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Via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, dans l'onglet Options, cochez l'option Facture électronique - UBL pour activer l'utilisation de la facturation électronique au format UBL dans Logistics.
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Client
Dès l'activation de cette option, tous les clients avec une adresse e-mail définie, reçoivent la facture au format UBL lors de l'envoi d'une facture par e-mail au client . L'e-mail contiendra un fichier XML représentant la facture électronique, en plus du fichier PDF habituel.
Format UBL
Dans l'onglet Conditions de la fiche du client, via le volet Facturation, le champ Version de l'ubl permet de choisir le format UBL à générer par client. En laissant ce champ vide, c'est la version 2.0 du format UBL qui est choisie par défaut.
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Les factures envoyés à l'autorité flamande doivent se faire dans le format PEPPOL. Pour plus d'informations, voir https://overheid.vlaanderen.be/e-facturation-pour-fournisseurs. |
Client sans facturation électronique
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Un message d'avertissement apparaît si vous essayez tout de même de lui en envoyer.
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Lors d'une impression en chaîne de documents qui sont envoyés par e-mail via le menu Impression > Documents > Documents en chaîne, seuls les clients n'ayant pas refusé la facturation électronique la recevront au format UBL. |
Comptabilité
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Hors ligne
Lors d'une liaison comptable hors ligne avec la comptabilité WinBooks (comptabilité installée sur un autre poste) via le menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures, notes de crédit, en cochant l'option Reconnaissance de la facture, la facture est envoyée au format PDF et UBL dans la comptabilité pour être reconnue par Virtual Invoice.
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| title | Comptabilité hors ligne |
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et ensuite injectée dans la comptabilité.
Logistics transmet les factures au format électronique dans la comptabilité via portail de WinBooks
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DEP (
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Data Exchange Platform). Pour se connecter à cette plateforme, les paramètres de dossier et utilisateur doivent alors être spécifiés comme mentionné dans la section
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Export UBL) du paramétrage.
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L'exportation des factures au format PDF et UBL dans la comptabilité pour une reconnaissance dans Virtual Invoice peut se faire ultérieurement via le menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Exportation vers Virtual Invoice. |
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En ligne
Avec une liaison en ligne à la comptabilité WinBooks (comptabilité installée sur le même poste), le facture électronique n'a pas d'intérêt car les factures sont injectées directement dans la comptabilité. Cependant, il est possible d'exporter le fichier PDF de la facture (afin de le visualiser dans la comptabilité) via l'option Exporter les documents dans Virtual Invoice disponible dans le paramétrage de la liaison à une comptabilité.
Paramétrage
En cliquant sur 
à côté de l'option Facture électronique - UBL, accéder à l'écran Configuration de la facture électronique pour modifier les paramètres liés à la facturation électronique.
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Dossier comptable
Pour envoyer des factures au format UBL dans le dossier comptable lors d'une liaison offlinehors ligne, vous devez remplir les paramètres contenus dans le volet Dossier comptable de l'onglet Comptable.
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- Dans Virtual Invoice, il faut activer la plateforme d'échange (DEP) via le menu Fichier > Paramètres > Echange de fichier > Technique d'échange.
- Ensuite, sélectionnez le dossier Virtual Invoice concerné et dans les propriétés du dossier comptable, cliquez sur le bouton Avancé puis dans le volet Accès plateforme échange (DEP), il faut ajouter un nouvel utilisateur.
- Le nom d'Utilisateur correspond donc à l'adresse e-mail choisie pour créer ce nouvel utilisateur.
- Le Mot de passe correspond au mot de passe choisi pour créer ce nouvel utilisateur.
- Et le Dossier correspond à l'identifiant dossier contenu dans l'e-mail qui est envoyé à ce nouvel utilisateur lors de sa création.
| Note |
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Virtual invoice doit être installé sur le même poste que Logistics. Et lL'imprimante PDF doit être installée dans Logistics. |
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