Nouvelle organisation

1 version

Le programme de mise à jour des versions de WinBooks a été revu

Il n'y a plus de version distincte avec ou sans Virtual Invoice ou encore pour le T/S

Un seul fichier de mise à jour.

Vous pouvez sélectionner les modules ou composants à mettre à jour

Nouveaux menus

Le menu Banques , reprend les Virements fournisseurs, Virements autres bénéficiaires et Récupération des fichiers CODA

Le Paramétrage général a été scindé, un sous-menu par onglet.

Plusieurs layouts

Le menu Personnalisation Layout a été adapté

Vous avez le choix entre 3 layouts 

Couleurs / petites icônes

Couleurs / grandes icônes

Monochrome

Pour le layout Monochrome, vous pouvez choisir la couleur du fond d'écran (Blanc, gris clair ou gris foncé)

Récupération OD Salaires (SODA - Efff soc)

Module "Gestion des périodes TVA" 

Office API 64 Bits

Le module Office API a été adapté afin d'être fonctionnel avec l'Office 64 Bits de Microsoft.

L'installation de composants propres à l'office API 64 bits de WinBooks est nécessaire. (Plusieurs dll + WinbooksOfficeApi64.dll)

Toutes les fonctionnalités sont identiques à l'Office API 32 Bits

Lors des mises à jour de WinBooks, les deux versions Office API 32 et Office API 64 bits sont gérées.

Prérequis:

• Microsoft .Net Framework 4.0 doit obligatoirement être installé (Cliquez ici pour accéder à la page de téléchargement).  Si celui-ci n'est pas installé, un message sera affiché au début de l'installation du module.
  
  

• Microsoft Office 64bits doit être installé

Comptabilité générale

Encodage ventes/achats : Récupération des imputations existantes d'une facture

Lors de l'encodage des factures/notes de crédit, le bouton Image Added permet de récupérer les écritures des factures/notes de crédit déjà enregistrées pour ce client/fournisseur.

Débutez l'encodage de votre facture en indiquant  le numéro de pièce, la référence du tiers, la date et éventuellement le montant.

Cliquez sur Image Added

Image Added

L'historique des factures et des notes de crédit pour ce tiers est affiché.

Positionnez-vous sur le document qui vous intéresse. La partie droite de la fenêtre reprend le détail des imputations comptables de la pièce.

Cliquez sur Image Added 

Image Added

La ventilation comptable est récupérée.

Si vous avez renseigné un montant avant l'appel de la fonction, celui-ci sera conservé, et le montant des imputations est recalculé au prorata.

Afficher les cases TVA mouvementées d'une facture ou d'une note de crédit

Lorsque vous cliquez sur  Image Added dans une pièce comptable Achats ou Ventes, les tableaux récapitulatifs des grilles TVA sont affichés.

Image Added

Opérations diverses Copie/extourne : Encodage

Lors de l'encodage des opérations diverses, le bouton Image Added permet de  :

• Copier une opération diverse 
  • Dans la même période ou une période différente
  • Dans le même journal ou journal différent
  • De simulation dans un journal d'OD standard
  • Dans l'exercice suivant
    
    
• Extourner une opération diverse
  • Dans la même période ou une période différente
  • Dans le même journal ou journal différent

  • Dans l'exercice suivant

  • Il n'est pas autorisé d'enregistrer une extourne dans une période antérieure à celle de l'opération diverse à extourner.

  • Note
    Le bouton Image Added n'est pas disponible si la Gestion de la TVA est activée pour ce journal.

Positionnez votre curseur sur l'opération diverse à copier ou à extourner et cliquez sur Image Added

Image Added

Sélectionnez le type d'opération (Copie ou extourne)

Déterminez ensuite le Journal, l'exercice, la Période, la Date, de l'opération diverse.

Le Numéro est proposé automatiquement et peut être modifié si nécessaire.

Si le commentaire n'est pas renseigné :

• Dans le cas d'une copie, c'est le commentaire de l'opération diverse d'origine qui est repris.
• Dans le cas d'une extourne, le commentaire sera rempli avec le code journal, numéro de pièce et date de l'od d'origine précédé de Ext.
  • Si vous introduisez le sigle % dans le commentaire de l'extourne, c'est le commentaire de l'opération diverse d'origine qui est repris.

Opérations diverses Copie/extourne : Menu spécifique

Le menu Extourne d'une Opération diverse a été amélioré en y ajoutant la fonction de copie.

Il est donc, comme pour l'extourne, possible de copier une fourchette de pièces.

Image Added

MOSS

Liste TVA non déductible par compte

Totaux TVA pour chaque document lors de l'impression des journaux

L'option Sous-totaux TVA par pièce comptable a été ajoutée dans le menu d'impression des journaux d'achats et de ventes.

Permet d'imprimer un récapitulatif des grilles TVA par pièce comptable.

Image Added

Commentaires dans la déclaration TVA

En modification de la déclaration TVA (Onglet Informations générales), vous pouvez encoder deux commentaires

Un commentaire destiné à l'Administration. Celui-ci sera repris dans le fichier à envoyer à Intervat

Un commentaire interne.

 Image Added

CODA

Récupération analytique si paramétrée au niveau du compte général

Lorsqu'un compte analytique est défini au niveau d'un compte général, celui-ci est désormais automatiquement imputé lors de l'injection d'un fichier CODA.

Il n'est donc plus nécessaire de revenir sur ces lignes d'imputation pour enregistrer la ventilation analytique.

Gestion d'autres cartes de crédit

La reconnaissance des zones "Montant Brut" et "Montant Commission" a été améliorée afin de pouvoir gérer une série de cartes de crédit supplémentaires.

(Maestro - EasyCash - Paysquare- Six Payment Services Europe - European Payment solutions - Dixys - Ingenico

Image Added   

Amélioration de la recherche par mot clé

L'option Rechercher dans le commentaire de la banque dans l'onglet TABLES du paramétrage CODA  permet la recherche par mot clé dans le détail des communications fournies par la banque.

Actuellement la recherche par mot clé était limitée à la communication fournie par le donneur d'ordre.

Image Added

Répertoire processed par IBAN

Le paramètre Un répertoire par IBAN a été ajouté dans l'onglet Localisation du paramétrage CODA

Lorsque vous demandez de déplacer le fichier CODA après son injection, celui-ci sera stocké dans un répertoire distinct qui ne contient que les fichiers CODA relatifs à un même compte banque.

Ainsi, les fichiers CODA ne seront plus stockés pêle-mêle au sein d'un même répertoire.

Virements automatiques

Génération OD de paiement pour les autres bénéficiaires

Il est désormais possible de demander l'Inscription au journal des opérations diverses lorsque l'on effectue un virement automatique aux autres bénéficiaires.

Un nouvel onglet OD virements a été ajouté dans Paramétrage Général/OD Automatiques

Image Added

Cet onglet reprend, le code journal des virements et le compte centralisateur "Virements émis" déjà paramétrés

Cochez l'option Génération OD autres bénéficiaires si vous désirez autoriser la génération de l'OD de virements lors des virements automatiques aux autres bénéficiaires

L'opération se comptabilise de la même manière que pour les virements fournisseurs mais sans lettrage.

Pour les comptes de type 'A' (Autres), un compte général de contrepartie doit être renseigné dans leur fiche signalétique

Image Added

Mémorisation des paramètres Génération OD de paiement - Marqué payé

Lorsque vous modifiez les paramètres  Inscription au journal des opérations diverses et/ou Marquer les factures comme payées, ces options sont mémorisées lors de la génération du paiement.

Immobilisés

Copie d'un immobilisé

Le bouton copier permet de recopier les données d'un immobilisé pour autant que celui-ci ne soit pas déjà amorti dans WinBooks.

Très utile lorsque l'on achète simultanément plusieurs immobilisés identiques (Exemple : une facture avec 6 PC's).

Tableau des immobilisés rupture sur les immobilisations corporelles / incorporelles

Ajout d'un sous-total par Rubrique bilantaire

Facturation

Comptes centralisateurs facturation

Les comptes centralisateurs Ristourne globale et Frais de port ont été déplacés dans l'onglet Fac-Encodage du paramétrage du module Facturation

Image Added

Langue par défaut du mail des factures électroniques

Dans la paramétrage des factures électroniques du module Facturation, une langue par défaut peut être définie.

Langue par défaut de l'objet du mail à utiliser si aucun code langue n'a été défini dans la fiche du client.

Si aucun code  langue défini dans la fiche du client, ni dans le paramétrage, c'est la langue anglaise qui est utilisé.

Paramétrage  Internet

2 onglets Rappels et Facturation sont ajoutés dans le paramétrage connexion internet

Lorsque les données de ces onglets sont remplies, ce sont ces paramètres qui seront tenus en compte lors de l'envoi des rappels ou des factures par mail.

Très utile lorsque ce sont deux utilisateurs différents à partir du même PC qui envoie les rappels d'une part et les factures d'autre part.

Image Added

Nouvelles fonctionnalités

SODA

Office 64 Bits

Comptabilité générale

Liste TVA non déductible par compte

Autres Fonctionnalités

Accès au module des Immobilisés

Export Excel du récapitulatif des rappels

Gestion de la devise du compte donneur d'ordre (Fichiers SEPA)

Totaux TVA pour chaque document lors de l'impression des journaux

Autres législations

Luxembourg

Bilan interne

Ajout du Schéma mixte (Non officiel)

Reprend l'actif et le passif du schéma abrégé et les charges et produits du schéma complet. Donc pas de compensation charges et produits.

Intrastat

Déclaration détaillée uniquement (Nous ne gérons pas la déclaration détaillée étendue)

• Le fichier des natures de transaction a été adapté (2 positions)
• Le code région n'est plus proposé
• Le code pays d'origine est requis lors de l'encodage des factures d'achats
• Génération d'un fichier de type .itx qui peut être envoyé sur le site web du STATEC

Amortissements sur base du semestre

Il est admis au Luxembourg  d’amortir un bien à partir du 1er janvier si la date de l’acquisition est avant le 30/06/N et d’amortir le bien sur une durée de 6 mois si celui-ci est acquis entre le 1/07/N et le 31/12/N.

Image Added

Liste de contrôle de l'état récapitulatif

Déclaration TVA annuelle

Nouveau layout 2015

Divers

Recherche sur le nom du compte général

Comme c'est déjà  le cas dans les opérations financières et opérations diverses, la recherche par nom sur le compte général est disponible lors de l'encodage des Achats et des Ventes.

Appuyez sur la barre d'espacement lorsque votre curseur se trouve dans la zone référence des comptes généraux.

Export Excel du bilan interne belge

Lors de l'export Excel du bilan interne belge, 3 onglets sont créés afin de scinder l'actif, le passif et le compte de résultat.

Gestion de la devise du compte donneur d'ordre (Fichiers Hors SEPA)

Si vous avez le même compte donneur d'ordre géré dans plusieurs devises.

Le paiement est forcé dans la devise du compte donneur d'ordre.

Fiches 281.50 imprimées dans la langue du fournisseur

Les fiches 281.50 sont automatiquement imprimées dans la langue du fournisseur (F ou N)

Les fiches sont imprimées dans la langue du dossier si aucun code langue n'est défini au niveau de la fiche du fournisseur.

Liste des comptes généraux avec ou sans analytique 

Impression Historique croisé analytique

L'ordre du tri a été modifié : Zone Ana1 ensuite sur la zone Ana2,  Bookyear + Period + date

Amélioration du temps d'impression de certaines listes en CS/TS

Le fichier File.tmp est généré en local sur le serveur qui exécute WinBooks plutôt que dans le path réseau.

Dans certains environnements la création de ce fichier prenait énormément de temps en raison de la détermination de la taille de ce fichier.

Certaines listes ont donc été adaptées

Historique Périodique Client
Historique Périodique Fournisseur
Historique Périodique Généraux
Statistiques Clients
Journal d'achats
Journal de ventes
Journaux Comptables avec analytiques
Journaux Centralisateurs
Journaux Financiers
Journaux des Opérations Diverses 
Journal Central
Historiques Généraux lettrables
Historique Clients
Historique Fournisseur
Relevé de Compte Client
Relevé de compte fournisseur

Gestion des *** en regard des comptes Hors Bilan du Bilan interne

Le paramètre Afficher des *** en regard des comptes hors bilan interne a été ajouté dans l'onglet Divers des Préférences utilisateurs

Cette option est cochée par défaut. 

Si vous la désactivez, les comptes Hors bilan ne seront plus précédés des *** dans le bilan interne.

Image Added

Export Excel du récapitulatif des rappels

Le récapitulatif des rappels peut désormais être exporté vers Excel

Ce qui a été développé depuis la version 6.0 (Rappel)

Encodage

Affichage du % d'écart de lettrage dans les financiers

Intéressant pour vérifier d'un coup d'oeil si l'écart correspond à un escompte.

Image Added

Recherche des factures ouvertes dans FIN/OD

Type

(Rappel) Vous pouvez effectuer une recherche sur le numéro de la facture. Pour ce faire, tapez le chiffre 4 ou un * dans la zone Type et le numéro de la facture dans la zone Référence. Cette option vous affiche toutes les factures portant ce numéro.

Si vous désirez afficher que les factures encore ouvertes, tapez le chiffre 7 ou un / dans la zone Type et le numéro de facture dans la zone Référence.

Rapports

Paiements non attribués clients / fournisseurs

CODA

Rapprochement des factures clients exclusivement via VCS

Une nouvelle option a été ajoutée dans les paramètres de recherche : Rapprochement des factures clients exclusivement via VCS

• • Cette option, vous permet, lorsqu'elle est cochée, d'effectuer le rapprochement avec les factures clients uniquement lorsque la communication comporte un numéro de VCS correct et existant.
    Dans le cas contraire, aucune recherche n'est effectuée. 
  • Pour rappel, l'option Réconcilier VCS sans autre type de recherche, ne concerne que les communications qui comporte un N° de VCS. Les recherches sont  effectuées pour les autres types de communication.
    
    

Liste des mots clés CODA

Immobilisés

Annulation des amortissements de l'Ex.courant lors d'une cession

Onglet Calcul des amortissements

Image Added

Annulation des amortissements de l'Ex. courant lors d'une cession

• Ce paramètre est coché par défaut. S'il est décoché, les amortissements de l'exercice courant ne seront pas annulés et par conséquent tenus en compte lors du calcul de la +- value de réévaluation .
• Ce paramètre ne peut être modifié si des cessions partielles ont été générées.

Liste de contrôle

Ajout de l'option : Immobilisés avec une date de reprise comprise dans l'exercice sélectionné. 

Fiches 275 et 276 U

Nouveaux taux et nouveaux layouts 2015

CompanyWeb

Intrastat (Fichiers sous format XML Onegate)

Envoi de la déclaration INTRASTAT

Image Added

Cet écran est obtenu après avoir cliqué sur Image Added dans l'écran de déclaration INTRASTAT. Vous avez ici, la possibilité de Image Added ou d' Image Added une liste récapitulative de la déclaration.
En cliquant sur Image Added, le programme vous présente un écran vous demandant de préciser dans quel répertoire vous désirez sauver le fichier de déclaration (Fichier de type XML).
Cliquez sur Image Added pour valider votre choix (par défaut le sous-répertoire INTRASTAT du répertoire WINBOOKS).

Ensuite, un message vous demandant si vous voulez ouvrir le répertoire dans lequel le fichier à été sauvegardé.

Image Added

Accédez ensuite à l'application One Gate de la Banque Nationale où vous aurez la possibilité de charger et de vérifier les fichiers Intrastat que vous avez générés.

Autres législations

Luxembourg

Nouveaux taux de TVA en vigueur au Luxembourg (01/01/2015)

Déclaration TVA périodique (Nouveau Layout 2015)

...

Bilans interne et officiel luxembourgeois (Nouveau Layout 2015)

Mises à jour régulière du FAIA

Divers

Liste des documents de facturation

Uniquement les documents de type "Autres" non regroupés

Lorsque cette option est cochée, seuls les documents de type "Autres" comme les notes d'envoi ou les bons de commande non facturés sont imprimés.

Ajout d'une option pour ne pas imprimer les comptes manquants dans les balances alternatives

Liste des factures fournisseurs bloquées

Cette liste est déjà disponible lorsque VI est activé sous le titre "Liste des factures fournisseurs non approuvées" 

Import Excel

Il est possible d'injecter une opération diverse en reprenant des montants dans les zones Débit ET Crédit pour le même compte (sur la même ligne). 
Objectif : reprendre plus facilement les balances exportées d'autres applications.

• Dans ce cas, le solde est calculé en effectuant la différence entre la colonne débit et la colonne crédit.
• Ce changement implique la modification de certains tests actuels.
  • Si les deux colonnes sont complétées pour un même compte, les montants dans les colonnes Débit et Crédit doivent être positifs.

Ajout de la variable "Référence" dans le paramétrage du texte accompagnant l'envoi par mail.

Le tri et la recherche sur la colonne commentaire de la proposition de paiement

Ajout de la possibilité d'effectuer un transfert d'un fichier de type .txt vers Hannah/HannahLisa (Logiciels de plans financiers et analyses financières) avec sélection de périodes.

Sélection d'une fourchette de période lors du transfert vers First.

Exclusion des fichiers temporaires lors des backup

Ajout d'un index pour améliorer la rapidité de lecture d'un fichier CODA   

Amélioration du temps d'impression des factures et rappels avec Logo

Reprise Expert M (améliorations)

Reprise Expert M

• Si lors d'une reprise, une différence entre les comptes centralisateurs clients/fournisseurs et les comptes clients/fournisseurs est constatée, une imputation sur un compte client 0WBCCUST et/ou sur un compte 0WBCSUPP est comptabilisée afin d'équilibrer la reprise de ces comptes.
  
  
• L'option Sans historique clients/fournisseurs ; si elle est cochée, permet de ne pas reprendre l'historique clients/fournisseurs des années précédentes. Dans ce cas, seul le REOPEN des comptes bilan en période 00 de l'année 1 est repris.
  Les comptes clients et fournisseurs sont remplacés par un seul compte client 0WBCCUST et un seul compte fournisseur et 0WBCSUPP, sur lesquels seront imputés les soldes des comptes centralisateurs
  
  
  
• Si la clôture annuelle n'a pas été effectuée dans ExpertM. Le programme de reprise le signale et donc, le REOPEN dans WinBooks ne peut pas être comptabilisé.
  Vous avez le choix :
  • Soit vous interrompez la procédure de reprise. Le dossier WinBooks est néanmoins créé avec les différents signalétiques sans aucune transaction comptable. 
  • Soit vous continuez :
    • Si l'option Sans historique clients/fournisseurs n'est pas cochée.  L'historique client fournisseur est repris et un REOPEN des comptes individules clients/fournisseurs est créé dans WinBooks. L'écriture de REOPEN est soldée par les comptes clients/fournisseurs 0WBCCUST et 0WBCSUPP. Les écritures des deux exercices courants sont  également reprises.
    • Si l'option Sans historique clients/fournisseurs est cochée. Pas de reprise de l'historique clients/fournisseurs ni de REOPEN. Les écritures des deux exercices courants sont repris.
      
      
• Voici un aperçu de ce qui est repris suivant les différentes options qui se présentent :

  • Clôture effectuée dans ExpertM	Historique clients/fournisseurs repris ?	Historique clients/fournisseurs des années précédentes	REOPEN dans WBC	Ecritures des deux exercices courants repris
    NON	OUI	Historique repris	Uniquement clients et fournisseurs + comptes d'équilibre 0WBCCUST et 0WBCSUPP	OUI
    NON	NON	Historique pas repris	Pas de REOPEN	OUI
    OUI	OUI	Historique repris	REOPEN de tous les comptes + si nécessaire, comptes d'équilibre 0WBCCUST et 0WBCSUPP	OUI
    OUI	NON	Historique pas repris	REOPEN des comptes bilan. Le solde des comptes centralisateurs client est imputé sur le compte 0WBCCUST et le solde des comptes centralisateurs fournisseur est imputé sur le compte 0WBCSUPP.	OUI