Dans un système de scanning automatisé de factures, il est intéressant de scanner des lots de factures sans avoir à les trier au préalable par ordre chronologique. Or la loi comptable demande d’enregistrer les factures par ordre chronologique dans les journaux. Il est évidemment possible de continuer à d’abord reclasser tous les papiers par ordre chronologique avant le scanning, mais c’est un travail fastidieux de retrouver chaque fois les dates et reclasser manuellement, alors qu’une fois scannées et processées, les dates sont reconnues et on peut trier les documents par date dans l’ordinateur. En plus, il peut y avoir des documents non-factures dans le batch, de même que des factures pourraient concerner des journaux d’achat différents, que des notes de crédits y sont glissées qui sont comptabilisées dans un journal particulier de note de crédit, et donc il y a fort à parier que la numérotation des factures papier n’aura plus rien à voir avec la numérotation dans le journal des achats.

Le cadre légal : (A.R. n°1 du code tva).

L’article 5 traite des mentions qui doivent figurer sur les documents factures originaux (papier), pour donner droit à la déduction TVA.  § 1er. La facture [[...]] et le document visé à l'article 2 portent les mentions suivantes:1° [[la date à laquelle ils sont délivrés et un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries qui identifie ces documents de façon unique, sous lequel ils sont inscrits au facturier de sortie du fournisseur ou du prestataire de services]];

Effectivement, un numéro d’ordre séquentiel croissant correspondant au facturier de sortie de l’émetteur est obligatoire, ce qui est bien entendu le cas sur chaque facture originale. Il s’agit ici bien évidemment du facturier de sortie, et non du facturier d’entrée, puisque dans ce dernier sont reprises les factures provenant d’émetteurs différents.

L’article  15 traite des obligations comptables dans le chef de celui qui tient la comptabilité de l’entreprise (ou son mandataire), et notamment de l’obligation de tenir un registre ou journal des entrées et sorties reprenant les factures encodées par ordre chronologique. « § 2. Les inscriptions relatives à la comptabilité s'appuient sur des pièces justificatives, datées et conservées, selon le cas, en original ou en copie. Les inscriptions dans les registres sont faites sans retard, par ordre de dates, sans blanc ni lacune, en cas de rectification, l'écriture primitive doit rester lisible; les totaux de chaque page sont reportés en haut de la page suivante. § 3. Les inscriptions dans les registres, visées à l'article 14, § 2, § 5 et § 6, comportent notamment: a) le numéro d'ordre attribué à la facture ou au document; …. »

Cette obligation est rencontrée par le logiciel comptable qui imprime une liste des factures, présentées par ordre d’encodage croissant et continu dans la comptabilité.  Ce numéro d’ordre est attribué de manière incrémentale par l’ordinateur au moment de l’encodage comptable. Cet ordre d’encodage dans le facturier d’achat ne correspond pas forcément à l’ordre de classement des factures originales. En effet, pour répondre à la loi qui impose l’encodage par ordre chronologique dans les livres comptables, on peut imaginer un reclassement des factures par date avant leur encodage.  Nous ne voyons nulle part dans le code tva une obligation de classer physiquement les factures originales par ordre d’encodage correspondant au journal comptable, mais bien une obligation de sortir un registre reprenant les factures encodées chronologiquement, ce que produit notre logiciel comptable.

De la même manière, nous ne voyons nulle part dans le code TVA l’obligation de mentionner sur la facture papier originale le numéro d’ordre dans le journal comptable. Par contre, l’administration doit bien entendu être à même de vérifier rapidement les pièces justificatives originales des factures présentées chronologiquement dans le journal, obligation que nous remplissons puisque sur l’impression du journal d’achat figure, en plus de son numéro d’ordre dans le journal, le numéro d’ordre (archive) dans le classeur des factures d’entrées originales, permettant ultérieurement de faire le lien entre numéro d’ordre dans le journal et numéro d’ordre dans le classeur de rangement.

On parle alors de "scanning intègre", conférant au document scanné le même statut juridique que l’original. Dans le cas du scanning intègre, une référence permanente à l’archive papier devient inutile. Les documents papier peuvent alors être conservés en vrac dans un entrepôt, dans les rares cas ou un juge des faillites demanderait les originaux (le fisc et la tva ne peuvent plus le demander).

Le scanning dans Virtual Invoice

 

Dans Virtual Invoice, lors du scan, on peut indiquer dans la fenêtre de dialogue un nom de classeur et un numéro de démarrage de scan : ce numéro suivra le document dans VI comme identifiant archive, et est incrémenté de 1 à chaque page pour le même nom de classeur. Dans le cas de différents classeurs, VI retient le dernier numéro utilisé par classeur et propose toujours le numéro suivant.

Jusqu’à l’encodage de la pièce comptable, le nom du fichier scan reprend le numéro de l’archive, et lors de l’attribution du document à la pièce comptable lors de l’encodage, le nom du scan reprend le numéro de facture et l’identifiant archive est enregistré dans le .xml. On peut le consulter à l’écran.

Evidemment, dans le système actuel, le numéro d’archive n’est pas imprimé sur la facture papier, et, pour répondre à la question  « Montrez-moi l’original papier de cette facture , il faudra un peu « tâtonner » dans le classeur pour retrouver la pièce.

Quelques trucs sont possibles pour accélérer :

1. Pour savoir si la facture cherchée se trouve dans un classeur : avoir pris soin d’inscrire sur le dos du classeur le numéro d’archive de la première facture et celui de la dernière. Sinon, trouver dans l’ordinateur le numéro de la première facture et celui de la dernière (sur base de la date et/ou fournisseur et/ou montant). Si le numéro de la facture cherchée est entre les 2, c’est le bon classeur.
2. Pour savoir si le document cherché se trouve avant ou après une facture qu’on a sous les yeux, on trouve cette dernière dans l’ordinateur (sur base de la date et du fournisseur ou du montant) et on regarde le numéro d’archive. S’il est plus grand que la facture cherchée, cette dernière est classée avant, sinon après.

Un système plus sophistiqué

 

Si les volumes ou l’organisation le justifient, il peut être intéressant de numéroter les factures papier avant de les scanner : de cette manière le numéro apparaît sur l’original papier (on sait donc qu’il a été scanné), et sur le scan à l’écran :  on peut directement retrouver l’archive par son numéro.

Comment mentionner un numéro d’archive sur les factures papier :

1. numérotation manuelle : toujours +1 par classeur -solution simple, mais manuelle-
2. utiliser un scanner avec fonction IMPRINT : un numéro incrémental est imprimé par le scanner sur la facture scannée : nécessite un scanner haut de gamme, mais la présence du numéro garantit que le document a été scanné (bien que le scan pourrait toujours se perdre après). Le numéro imprimé sera récupéré par Virtual Invoice s’il est inclus dans le nom du fichier scan produit.
3. utiliser un numéro incrémental lors de l'impression des étiquettes avec QR code ou code à barres 128.