Le type de document repris dans la fenêtre des marques reconnues, est automatiquement reconnu suivant le journal. Il peut être modifié s'il est incorrect ou si le document n'est pas traité par le processing.

Virtual Invoice n'a pas extrait correctement une zone : dans ce cas, deux options se présentent à vous 

  • Renvoyer la facture pour demander une Amélioration de la reconnaissance , afin que les prochaines factures de ce tiers soient correctement traitées à l'avenir.
  • Créer votre propre masque fournisseur.  Cette fonctionnalité, n'est à utiliser que si vous désirez ajouter d'autres marques reconnues que les zones standard ou encore, si vous préférez imposer votre masque (Reprendre le numéro de facture dans la zone VCS par exemple).
    • Pointez le texte concerné (mot ou montant) et de l'attribuer en cliquant : la fenêtre RÉSULTAT OCR apparaît avec le texte reconnu. Choisissez et attribuez ce texte à la zone idoine. Cette information de masque (positionnement du texte) sera mémorisée pour les prochaines factures de ce fournisseur.

      Ne créez ce ou ces masque(s) que si c'est vraiment nécessaire. N'hésitez pas au préalable d'exploiter l'option d'amélioration de la reconnaissance.

Enfin, il se pourrait que vous désiriez reconnaître d'autres informations pour un fournisseur, en plus des zones standard (date, échéance, montants TVA, base, TTC, ...). Vous pouvez définir vous-même des nouvelles zones à reconnaître sur la facture, adaptées à votre activité, pour un fournisseur particulier ou pour tous les fournisseurs. Pensez par exemple au numéro de plaque pour un garagiste, au traitement de l'ONSS et du précompte pour les factures du secrétariat social. Virtual Invoice reconnaîtra également ces zones, et vous pourrez y associer des traitements comptables particuliers. Vous définissez également dans quel onglet de la fenêtre des marques reconnues la nouvelle marque apparaît. Voyez à ce sujet le Paramétrage des marques reconnues



Lorsque ce document a été traité par les services Optimum ou Premium et qu'un masque existait déjà, vous pouvez demander au système d'appliquer votre masque prioritairement. Onglet Avancé- Appliquer le masque.



Pour que le système fonctionne, il est évidemment nécessaire de bien identifier le fournisseur de la facture. Virtual Invoice extrait automatiquement les numéros de TVA et les comptes bancaires (IBAN). S'il y a problème (pas d'identifiant valable trouvé, ou plusieurs identifiants trouvés), le programme vous demandera de préciser.

S'il existe déjà une information de masque pour ce fournisseur, et que vous recommencez l'opération, Virtual Invoice va créer un second masque : il se pourrait en effet que le layout du fournisseur ait changé, ou qu'il s'agisse d'un autre département de l'entreprise utilisant un autre papier à lettres. Pour une gestion plus approfondie des masques, voyez également la Gestion des masques d'un fournisseur


Si vous passez à la facture suivante du même fournisseur, remarquez que, cette fois-ci, il a bien retrouvé le numéro de facture. Dès qu'une information de masque a été spécifiée, elle est prise en compte pour les factures suivantes de ce fournisseur, mêmes présentes dans d'autres dossiers.

Et donc, lorsque l'application travaille en réseau, les améliorations sont immédiatement disponibles pour les autres collaborateurs de l'entreprise ou de la fiduciaire.

Si un masque ne doit plus être exploité, vous pouvez le supprimer dans l'onglet Avancé de la fenêtre des marques reconnues.


Un autre cas de figure peut se passer, quand les caractères sont mal reconnus par manque de qualité du document de base ou du scan : dans ce cas, l'utilisateur a la possibilité d'encoder lui-même l'information qui fait défaut.

Dans l'exemple du document 006,l'OCR n'a pu prendre en compte la bonne date : une erreur d'impression a détruit l'information. L'utilisateur peut alors corriger cet élément de deux manières :

soit en encodant directement dans la zone MARQUES RECONNUES. Cette information est enregistrée mais uniquement pour cette facture-ci ;

soit en sélectionnant la zone avec le curseur ce qui a pour effet d'ouvrir la fenêtre OCR Result. L'utilisateur peut corriger l'interprétation de la zone dans cette fenêtre. Dans ce cas, en plus de l'information encodée pour cette facture, le masque de position est également conservé par la suite pour toutes les autres factures de ce fournisseur.

En résumé, le contenu d'une marque reconnue peut provenir de différentes sources :



  • du moteur FreeForm (reconnaissance immédiate basée sur des mots-clés et leur position sur la facture)  : la marque apparaît sur fond bleu clair
  • d'un masque que vous avez mémorisé précédemment : la marque apparaît sur fond bleu
  • d'un encodage manuel dans la zone : la marque apparaît sur fond vert

Si les totaux de la facture sont mal reconnus, et que leur position verticale sur la facture varie en fonction du nombre d'articles présents dur la facture, il faudra sans doute définir une ancre de bas de page.

Si la facture comprend plusieurs pages et que les totaux se trouvent sur la dernière page, pas de problème, Virtual Invoice peut gérer les factures multi-pages

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