Zie ook Installatie & Parametrering.
Bepalen welke dagboeken de boekhouding bijwerken
Geef via [Dossier, Instellingen, Dagboeken], tabblad Diversen aan met welk dagboek uit de boekhouding het facturatie en creditnotadagboek overeenkomen.
- Boekhouding en commercieel beheer mogen verschillende codes gebruiken voor de dagboeken, maar u mag nooit hetzelfde dagboek uit de boekhouding koppelen aan twee dagboeken uit het commercieel beheer !
Facturen en creditnota koppelen
[Tools, Boekhoudkoppeling, Koppeling facturen / creditnota's]
- Het programma stelt voor om de gegevens te koppelen tot op de datum van de dag, u kan ook een andere datum kiezen of instellen dat de voorgestelde datum steeds de laatste dag van de maand is.
- Alle documenten ingevoerd in een dagboek dat gekoppeld is aan een dagboek uit de boekhouding, met een datum ouder of gelijk aan de ingevoerde datum en die nog niet doorgestuurd werden naar de boekhouding worden getoond.
Alle documenten met een datum in dezelfde maand als het eerste document zijn gemarkeerd met een X in de kolom Koppelen en zullen dus doorgestuurd worden. U kan deze selectie nog wijzigen :
- Insluiten : klik op deze knop om een reeks documenten te selecteren. Het programma stelt voor om de documenten tot aan het geselecteerde document in te sluiten. Deze actie heeft hetzelfde effect als voor elk document te klikken in de kolom Koppelen als deze leeg was.
- Uitsluiten : klik op deze knop om de selectie van een reeks documenten te annuleren. Het programma stelt voor om de documenten tot aan het geselecteerde document uit te sluiten. Deze actie heeft hetzelfde effect als voor elk gekoppeld document te klikken in de kolom Koppelen waardoor de X verdwijnt. Uitgesloten documenten worden terug voorgesteld bij een volgende koppeling.
- Definitief : klik op deze knop om bepaalde documenten niet meer voor te stellen bij een volgende koppeling : ze worden dus definitief uitgesloten. Deze actie heeft hetzelfde effect als voor elk document de letter D in te typen in de kolom Koppelen.
- De acties hebben slechts effect als de koppeling uitgevoerd is. U dient dus verder te aan door op <OK> te klikken.
- U kan deze lijst <Afdrukken> of <Exporteren> naar Excel via het contextgebonden menu dat u kan ophalen met een rechtermuisklik in de titel van een kolom. U kan ook andere kolommen toevoegen aan de lijst via <Kenmerken>.
- Klik op <Ok> om verder te gaan.
- U ziet nu een lijst van de boekingen die zullen doorgestuurd worden naar de boekhouding.
- U kan ook deze lijst afdrukken of exporteren naar Excel.
- Klik op <Uitvoeren> om de koppeling te starten, <Annuleren> om niet door te gaan.
Klik op <OK> als het programma hierom vraagt. Als alle documenten gekoppeld zijn, toont het nummer van deze koppeling.
- Indien de koppeling niet correct verliep, krijgt u een lijst van de mogelijke fouten.
- Werkt u met statuten, dan krijgen de gekoppelde documenten het statuut AC (accounted).
Klanten en leveranciers koppelen
[Tools, Boekhoudkoppeling, Koppeling van klanten/leveranciers]
U kan ook alle klanten en/of leveranciers doorsturen naar de boekhouding, ook al zijn er geen te koppelen documenten.
Annuleren gerealiseerde boekhoudkoppeling
[Tools, Boekhoudkoppeling, Annuleren gerealiseerde boekhoudkoppeling]
U kan hiermee de koppeling van documenten met de boekhouding ongedaan maken : de documenten zijn weer wijzigbaar en ze kunnen opnieuw doorgestuurd worden. Het programma stelt voor om de laatste koppeling ongedaan te maken.
- Let wel : het annuleren heeft alleen effect op het commercieel beheer ; wilt u de documenten opnieuw koppelen, dan dient u ze ook eerst te wissen in de boekhouding.
- U kan voor elk gekoppeld document zien welk koppelingsnummer het heeft via [Invoeren, Documenten] icoon
.
Herstellen gerealiseerde boekhoudkoppeling
[Tools, Boekhoudkoppeling, Herstellen gerealiseerde boekhoudkoppeling]
Heeft u een koppeling geannuleerd maar wilt u de documenten niet opnieuw doorsturen maar ze echter wel terug niet wijzigbaar maken en niet meer zien bij volgende koppelingen, dan zal u deze functie gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn als iemand de facturen al had geboekt in de boekhouding.
Betalingen van facturen importeren
[Tools, Boekhoudkoppeling, Import van de betalingen facturen]
Het programma laat toe volledige of deelbetalingen van facturen, ingevoerd in de boekhouding te importeren in het commercieel beheer.
Voorwaarden :
- Uw pc moet directe toegang hebben tot de boekhouding (boekhouding dus niet bij de externe boekhouder of ander pc).
- Het factuurdagboek waarin u de betalingen wilt importeren mag geen dagboek zijn waar u ook handmatig betalingen kan invoeren : de parameter van het dagboek Invoer betalingen mag dus niet aangeklikt zijn.
- Indien u met statuten werkt, een statuut PA (betaald) aanmaken.
- Er moeten onbetaalde facturen bestaan : te betalen bedrag verschillend van betaald bedrag of ook het saldo mag niet nul zijn.
- U moet dagboeken hebben die gekoppeld zijn aan een dagboek uit de boekhouding.
- In de boekhouding moeten de betalingen gematcht zijn met de facturen.
Na de import krijgen de facturen betaald in de boekhouding automatisch het statuut PA en hun saldo zal 0 zijn of kleiner dan het te betalen bedrag.
