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Après traitement OPTIMUM ou PREMIUM, certaines zones pourraient ne pas avoir été reconnues.
Deux cas peuvent se présenter pour lesquels il sera nécessaire d'intervenir et d'opérer des modifications dans Virtual Invoice :
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Dans le cas du processing confié au service Premium, le service est garanti à 100% : plus aucune erreur n'est possible. Si, d'aventures, vous constatiez qu'il subsiste une erreur, vous contestez et ne payez pas pour la facture litigieuse.99%. |
- le document scanné est de mauvaise qualité (lisibilité, document manuscrit - note de restaurant -, document déchiré, chiffonné, traces d'agrafe, etc.) : vous pouvez vérifier le contenu du texte reconnu par Virtual Invoice en passant en mode OCR en double-cliquant sur le bouton gauche de votre souris jusqu'à obtenir
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Ce qui est intéressant, c'est que les informations de masque (la position de la zone) est sauvegardée pour la prochaine fois. La reconnaissance s'améliore donc de jour en jour ! Pour pouvoir sauvegarder ces informations de masque, Virtual Invoice doit évidemment avoir identifié le fournisseur l'émetteur de la facture: soit par son numéro de TVA ou d'entreprise, soit par ses comptes bancaires, soit par une clé supplémentaire. Si l'identifiant est illisible, il est clair que ni Virtual Invoice, ni l'utilisateur ne sont susceptibles de relier le document au fournisseur (ou client).
Si aucun identifiant valable n'a été trouvé, il est possible de définir une clé unique identifiant ce fournisseur (ou client) : choisissez un libellé caractéristique unique pour ce fournisseur (numéro de téléphone, numéro de Siret pour un fournisseur français, etc.) et dans la fenêtre RÉSULTAT OCR, sauvez cette information en tant que CLÉ FOURNISSEUR (ou client).
A l'inverse, si plusieurs numéros de TVA Fournisseurs ont été trouvés sur une facture, il faut indiquer au programme lequel est le bon. Virtual Invoice vous proposera une liste de numéros de TVA, complétée de la raison sociale qu'il aura été chercher sur internet.
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C'est également pour cette raison qu'il faut indiquer au départ dans les paramètres du dossier le numéro de tvad'entreprise. De cette manière, comme il y a toujours le numéro de TVA de l'émetteur de la facture et celui du destinataire, Virtual Invoice est à même d'éliminer le numéro du destinataire (correspondant à celui du dossier dans le cas du traitement des factures d'achat) |
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cette Cette phase de correction peut tout à fait se dérouler pendant l'encodage des documents dans votre comptabilité. Il n'est absolument pas obligatoire de corriger les éventuelles erreurs de reconnaissance après le traitement OCR. |
