Page History
...
| Warning |
|---|
De hyperlink in de mail werkt niet in een Terminal Server omgeving wanneer het beheer van de e-mails lokaal geïnstalleerd is. U dient uw sessie eerst te openen. Voor meer informatie hieromtrent, gelieve contact op te nemen met uw verdeler. Wanneer de facturen zich op een eenheid op afstand bevinden, toegankelijk via FTP, is het mogelijk dat er een zekere vertraging zich voordoet, alvorens alle goed te keuren facturen lokaal zijn binnengelezen. Maar van zodra de eerste documenten toekomen, kunt u reeds beginnen werken! |
Het is mogelijk dat reeds door u goedkeurde facturen zich nog in uw map bevinden, maak u geen zorgen, dit wil zeggen dat de verantwoordelijke van de goedkeuringen nog geen goedkeuringsantwoorden heeft verzameld.
...
Zoals hieronder weergegeven, volstaat het om de menu van de stempels af te gaan en ofwel de stempel 'Approved' of 'Rejected' te kiezen. Ingeval van een stempel Rejected, zal een dialoogvenster u vragen om een commentaar in te vullen, om de reden van verwerping toe te lichten. 
| Note |
|---|
Indien uw stempels nog niet beveiligd zijn met een paswoord, zal Virtual Invoice systematisch vragen om dit te doen. |
...
In plaats van de volledige betaling van een factuur te blokkeren, is het mogelijk om een gedeeltelijk bedrag goed te keuren. Hiervoor volstaat het om een goedkeuringsstempel te plaatsen en via de rechtermuisklik de optie 'Gedeeltelijk bedrag', zoals hieronder aangegeven, en 'Toevoegen' te selecteren.
Van zodra het bedrag is ingevuld, wordt de stempel aangepast en het goedgekeurde bedrag rechts in de stempel geplaatst.
Tenslotte, wanneer de beheerder van de goedkeuringen de antwoorden verzamelt, zal het gedeeltelijk goedgekeurd bedrag in aanmerking worden genomen. Dit bedrag wordt tevens in aanmerking genomen tijdens het aanmaken van het voorstel voor de overschrijvingen leveranciers.
...
Virtual Invoice biedt u de mogelijkheid om commentaren, die zeer handig kunnen zijn voor het vervolg in het goedkeuringsproces of voor de boekhouder van de factuur, toe te voegen. Hiervoor selecteert u eenvoudigweg het icoon "Notes" in de menu, vervolgens tekent u een rechthoek en typt u uw tekst. Indien u deze nota wenst aan te passen, volstaat het om hierop te dubbelklikken en kunt u deze tekst aanpassen.
Tenslotte, is het mogelijk om bijlagen, bewijsstukken aan facturen, die u hebt goedgekeurd of verworpen, toe te voegen. Hiervoor selecteert u de betrokken factuur in de documentenlijst en via een rechtermuisklik kiest u 'In bijlage toevoegen' of maakt u gebruik van de sneltoets F5 . Het dialoogvenster stelt u verschillende mogelijkheden voor.
- Geef de weg aan waar het document zich bevindt (Ex: c:\myDocuments\rapport_123.pdf).
- U kunt eveneens de bijlagen scannen vanuit Virtual Invoice. Voor meer informatie, raadpleeg het hoofdstuk Het scannen van de documenten.
- Het is mogelijk een bijlage toe te voegen die afkomstig is van het klembord. Een voorbeeld: ik ontvang een mail met een PDF bestand in bijlage, ik selecteer het aangehechte stuk en druk op 'Kopiëren'. Deze laatste bevindt zich op het klembord van Windows en zal vanaf dan als bijlage aan mijn factuur kunnen worden toegevoegd.
Eens uw keuze gemaakt, worden de bijlagen automatisch toegevoegd als extra pagina's van de factuur. Zie hieronder het voorbeeld van het resultaat in de documentenlijst.
| Info |
|---|
Elk commentaar of de door u toegevoegde bijlage(n) kan of kunnen zichtbaar zijn voor eventuele volgende ondertekenaars. Hier wordt speciaal aandacht aan besteed in het hoofdstuk Goedkeuringen en aanmaningen inzamelen. |
...
| Tip |
|---|
Indien de analytische boekhouding in dit dossier wordt beheerd, dan hebt u de mogelijkheid om analytische gegevens in te vullen. Voor meer informatie, raadpleeg het hoofdstuk De analytische stempel. |
...
