -
- een scanner met IMPRINT functie gebruiken: de scanner print een incrementeel nummer op de gescande factuur: dit vereist een duurdere scanner, maar de aanwezigheid van het nummer garandeert dat het document wel degelijk werd gescand (hoewel de scan nadien nog steeds kwijt zou kunnen geraken). Het gedrukte nummer zal gerecupereerd worden door Virtual Invoice, indien het deel uitmaakt van de naam van het aangemaakte scanbestand.
- gebruik maken van een incrementeel nummer (klasseringsnummer) tijdens het afdrukken van etiketten met een QR-code of een barcode 128.
