L'objectif de ce module Automate est d'exécuter, à l'aide de différents services, une série de tâches en arrière-plan. Tâches telles que le téléchargement automatique des documents dans Virtual Invoice, l'injection automatique des fichiers CODA en provenance de vos banques, l'injection automatique des fichiers SODA en provenance des secrétariats sociaux ou l'envoi automatique des données vers WinBooks View.
Il n'est donc plus nécessaire par exemple, d'injecter manuellement les fichiers CODA un à un dans chaque dossier. Ils sont automatiquement injectés dans tous les dossiers pour lesquels l'automatisation de l'injection des fichiers CODA a été activée.
Le module Automate doit être activé au niveau de votre licence WinBooks On Web, votre dossier doit également posséder un WinBooks ID.
Activation du module Automate dans le dossier
Paramètres - Panneau de configuration - Paramètres du dossier - Option du dossier - Onglet Modules
Cochez la case relative à l'activation du module Automate, cliquez ensuite sur le bouton 
L'activation d'un module dans le panneau de configuration nécessite des droits administrateur
Comment accéder à l'automate ?
Une fois le module activé au niveau du dossier, l'automate est accessible via le menu Outils - Comptabilité - Automate
Configuration des différents automatismes
Gérer les fichiers coda
Cochez cette case afin de gérer les automatismes liés aux codas
Encodage
Injection automatique
Dans le cadre d'une injection automatique, l'utilisateur aura la possibilité d'injecter automatiquement son (ses) fichier(s) coda soit de manière journalière soit avec un délai de x jours.
Si l'utilisateur utilise la solution Codabox en liaison avec l'application WinBooks On Web, les fichiers coda seront directement téléchargés à partir des serveurs de Codabox, dans le cas contraire, il revient à l'utilisateur d'alimenter lui-même le répertoire qu'il utilise habituellement et d'y déposer ses fichiers coda. Dans les 2 cas de figures exposés, il suffira ensuite de cliquer sur le bouton 
afin d'injecter automatiquement les fichiers coda dans les financiers du dossier.
Journalier
Cochez cette option afin d'injecter vos codas de manière journalière
Avec un délai
Cochez cette option afin d'injecter vos codas avec un délai de x jours (à spécifier par l'utilisateur)
A la demande
Cochez cette option afin d'injecter vos codas à la demande
Injecter jusqu'à
Cochez cette option afin d'injecter vos codas jusqu'à une date spécifique (à déterminer par l'utilisateur). WinBooks On Web vérifiera dans ce cas de figure si les fichiers coda ont bien une date inférieure à la date spécifiée. Si tel n'est pas le cas, les fichiers coda postérieurs à la date spécifiée ne seront pas injectés dans les financiers.
Gérer les fichiers de salaires
Cochez cette option afin d'injecter automatiquement les fichiers de salaires en provenance de votre secrétariat social. Les fichiers soda doivent avoir été déposés préalablement par l'utilisateur dans le répertoire habituel
En cas de demande d'injection automatique, les fichiers coda et les fichiers soda sont injectés dans les dossiers à 05h00 AM
Gérer les backup View
Cochez cette case afin de gérer l'exportation automatique de votre dossier vers l'application WinBooks View.
L'envoi automatique du backup View nécessite au préalable une 1ère exportation du dossier comptable vers l'application WinBooks View.
Fréquence
Définissez la fréquence de l'envoi de votre backup.
Chaque jour
Le backup de votre dossier comptable sera envoyé chaque jour à l'application WinBooks View
Chaque semaine
Le backup de votre dossier comptable sera envoyé une fois par semaine à l'application WinBooks View. Dans ce cadre, veuillez spécifier le jour de l'envoi.
Comment l'utilisateur peut-il visualiser le statut de l'automate ?
Les différents statuts de l'automate et des automatismes générés sont visibles dans la barre des menus.
Ils sont symbolisés par des codes couleurs et un tooltip explicatif lorsque l'utilisateur passe sa souris sur le carré de couleur
Statut de l'automate | |
|---|---|
| Indique qu'aucune tâche n'a été exécutée |
| Indique qu'une (ou plusieurs) tâche(s) ne s'est (sont) pas correctement déroulée(s) |
| Indique qu'une (ou plusieurs) tâche(s) demande(nt) votre attention |
| Indique le nombre de documents traités et que tout c'est bien déroulé |
Historique automate
L'historique des tâches effectuées par l'automate est accessible par le menu Outils - Comptabilité - Historique automate
Type
Sélectionnez dans le menu déroulant le type de tâches que vous désirez visualiser
- Tous
- Coda
- Salaires
- Codabox
Statut
Sélectionnez dans le menu déroulant le statut des tâches que vous désirez afficher
- Tous
- À traiter
- Avertissement
- Erreur
- En cours de traitement
- Traité
- Erreur lors du traitement
Lire
Sélectionnez dans le menu déroulant les fichiers
- Tous
- Lu
- Non lu
De...A....
Sélectionnez dans les menus déroulant une date de...à...
Les boutons | |
|---|---|
| Marque tous les enregistrements cochés dans la grille comme étant lu |
| Marque tous les enregistrements cochés dans la grille comme étant non lu |
| Ferme la fenêtre historique de l'automate |
| Sélectionne tous les enregistrements de la grille |
| Désélectionne tous les enregistrements de la grille |
