|
Via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, dans l'onglet Options, cochez l'option Facture électronique - UBL pour activer l'utilisation de la facturation électronique au format UBL dans Logistics.
L'imprimante PDF doit être installée dans Logistics. |
Dès l'activation de cette option, tous les clients avec une adresse e-mail définie, reçoivent la facture au format UBL lors de l'envoi d'une facture par e-mail au client . L'e-mail contiendra un fichier XML représentant la facture électronique, en plus du fichier PDF habituel.
Dans l'onglet Conditions de la fiche du client, via le volet Facturation, le champ Version de l'ubl permet de choisir le format UBL à générer par client. En laissant ce champ vide, c'est la version 2.0 du format UBL qui est choisie par défaut.
Les factures envoyées à l'autorité flamande doivent se faire dans le format PEPPOL.
Pour plus d'informations, voir overheid.vlaanderen.be/e-facturation-pour-fournisseurs. |
|
Lors d'une demande d'impression d'un document, si le client n'a pas accepté la facturation électronique, son adresse e-mail apparaît en rouge.
Un message d'avertissement apparaît si vous essayez tout de même de lui en envoyer.
Lors d'une impression en chaîne de documents qui sont envoyés par e-mail via le menu Impression > Documents > Documents en chaîne, seuls les clients n'ayant pas refusé la facturation électronique la recevront au format UBL. |
Pour un client avec un numéro de TVA (et donc assujetti à la TVA), uniquement le champ Pays/N° TVA doit être rempli avec son numéro de TVA.
Pour un client avec un numéro d'entreprise mais non assujetti à la TVA, le champ Régime TVA doit être rempli avec la valeur 2 (Exempté). Avec cette valeur 3, le champ Pays/N° TVA se renomme automatiquement en Numéro d'entreprise (depuis la version 6.0.15) afin de l'encoder dans ce même champ.
Les valeurs du champ Régime TVA répercutées dans la comptabilité WinBooks (depuis la version 6.0.15) sont:
La génération de facture électronique au format UBL peut se faire au nom de tiers différents au sein du même dossier Logistics, en renseignant les coordonnées de ces autres tiers dans la Liaison avec plusieurs dossiers comptables.
Les informations reprises proviennent de l'onglet livraison du document de facturation.
Le format UBL ne permet pas d'indiquer plusieurs adresses et dates de livraison. |
Lors d'une liaison hors ligne avec la comptabilité WinBooks (comptabilité installée sur un autre poste) via le menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures, notes de crédit, la facture est envoyée au format PDF et UBL dans la comptabilité pour être reconnue par Virtual Invoice et ensuite injectée dans la comptabilité.
Logistics transmet les factures au format électronique dans la comptabilité via portail de WinBooks DEP (Data Exchange Platform). Pour se connecter à cette plateforme, les paramètres de dossier et utilisateur doivent alors être spécifiés comme mentionné dans la section Dossier comptable) du paramétrage.
Vous avez la possibilité d'exporter les documents au format UBL
Ce menu "Exporter vers XML (UBL)" permet comme son nom l'indique de générer des fichiers xml au format UBL en groupe ou a l'unité.
Les fichiers générés sont regroupés dans le sous répertoire DATA/UBL du dossier.
Ceci vous permet par exemple d'envoyer ensuite ces fichiers à votre comptable s'il n'utilise pas la gamme comptable WinBooks et qu'il utilise un logiciel compatible au format électronique UBL.
Avec une liaison en ligne à la comptabilité WinBooks (comptabilité installée sur le même poste), le facture électronique n'a pas d'intérêt car les factures sont injectées directement dans la comptabilité. Cependant, il est possible d'exporter le fichier PDF de la facture (afin de le visualiser dans la comptabilité) via l'option Exporter les documents dans Virtual Invoice disponible dans le paramétrage de la liaison à une comptabilité.
En cliquant sur à côté de l'option Facture électronique - UBL, accéder à l'écran Configuration de la facture électronique pour modifier les paramètres liés à la facturation électronique.
2. Pour les document peppol
Pour envoyer des factures au format UBL dans le dossier comptable lors d'une liaison hors ligne, vous devez remplir les paramètres contenus dans le volet Plateforme WinBooks.
Ces informations vous sont fournies par votre revendeur, elle vous donnera également accès à la plateforme d'échange WinBooks qui se trouve ici : https://customers.winbooks.be/portal/login
N'oubliez pas de cocher la case "Utiliser la plateforme d'échange WinBooks"
Il faut ensuite sélectionner le dossier de la plateforme qui sera lié a celui de Logistics via le bouton "Sélectionner le dossier de la plateforme", celui-ci vous permettra d'éventuellement créer un dossier.
La partie Client est utilisée pour l'envoi des fichiers Peppol, vous devez y mentionner les informations de connexion de votre dossier.
La partie Comptable est utilisée pour l'envoi des fichiers au comptable, vous devez mentionner les informations de connexion du dossier qui a été créé pour vous au préalable sur la plateforme chez votre comptable.
|
Un document signé électroniquement permet de s'assurer de l'intégrité du document électronique échangé et d'en authentifier son auteur. L'intégrité garantit que le document n'a pas été modifié lors de sa transmission.
Afin de signer les fichiers PDF générés, cochez dans le volet Signature, la case Signature des PDF. Ensuite, indiquez dans le champ Certificat via le bouton ... l'emplacement du certificat. Ce certificat doit être un fichier de type PFX qui contient la clé privée et le certificat, et qui est protégé par un mot de passe. Indiquez donc le mot de passe de la clé privée associée à ce certificat, soit directement dans le champ Mot de passe de la clé privée ou soit en choisissant un fichier contenant ce mot de passe dans le champ Fichier contenant le mot de passe de la clé privée si le mot de passe est trop long pour le premier champ.
On peut générer soi même son certificat (via Windows Certificate Manager, OpenSSL, ...) ou demander à un Autorité de Certification délivrant des certificats (tel que VeriSign, CertiPost, GlobalSign). WinBooks ne délivre pas de certificat.
Le destinataire du fichier PDF signé peut obtenir un bandeau avec le message d'avertissement suivant lorsqu'il ouvre le document avec le programme Adobe Reader.
Ce message signifie que ce document signé n'a pas été modifié lors de la transmission mais que l'identité de son auteur ne peut pas être prouvée. Cela s'explique par le fait que Adobe Reader n'a pas le certificat associé à la signature de ce document dans sa liste de certificats approuvés. Par défaut, Adobe Reader possède seulement son propre certificat racine.
Deux méthodes sont possibles pour résoudre ce message d'avertissement et donc ajouter un certificat dans Adobe Reader (version 11).