Page History
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Dans le cas de factures multi-pages, il est important de vérifier que les suites de factures, ou les justificatifs, se présentent directement après la 1ère page de facture. C'est bien l'ordre naturel, mais si ce n'était pas le cas et que vous scannez les pages dans le désordre, bien que Virtual Invoice vous donne la possibilité de réorganiser les pages, vous aurez plus de difficulté à les regrouper et les retrouver.
Apposez éventuellement un cachet
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Ce cachet reflètera l'ordre dans le classeur papier. Ce numéro de suite est donc un indice de classement dans l'archive papier (le classeur), et n'a donc rien à voir avec un numéro d'ordre d'encodage (numéro de pièce comptable) dans le journal comptable. Il n'est pas nécessaire sur les suites de facture qui sont toujours classées directement après la page principale. Pour en plus grouper automatiquement les factures et leur suite, utilisez le cachet spécial (voir Groupage des documents multi-pages) : sur la 1ère page des factures uniquement.
Ceci vous permettra de retrouver rapidement l'archive papier quand vous visualisez le document à l'écran : le numéro (en fait la place de l'original papier dans le classeur de rangement) apparaît à l'écran.
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Ce numéro d'ordre à apposer sur l'original papier n'est pas obligatoire et vous permet simplement de retrouver plus rapidement l'original papier. Si vous utiliser Le scanning certifié ou intègre, il n'est plus nécessaire de maintenir le lien avec l'archive papier, et donc ce numéro d'ordre n'est plus nécessaire. |
| Info |
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Il n'est pas indispensable de classer au préalable les documents par ordre chronologique : vous pourrez demander à Virtual Invoice après le processing et avant l'encodage comptable, de les Trier par ordre chronologique. |
| Info |
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Si vos documents proviennent d'un classeur dans lequel ils sont classés par ordre chronologique avec la plus ancienne facture en dessous et que vous les introduisez dans le scanner selon cet ordre, c'est le document du dessus du lot, donc le plus « récent », qui sera scanné le premier. Or, on encode toujours le plus « ancien » document en premier. Il convient donc d'inverser l'ordre des feuilles. Il n'est pas nécessaire de le faire avant le scanning. Il existe une fonction Inverser l'ordre des documents: le dernier document de la sélection (le plus vieux) apparaîtra désormais en premier lieu, et ainsi de suite. |
Pour un commentaire approfondi sur cette question, voyez la Discussion sur la numérotation des pièces scannées comptabilisées
| Warning |
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Ce cachet numéroteur n'est plus distribué par WinBooks car il est remplacé par le cachet QR Code. Toutefois, le cachet numéroteur peut encore être exploité par les utilisateurs le possédant. |
Apposez éventuellement un cachet QR Code sur les premières pages des factures
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