Lien d'un document durant l'encodage

Cliquez sur le bouton dans la partie droite de Virtual Invoice afin d'uploader vos documents sur le DEP.

Sélectionnez les documents à télécharger dans l'arborescence de votre disque dur 

Une fois l'upload terminé, le gestionnaire des tâches indique (Réalisé), vous pouvez à présent refermer cette fenêtre

Les 2 factures sont à présent visibles dans la partie centrale et droite de Virtual Invoice. 

Uploadez de la même manière tous les documents comptables que vous désirez utiliser lors de vos encodage dans l'application WinBooks On Web.

Une fois vos documents uploadés dans l'écran Virtual Invoice, vous pouvez démarrer l'encodage de vos pièces comptables directement dans la partie gauche de l'écran Virtual Invoice.

Lorsque le solde de votre document sera balancé, cliquez simplement sur afin de sauvegarder votre document dans votre facturier d'Achats. Votre facture en format PDF sera dès lors attaché à votre écriture comptable dans votre facturier d'achat.

L'encodage de la pièce comptable dans Virtual Invoice est similaire à l'encodage dans un facturier (achat/vente) si ce n'est que l'écran d'encodage est proposé ici de manière verticale.

Si le signalétique fournisseur contient déjà des informations par défault (compte d'imputation et code TVA ou dictionnaire), il ne vous reste plus qu'a indiquer les dates et le montant.


L'écran Virtual Invoice bascule automatiquement au document suivant, la facture scannée de votre fournisseur Mobile disparaît de l'écran Virtual Invoice (A comptabiliser) et le scan suivant apparaît.

Vérifiez bien que lors de l'upload des documents dans Virtual Invoice vous ayez bien sélectionné le bon journal dans la partie droite (A comptabiliser)

Cliquez sur  pour modifier le type et le code du journal dans lequel vous désirez comptabiliser vos opérations

Où est passé le document attribué à la pièce comptable ?

Si vous cliquez à présent sur le bouton  vous pourrez accéder aisément aux Archives de Virtual Invoice et visualiser ainsi les documents qui ont déjà été traités par ce module.

Visualisation de la pièce attachée à l'écriture comptable dans les historiques du tiers

La présence d'un document en provenance de Virtual Invoice dans les historiques est symbolisée par l'icône . Cet icône se retrouve au niveau de l'historique

du tiers ainsi qu'au niveau de l'historique des comptes généraux mouvementés. Cliquez sur cet icône afin de visualiser le scan du document.

Lien d'un document à postériori

Si vous souhaitez lier des documents à des écritures comptables déjà encodées, uploadez vos documents comme expliqué plus haut. Veillez à organiser correctement

vos documents sur le bureau Virtual Invoice afin de faire coïncider ceux-ci avec la séquence de votre journal déjà encodé dans WinBooks On Web et ce en effectuant tout simplement un 'drag and drop' de vos documents vers la position désirée dans la liste.

Cette fonctionnalité est généralement utilisée lorsque l'on démarre le module Virtual Invoice en cours d'exercice et que l'on désire rattacher les pièces scannées aux documents comptables déjà encodés dans la comptabilité

 

Sélectionnez votre document sur le bureau Virtual Invoice, cliquez ensuite sur le bouton 

Indiquez le journal et le n° de document auquel vous désirez attacher le document scanné ou utilisez le bouton .

Cliquez enfin sur  afin d'attacher votre document scanné à l'écriture comptable. procédez de même pour les autres documents.

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