Wanneer u een fiduciaire partner bent van CODABOX, moet u voor het bekomen van de bestanden CODA, SODA en geassocieerde pdf's van uw klanten een mandaat aanvragen bij CODABOX.

Deze mandaataanvraag werd vergemakkelijkt en kan vanuit het boekhouddossier van uw klant.

Hiervoor moet u vooraf TOKENS (toegangscodes) bekomen bij CODABOX.

Bewaar vervolgens deze code(s) in de menu Dossier-Overzichtstabel - Automate/Algemene configuratie van WinBooks. 

Dit gedeelte van de menu is beveiligd door de administratorcode. 

Voor het verkrijgen van mandaten is alleen de 'Mandates token' vereist.

Deze token is uniek per licentie, dus uniek voor een fiduciaire.


Na het bevestigen van deze code(s), hebt u toegang tot een nieuwe menu, met name Dossier/Mandaten CODABOX. 

Naast het invullen van de volledige gegevens van het dossier waarin u zich bevindt, zal de lijst met de bankrekeningen en eventueel de sociale secretariaten getoond worden.


Als het bankrekeningnummer waarvoor u een mandaat wilt bestellen niet aanwezig is, kunt u rechtstreeks vanuit dit venster het financiële dagboek aanmaken door op te klikken


Alvorens een mandaat aan te vragen, zorg ervoor dat de gegevens van de onderneming goed zijn ingevuld, voornamelijk de naam van het bedrijf en het ondernemingsnummer.

 

Zoals u kunt merken is het statuut 'Actief' voor de reeds bekomen bank- en sociale mandaten. 

Om een mandaat aan te vragen, selecteer de bankrekening of het sociale secretariaat en klik op 'Bestellen [F9]' . De status verandert vanaf dan in 'In afwachting'.

CODABOX zal uw aanvraag behandelen, contact opnemen met uw klant, zijn bank of zijn sociaal secretariaat. Van zodra het mandaat geaccepteerd is, zal de status veranderen in 'Actief'.

De verschillende mogelijke CODA-statussen zijn:
  • Aan de gang: u hebt uw bestelling geplaatst, zij wordt naar Codabox verzonden.
  • Voorbehandeling: de aanvraag van de fiduciaire is in behandeling.
  • Voorbereid: het mandaat volgt de administratieve afhandeling zoals overeengekomen tussen de fiduciaire en Codabox.
  • Online beschikbaar: het mandaat is beschikbaar op Mycodabox.
  • Naar de klant verzonden: het mandaat is door de post naar de klant van de fiduciaire verzonden.
  • Naar de bank verzonden: het mandaat is door de klant getekend en naar de bank verzonden voor validatie en activatie.
  • Actief: het mandaat is actief.
  • Gearchiveerd: het mandaat is gearchiveerd.
  • Probleem: ofwel heeft CodaBox uw aanvraag niet kunnen behandelen wegens het ontbreken van informatie, ofwel heeft de bank het mandaat geweigerd. De fiduciaire zou informatie hieromtrent moeten hebben ontvangen.
  • Ontbrekend: een bankrekening waarvoor de fiduciaire een mandaat heeft maar waarvoor de dagboekcode in WinBooks niet werd gevonden.


De verschillende mogelijke SODA-statussen zijn:
  • Niet ondertekend: het mandaat werd besteld, maar er zijn geen getekende CODA-mandaten.
  • In afwachting: de aanvraag van de fiduciaire is in behandeling.
  • Actief: het mandaat is actief.
  • Gearchiveerd: het mandaat is gearchiveerd.
  • Probleem: ofwel heeft CodaBox uw aanvraag niet kunnen behandelen wegens het ontbreken van informatie, ofwel heeft de bank het mandaat geweigerd. De fiduciaire zou informatie hieromtrent moeten hebben ontvangen.
  • Ontbrekend: een bankrekening waarvoor de fiduciaire een mandaat heeft maar waarvoor de dagboekcode in WinBooks niet werd gevonden.

De toegang tot deze menu kan beveiligd worden voor wanneer u niet alle gebruikers toegang wenst te geven.


  • No labels