Vanaf versie 2.8 van WinBooks Connect, kan de accountant beslissen om de dagboeken van de boekhouding in de WinBooks Connect interface van zijn klant weer te geven.
Hierdoor kan de klant (ondernemer) zijn facturen rechtstreeks naar het juiste dagboek uploaden en zal de accountant deze in zijn WinBooks + Virtual Invoice of in zijn WinBooks on Web rechtstreeks in het juiste dagboek recupereren.
Dit beheer van dagboeken is per dossier instelbaar en is dus niet standaard geactiveerd.
Hoe het beheer van dagboeken activeren?
De activatie van deze functionaliteit vindt plaats in de instellingen van het aanlogscherm van Connect door op 
te klikken. Kies vervolgens de optie 'Bijkomende functionaliteiten.
De toegang tot de configuratie van de Connect-module is gereserveerd voor gebruikers met een beheerdersprofiel en wordt dossier per dossier uitgevoerd.
Initialisatie van de dagboeken vanaf de boekhoudoplossing
Deze stap is noodzakelijk om elk boekhouddossier te voorzien van de dagboeken van dit dossier op het digitalisatieplatform van WinBooks.
WinBooks Classic + Virtual Invoice
Ga naar het betrokken dossier.
Kies vervolgens in de menu Dossier - Parameters - WinBooks Connect - Synchronisatie van de dagboeken
Dit nieuwe scherm met parameters voor de dagboeken wordt in detail beschreven in de online help van WinBooks Classic → Synchronisatie van de dagboeken
WinBooks on Web
Instellingen - Configuratiescherm - Modules - Virtual Invoice - Virtual Invoice opties
Klik op de knop
Dit nieuwe scherm met instellingen wordt gedetailleerd beschreven in de online help van WinBooks on Web → Synchroniseren van de dagboeken.
Wijziging in de interface van WinBooks Connect
Van zodra het dossier geconfigureerd is en de dagboeken zijn aangemaakt, kan de gebruiker het betrokken dagboek selecteren.
Tijdens het uploaden van de facturen
Enkel de dagboeken van het type 'Aankoop', 'Creditnota-Aankoop', 'Verkoop' en 'Creditnota-Verkoop' worden voorgesteld tijdens het uploaden van de facturen.
Tijdens het uploaden van de facturen, kan de gebruiker van zodra hij het type dagboek (hier 'Aankoopdagboek') geselecteerd heeft, de naam van het betrokken dagboek selecteren.
Tijdens het meervoudig editeren
De gebruiker kan de naam van het dagboek ook voor meerdere facturen in één keer selecteren. Hiervoor moet hij meerdere facturen selecteren.
Tijdens het editeren van de factuur
De gebruiker kan de naam van het betrokken dagboek selecteren tijdens het editeren van een bepaalde factuur.
Tijdens het verzenden van andere documenten dan facturen
Enkel dagboeken van het type 'Financiële dagboeken' en 'Diverse posten' worden voorgesteld tijdens het verzenden van documenten naar de accountant. Op dit moment is het toewijzen van het dagboek niet beschikbaar wanneer de gebruiker de documenten op Connect plaatst. Men moet ofwel de documenten 1 per 1 editeren ofwel meerdere in 1 keer om er een dagboek mee te associëren.
De naam van de geüploade bestanden mag niet meer dan 60 karakters lang zijn.
Inboeken in de boekhoudtoepassing
WinBooks Classic + Virtual Invoice
De facturen en/of de documenten die geüpload werden vanop Connect en daarna al dan niet verstuurd naar de OCR voor herkenning, bevinden zich vervolgens in de Virtual Invoice van de accountant, rechtstreeks in het juiste dagboek (= subdirectory van de directory 'Ready').
WinBooks on Web
Bij het downloaden van documenten afkomstig van het DEP in de Virtual Invoice-module van WinBooks on Web, wordt het door de ondernemer geselecteerde dagboek direct voorgesteld tijdens het inboeken aan de kant van de accountant.
