Bij het inboeken van een aankoopfactuur die bijvoorbeeld betrekking heeft op verzekeringen, is het mogelijk om deze kosten rechtstreeks over meerdere periodes of over 2 boekjaren te verdelen.
Hoe hierbij tewerk gaan?
- Maak een dagboek diverse posten aan van het type 'Dagboek spreidingen'.
- Vul dit dagboek van het type 'Dagboek spreidingen' en een regularisatierekening in het menu Instellingen - Configuratiescherm - Algemene boekhouding - Instellingen Automatische Diverse Post in:
- tabblad Spreiding kosten /opbrengsten
Activeer de optie en sla uw instellingen op.
Herstart WinBooks on Web.
3. Vink voor elke algemene rekening die in aanmerking komt voor het spreiden van kosten of opbrengsten, het vakje 'Te verdelen (Te spreiden)' aan.
Wanneer u een vervaldatumbericht voor een brandverzekering inboekt, krijgt u bij het opslaan van deze factuur een spreidingstabel te zien.
U kunt dan uw spreidingstype kiezen en een periode of een startdatum voor de spreiding invullen, of zelfs een reeks periodes, afhankelijk van het gekozen type spreiding.
De keuzes van de verschillende spreidingsmethodes zijn:
- Spreiding over twee boekjaren in verhouding tot het aantal maanden
- Spreiding over twee boekjaren in verhouding tot het aantal dagen
- Maandelijkse spreiding (met een maximum van 12 maanden)
Bewaar vervolgens de spreiding en de verschillende diverse verrichtingen worden onmiddellijk in elke periode geboekt.
Als het volgende boekjaar nog niet open is, worden de spreidingsboekingen opgeslagen in een wachtbestand. Deze boekingen zullen automatisch worden geregistreerd wanneer het volgende boekjaar wordt geopend.
Het gebruikte dagboek van de spreiding kan niet door de gebruiker worden gewijzigd. Het is vergrendeld.
Als een factuur die aanleiding geeft tot een spreiding moet worden gewijzigd, moet u de factuur eerst verwijderen en opnieuw inboeken.
De iconen 
in de kop van de aankoopfactuur geven aan dat de factuur is gespreid en vergrendeld.
Als u een factuur verwijdert die de bron is van een spreiding, wordt de spreiding samen met de factuur verwijderd. Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven.
Hoe kan ik de spreiding van de kosten van een factuur zien?
Het is mogelijk om de spreiding van kosten te bekijken via het menu Tools - Boekhouding - Visualisatie spreiding kosten / opbrengsten.
Vul hiervoor volgende informatie in de kop van het venster in:
- het boekjaar
- het gebruikte dagboek
- de periode
- het documentnummer
Klik vervolgens op de knop
.
De spreiding van de kosten is ook zichtbaar door op rechtstreeks op het icoon
in de aankoopfactuur te klikken.
Met de knop 
, wist u de volledige spreiding van het gekozen document. Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven.
Voorbeelden van de spreiding van kosten volgens de 3 voorgestelde methodes
Methode 1: maandelijkse spreiding
Voor een kost van 12.000 euro op datum van 15/03/2021 op de rekening 613501.
Maandelijkse spreiding van 03/2021 tot 02/2022
12 diverse posten worden gegenereerd in het dagboek SPREID (De eerste diverse post om de totale kost tegen te boeken en een eerste spreiding van de kosten. Vervolgens 11 diverse posten voor de verdere spreiding van de kosten.)
DPSPREID 21030001: D rekening 490000 12.000 EUR à C rekening 613501 12.000 EUR (volledige tegenboeking van de kosten)
DPSPREID 21030001: C rekening 490000 1.000 EUR à D rekening 613501 1.000 EUR (in maart 2021)
DPSPREID 21040001: C rekening 490000 1.000 EUR à D rekening 613501 1.000 EUR (in april 2021)
...
DPSPREID 22020001: C rekening 490000 1.000 EUR à D rekening 613501 1.000 EUR (in februari 2022) → Jaar 2
Methode 2: Spreiding over 2 boekjaren in verhouding tot het aantal dagen
Voor een kost van 12.000 euro op datum van 15/03/2021 op de rekening 613501.
Spreiding over de twee boekjaren naar rato van het aantal dagen vanaf 15/03/2021
2 diverse posten worden gegenereerd in het dagboek SPREID (De eerste diverse post om de totale kost tegen te boeken en de spreiding van de kosten van het lopende boekjaar voor zijn rekening te nemen, en een tweede diverse post voor de spreiding van het saldo van de kosten van het volgende boekjaar.)
DPSPREID 21030002: D rekening 490000 voor 12.000 EUR à C rekening 613501 voor 12.000 EUR (volledige tegenboeking van de kosten)
DPSPREID 21030002: C rekening 490000 voor 9.600 EUR à D rekening 613501 voor 9.600 EUR (12000 x 292/365)
DPSPREID 22010002: C rekening 490000 voor 2.400 EUR à D rekening 613501 voor 2.400 EUR (12000 x 73/365)
Methode 3: spreiding over 2 boekjaren in verhouding tot het aantal maanden
Voor een kost van 12.000 euro op datum van 15/03/2021 op de rekening 613501
Spreiding over de twee boekjaren in verhouding van het aantal dagen vanaf maart 2021
2 diverse posten worden gegenereerd in het dagboek SPREID (de eerste diverse post om de totale kost tegen te boeken en de spreiding van de kosten van het lopende boekjaar voor zijn rekening te nemen, en een tweede diverse post voor de spreiding het saldo van de kosten van het volgende boekjaar)
DPSPREID 21030003: D rekening 490000 voor 12.000 EUR € à C rekening 613501 voor 12.000 EUR (volledige tegenboeking van de kosten)
DPSPREID 21030003: C rekening 490000 voor 10.000 EUR à D rekening 613501 voor 10.000 EUR (12.000 x 10/12)
DPSPREID 22010003: C rekening 490000 voor 2.000 EUR à D rekening 613501 voor 2.000 EUR (12.000 x 2/12)
Wanneer u een spreiding maakt in een boekjaar dat nog niet bestaat, omdat u deze nog niet hebt geopend, worden de spreidingsboekingen voor dit boekjaar in een wachtbestand opgeslagen. Bij het openen van dit nieuwe boekjaar worden deze boekingen automatisch overgenomen.
