De archivering van de gegevens laat toe om de oude gegevens naar archieven te verplaatsen. Na archivering zijn de gegevens niet meer aanpasbaar, maar kunnen steeds geraadpleegd worden.
In deze eerste versie van archivering worden enkel de documenten en de direct gelinkte gegevens, gearchiveerd. Het zijn voornamelijk de tabellen die door veelvuldig gebruik het volume verhogen.
Beschikbaar vanaf versie 6.0 van Logistics.
Logistics 7.0
Vanaf Logistics 7.0 kan er gewerkt worden met een Microsoft SQL database zonder DBF-bestanden die op het netwerk worden gedeeld.
Het gebruik van de archivering van gegevens wordt hierbij overbodig.
Op deze pagina:
Gebruik
Alvorens een archivering te doen, gelieve een back-up te maken!
Ga om een archivering te starten naar het archiveringsscherm via het menu Dossier > Onderhoud > Archivering.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
Grootte dossier Beschikbare schijfruimte | Het archiveringsscherm geeft de grootte van het dossier weer, evenals de beschikbare schijfruimte. Er dient minstens een beschikbare schijfruimte te zijn die zo groot is als de grootte van het dossier. |
Gegevens archiveren ouder dan De afgesloten documenten ouder dan deze datum archiveren | De archivering geschiedt op een bepaalde datum van uw keuze. Zo kunt u elke 5 jaar of elke maand een archivering doen. Tijdens het archiveren kunt u kiezen om slechts bepaalde documenten te archiveren. U kunt bijvoorbeeld al uw offertes, bestellingen en verzendingsnota's archiveren en uw facturen behouden. Openstaande documenten worden niet gearchiveerd: nog niet gesaldeerde bestellingen, nog niet gefactureerde leveringen, en facturen die nog niet gelinkt zijn met de boekhouding, worden in het dossier behouden. De aan deze nog openstaande documenten gelinkte documenten worden eveneens behouden. |
Inventaris Voorraadtransfers en consignaties Inventarisdocument per leverancier genereren | Ongeacht het feit dat de archivering documenten uit het dossier verwijdert, dienen de voorraadposities correct te blijven. Daarom worden er op datum van de archivering inventarisdocumenten gegenereerd, evenals voorraadbewegingsdocumenten die de situatie weergeven van de transfermagazijnen van lopende transfers en mogelijke consignaties per derden. Deze inventarisdocumenten kunnen per leverancier worden gegeneerd (aan te vinken optie). |
| Lijst van de te archiveren dagboeken | De lijst van de te archiveren dagboeken laat toe om deze die zullen gearchiveerd worden weer te geven en deze te selecteren die niet gearchiveerd moeten worden of deze die 'geforceerd' dienen te worden.
|
Gegevens controleren (aanbevolen) | Vóór de archivering worden alle gegevens gecontroleerd. Hun coherentie moet correct zijn om te kunnen worden gearchiveerd. Deze controle wordt in heel het dossier doorgevoerd. Als u een archivering over meerdere jaren, opgesplitst per jaar maakt, dan kunt u deze optie na de eerste archivering uitvinken. |
Gegevens corrigeren (aanbevolen) | Het is aanbevolen om vóór de archivering de gegevens te corrigeren. |
Archivering forceren ook al bevat het dossier fouten | De archivering kan geforceerd worden ook al bevat het dossier fouten door deze optie aan te vinken. |
Nadat de gegevens gecontroleerd zijn, wordt er een logbestand geopend die waarschuwingen of foutmeldingen kan bevatten.
Dit bestand bevindt zich in de directory van het dossier en heeft een naam met als formaat CheckData_yyyymmdd.txt, waarbij yyyymmdd overeenstemt met de archiveringsdatum.
Van zodra de archivering is beëindigd, wordt er een ander bestand geopend die de lijst met de gerealiseerde operaties bevat.
Stockeren van archiveringen
De gearchiveerde gegevens worden geplaatst onder de directory ARCHIVES van het dossier.
Deze directory ARCHIVES bevat:
- een subdirectory waarvan de naam de archiveringsdatum is volgens het YYYYMMDD formaat,
- de ArchiveLock.dbf tabel wordt enkel tijdens de archiveringsprocedure gebruikt,
- en de IdMin.dbf tabel bevat de identificatiecodes van de archivering, de laatste nummers van de gebruikte dagboeken, ...
De directory van de gearchiveerde gegevens bevat de gearchiveerde tabellen, met als achtervoegsel de archiveringsdatum.
Controle van de archivering
Om u ervan te vergewissen dat de archivering correct verlopen is, kunt u de inventarislijst van vóór de archivering afdrukken en vergelijken met deze van na de archivering.
Raadpleging van gearchiveerde gegevens
De raadpleging van gearchiveerde gegevens is toegankelijk via het documentenscherm, het afdrukken van documenten en de parametreerbare overzichten.
Documentenscherm
Deze raadpleging is afhankelijk van de versie van het documentenscherm, van de opzoekmethode (vast of parametreerbaar) en van het al dan niet gebruiken van de SQL Synchronisatie module (beschikbaar tot versie 6.2) .
| Documentenscherm | Versie <= 4.2 | Versie >= 5.0 | ||
|---|---|---|---|---|
| Archieven | SQL | Archieven | SQL | |
| Vaste opzoeking |  | | | |
| Parametreerbare opzoeking |  | | | |
| Gelinkte documenten | | | | |
Parcours documenten (volgende, vorige, eerste, laatste) | | | | |
| Afdruk | | | | |
| Kopiëren | | | | |
| Dossier | | | | |
| Een artikel opzoeken | | | | |
| Een actie aanmaken | | | | |
Zonder de SQL Synchronisatie module (beschikbaar tot versie 6.2) kan de opzoeking in de gearchiveerde documenten trager zijn. Om onnodige vertragingen te vermijden, werd de optie Ook in de archieven zoeken toegevoegd in de vaste opzoekingscriteria.
Afdrukken van documenten
Het afdrukken van gearchiveerde documenten kan met of zonder het gebruik van de SQL Synchronisatie module (beschikbaar tot versie 6.2).
Parametreerbare overzichten
Het afdrukken van parametreerbare overzichten van gearchiveerde documenten kan enkel in combinatie met het gebruik van de SQL Synchronisatie module (beschikbaar tot versie 6.2).
De toegang tot deze gegevens is slechts mogelijk indien de optie Toegang tot de SQL Database is aangevinkt.
Plug-in
Het is eveneens mogelijk om toegang te hebben tot de gearchiveerde gegevens via plug-in. Zie de technische documentatie m.b.t. de archivering, voorbehouden voor verdelers.
