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| Info |
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Etape préalable indispensable : les factures à encoder doivent avoir été préalablement reconnues, c'est à dire soit processées, soit délivrées par le service PREMIUM ou le service OPTIMUM. Il est également plus facile que les documents multipages soient déjà regroupés, bien que cette opération puisse aussi se faire lors de l'encodage. Egalement, comme les documents doivent être encodés par ordre chronologique pour respecter la loi comptable, si ce n'est pas le cas, vous pouvez les Trier par date maintenant. |
Vous cliquez sur la première facture à traiter dans le répertoire READY:
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S'ensuit alors l'opération d'attribution du document scanné à la pièce comptable qui vient d'être encodée. La première fois, WinBooks vous demande confirmation. En cochant la case "ne plus demander confirmation", cette fenêtre n'apparaîtra plus pour les prochains documents et l'attribution deviendra automatique (Jusqu'à l'ouverture d'une nouvelle session où le message sera à nouveau proposé). L'image scannée est alors liée définitivement à la facture qui vient d'être enregistrée et le fichier image est déplacé dans le répertoire de l'archive comptable. La facture est aussi renommée et prend le nom du numéro de la pièce comptable. Elle se voit aussi apposée un cachet qui reprend le numéro de la pièce comptable (en option dans Virtual Invoice, dans Fenêtres/option/cachets/ cachet comptable).
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| Warning |
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Si une fiche comptable ne comporte pas de compte bancaire ou de numéro de TVA et que ceux-ci sont présents sur une facture processée dans VI, ces informations seront automatiquement remontées dans la fiche concernée lors de l'encodage d'une facture. |
Inboeken in WinBooks Accounting
