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Virtual Invoice n'a pas extrait correctement une zone : dans ce cas, il vous suffit de pointer le texte concerné (mot ou montant) et de l'attribuer en cliquant : la fenêtre RÉSULTAT OCR apparaît avec le texte reconnu. Choisissez et attribuez ce texte à la zone idoine. Cette information de masque (positionnement du texte) sera mémorisée pour les prochaines factures de ce fournisseur.
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Pour que le système fonctionne, il est évidemment nécessaire de bien identifier le fournisseur de la facture. Virtual Invoice extrait automatiquement les numéros de TVA et les comptes bancaires (IBAN). S'il y a problème (pas d'identifiant valable trouvé, ou plusieurs identifiants trouvés), le programme vous demandera de préciser. |
S'il existe déjà une information de masque pour ce fournisseur et cette zone, et que vous recommencez l'opération, Virtual Invoice va créer un second masque : il se pourrait en effet que le layout du fournisseur ait changé, ou qu'il s'agisse d'un autre département de l'entreprise utilisant un autre papier à lettres. Pour une gestion plus approfondie des masques, voyez également la Gestion des masques d'un fournisseur
Si vous passez à la facture suivante du même fournisseur, remarquez que, cette fois-ci, il a bien retrouvé le numéro de facture. Dès qu'une information de masque a été spécifiée, elle est prise en compte pour les factures suivantes de ce fournisseur, mêmes présentes dans d'autres dossiers.
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Dans l'exemple du document 006,l'OCR n'a pu prendre en compte la bonne date : une erreur d'impression a détruit l'information. L'utilisateur peut alors corriger cet élément de deux manières :
soit en encodant directement dans la zone MARQUES RECONNUES. Cette information est enregistrée mais uniquement pour cette facture-ci ;
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En résumé, le contenu d'une marque reconnue peut provenir de différentes sources :
- du moteur FreeForm (reconnaissance immédiate basée sur des mots-clés et leur position sur la facture) ou de la base de données des masques internet : la marque apparaît sur fond bleu clair
- d'un masque que vous avez mémorisé précédemment : la marque apparaît sur fond bleu foncé
- d'un encodage manuel dans la zone : la marque apparaît sur fond rouge clair
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