Virtual Invoice stelt u enkele nuttige functies voor om uw facturen te annoteren.

• Met een stempel, kunt u bij voorbeeld een dringende status toevoegen aan een factuur, maar eveneens deze gebruiken om facturen goed te keuren (digitale handtekening).
• Met de memo, kunt u een nota toevoegen: bijvoorbeeld 'Opgelet, niet betalen wegens niet conform aan de bestelling'.  
• Met de markeerstift, kunt u de aandacht trekken op een bepaalde vermelding.

Om een stempel te plaatsen:

 

Virtual Invoice biedt u er standaard een aan: een stempel met als titel «Dringend».

U kunt deze gewoonweg op het document plaatsen door op het bijhorende icoon te drukken. 

Per default wordt de gekozen stempel in de rechterbovenhoek van het document geplaatst, maar u kunt deze plaats natuurlijk veranderen. Het volstaat om erop de klikken en hem te verplaatsen. Virtual Invoice vermeld de datum en het uur van de stempel, evenals diegene die hem geplaatst heeft. Dit laatste is een optie (VENSTERS/OPTIES/STEMPELS/DE INFORMATIE VAN DE STEMPELS AUTOMATISCH WEERGEVEN).

Om een memo te bewaren:

Het scherm voor het toevoegen van een memo is vereenvoudigd in zijn structuur. Daarnaast is het nu mogelijk om de inhoud van een terugkerende memo te behouden om er een herbruikbare standaardtekst van te maken voor toekomstige memo's.

Klik op het icoonvoor het toevoegen van een memo.

Het potlood-icoon dat verschijnt, laat u toe om de gewenste plaats op de factuur aan te duiden (rek de rechthoek uit).  

Er verschijnt een venster waar u de tekst van de memo kan typen en deze tekst eveneens kan bewaren onder de vorm van een template.
Typ vervolgens de tekst van de memo.

 

Opmerking: de variabelen% d en% t worden gebruikt om de datum en tijd van de memo vast te leggen.

Met een bewaarde memo:

Om een ​​opgeslagen bericht te maken, opent u een memo, codeert u uw tekst en klikt u op de knop 'Bewaren'.

  

Van zodra de verschillende templates aangemaakt zijn, kunt u deze selecteren via de afrolmenu in het bovenste gedeelte van het venster:

  

Om een bewaarde memo te wissen, selecteert u deze in de afrolmenu en klikt u op "Wissen".

  

Om een memo te verwijderen, klik met de rechtermuisknop op de memo en selecteer 'Wissen'.

Met de rechtermuisklik op de memo, hebt u eveneens toegang tot een contextuele menu, die u toelaat om het visuele aspect van uw memo te wijzigen, zoals de kleur of de teksteigenschappen:

Om een woord of een paragraaf te markeren:

Klik op het icoon en

rek de rechthoek uit en omkader het woord, de paragraaf of de groep lijnen. 

De selectie vertoont een achtergrond in de geselecteerde kleur.  De eigenschappen kunnen nadien gewijzigd worden: grootte, kleur, positie, ... net zoals voor de memo's en de stempels.