Door te werken met statuten kunt u de documentenstroom beter opvolgen. Bijvoorbeeld: lopende, aanvaarde of verworpen offertes, openstaande, deels of volledig geleverde bestellingen, te factureren of gefactureerde verzendingsnota's, af te drukken, afgedrukte of geboekte facturen.

Inhoud pagina:

De software beheert zelf een aantal statuten, maar u kunt ook eigen statuten definiëren, door de bestaande statuten een andere code te geven of door nieuwe statuten toe te voegen.

Wij raden u aan om te vertrekken met de voorgedefinieerde statuten en die aan te vullen met nieuwe statuten waar uw werkwijze dit vereist.

Zie ook de algemene parameters van documenten.

Werkwijze

Activeer het beheer van de statuten via Dossier > Instellingen > Algemene parameters, tabblad 'Documenten', optie 'Werken met statuten'.

Via de knop kunt u verhinderen dat een document dat een statuut heeft, gewist kan worden.
Haal de standaardstatuten op via Dossier > Instellingen > Statuten, door op de knop te klikken.

Het is aan te raden om te beginnen met het aanmaken/configureren van deze statussen, waar vervolgens naar verwezen kan worden bij het aanmaken/configureren van dagboeken.
Definieer het beginstatuut van de documenten (door toevoeging of omzetting) voor de dagboeken waarin u met statuten wilt werken via Dossier > Instellingen > Dagboeken, tabblad 'Algemeen'.
In het voorbeeld hierboven, zal een nieuwe factuur of een factuur gegenereerd op basis van een verzendingsnota het statuut GE (gegenereerd) krijgen.

Statuten definiëren

Toegankelijk via het menu Dossier > Instellingen > Statuten.

Parameter	Beschrijving
Type dagboek	Begin met het selecteren van het type dagboek (document) waarvoor u de statuten wilt definiëren of raadplegen.
Code	Dit is de code die u aan het statuut toekent. Om een nieuw statuut toe te voegen, moet u op de knop klikken. Het codeveld wordt toegankelijk.
Verplicht statuut	Momenteel wordt deze optie niet ondersteund.
Standaard statuut	Als u een statuut definieert die overeenkomt met een standaardstatuut voor het dagboektype, moet u de koppeling via dit veld maken.
	Deze knop wordt gebruikt om de standaardstatuten (= voorgedefinieerd) op te halen voor het huidige documenttype of voor alle documenttypes.
Omschrijving	Het aantal omschrijvingen hangt af van de algemene parameter Werktaal (tabblad Adresgegevens).
	De knoppen Eerste, Vorige, Volgende en Laatste , waarmee u kunt navigeren tussen de statuten van het geselecteerde dagboek. De knop Zoeken geeft de lijst met statuten weer en stelt u tegelijkertijd in staat om de volgorde van de statuten (de chronologie) te wijzigen. Klik op het statuut om van plaats te veranderen en sleep deze naar de juiste plaats. Als u op de knop klikt, gaat u naar de toevoegmodus. Wanneer u uw boeking opslaat, biedt Logistics vervolgens aan het volgende statuut toe te voegen, totdat u de toevoeging verlaat. Voor de 'Prijsaanvragen van klanten' zijn er bijvoorbeeld geen vooraf gedefinieerde statuten. U kunt statuten OK, KO en WT (in afwachting) aanmaken, ... U moet het type dagboek selecteren (vb. Prijsaanvraag klant), een code toe te kennen (vb. OK), een of meerdere omschrijvingen afhankelijk van het aantal talen (vb. Aanvraag behandeld, Aanvraag niet behandeld, Aanvraag in behandeling) en opslaan via de overeenkomstige knop. Aangezien er geen vooraf gedefinieerde statuten zijn voor prijsaanvragen, kunt u uw status niet koppelen aan een vooraf gedefinieerd statuut.

Documenten invoeren

Bij het invoeren van een document in een dagboektype waarvoor u een beginstatuut gedefinieerd hebt, wordt dit statuut automatisch ingevuld. U kunt dit wijzigen als dit nodig is.

Statuten van de verzendingsnota's

Over het algemeen is het statuut OP (Open) het beginstatuut.

Bij de omzetting van een verzendingsnota naar een factuur, krijgt de verzendingsnota automatisch het statuut IN (Invoiced).

Het statuut TI (To invoice) wordt niet automatisch toegekend: u zou dit statuut bijvoorbeeld kunnen toekennen op het ogenblik dat u een verzendingsnota gecontroleerd hebt en dus klaar is om te worden gefactureerd.

Afdrukken

U zou dit statuut TI ook kunnen koppelen aan het afdrukken van een verzendingsnota. Een verzendingsnota met statuut OP krijgt bijvoorbeeld het statuut TI bij het afdrukken.

Dit wordt gedefinieerd in het tabblad 'Afdrukken' van het dagboek:

Wanneer u de verzendingsnota afdrukt, vraagt Logistics u:

Het statuut van de verzendingsnota verandert automatisch bij een positief antwoord.

Statuten van de facturen

In het algemeen wordt het statuut GE (Generated) gedefinieerd al het beginstatuut. Wanneer een factuur via een boekhoudkoppeling naar de boekhouding is gestuurd, krijgt deze factuur automatisch het statuut AC (Accounted) en kan deze factuur niet meer worden gewijzigd. Standaard wordt het statuut SE (Sent) niet automatisch toegekend, maar u kunt deze, net zoals bij de verzendingsnota's, koppelen aan het afdrukken.

Het statuut PA (Paid) wordt automatisch toegekend na het importeren van betalingen uit de boekhouding of via de module van de betalingen/aanmaningen bij het boeken van een betaling.

Filters gebruiken

De beschikbare filters in het documentenscherm maken gebruik van de statuten

Voorbeelden

Opzoeken

In het tabblad 'Lijst' van het documentenscherm (Menu Invoeren > Documenten) is het mogelijk om documenten op status te zoeken. Geef bijvoorbeeld alleen 'open' verzendingsnota's weer en druk op de knop .

Bewerkingen voor een reeks documenten

Via het menu Bewerkingen > Facturatie klanten is het bijvoorbeeld mogelijk om alleen de verzendnota's met de TI-status om te zetten in facturen.

Afdrukken

Via het menu Afdrukken > Documenten > Reeks van documenten krijgen alle gegenereerde facturen bijvoorbeeld na het afdrukken de status SE (Verzonden naar de klant).

Via het menu Afdrukken > Documenten > Dagboek, print u alleen het dagboek van betaalde facturen af.

Wijziging van statuten

Via het menu Tools > Documenten > Bijwerken statuten van de documenten is het mogelijk om de status van een reeks documenten te wijzigen.

Wijzig bijvoorbeeld alle verzendingsnota's die zijn gecontroleerd naar de status 'Te factureren', om aan te geven dat ze mogen worden gefactureerd.

In de lijst kunt u vervolgens alle documenten selecteren via de knop 'Alle' of alleen de documenten van uw keuze door te dubbelklikken op de bijbehorende regels. Dubbelklik op een reeds geselecteerde regel om deze te deselecteren.