Pour une bonne gestion des clients débiteurs il est indispensable de tenir à l'œil les postes échus et ceux qui vont arriver à échéance : l'échéancier, que vous pouvez consulter à l'écran ou imprimer vous offre cette information. Vous pouvez à tout moment envoyer des rappels de paiement aux clients en retard de paiement. La date d'échéance d'une facture est le critère qui permet à WinBooks On Web de déterminer si un client est en retard de paiement et de le reprendre sur la liste d'envoi des rappels. Vous pouvez aussi ajouter d'autres paramètres tels que le solde échu minimal, ou le délai entre deux rappels. Enfin, suivant vos habitudes de travail vous pouvez reprendre sur le rappel uniquement les postes échus ou tout l'extrait de compte du client.
Afin de disposer d'une vue fiable des postes ouverts échus, il est nécessaire d'encoder au préalable tous les financiers et de lettrer systématiquement les factures et leurs paiements. Sans lettrage correct, pas de rappel correct.
Dans WinBooks On Web, la gestion des rappels s'effectue en trois étapes :
- Paramétrer la gestion des rappels
- Générer une proposition de rappels
- Envoyer par mail ou imprimer les rappels
Vous pouvez également décider de paramétrer des fonctionnalités plus avancées pour l'envoi des lettres de rappels. Ce paramétrage n'est pas obligatoire pour l'utilisation du module mais permet de profiter pleinement des capacités de relances de WinBooks On Web.
Comme par exemple , paramétrer le calcul des rappels de façon à tenir compte d'intérêts moratoires et/ou de frais considérés comme administratifs, ou encore, gérer l'historique de l'envoi des rappels.
Les rappels peuvent également être envoyés à partir de la fiche d'un compte client.
