Afin de faciliter et d'automatiser une série de traitements, chaque utilisateur a la possibilité de définir ses préférences utilisateurs en fonction de ses besoins. Les préférences d'un utilisateur lui sont affectées pour tous ses dossiers.
Tant qu'un utilisateur n'a pas défini de préférences particulières, ce sont celles de l'utilisateur SYSTEM qui sont proposées par défaut. |
Pour y accéder, dans le menu FENÊTRE, cliquez sur l'option PREFERENCES UTILISATEURS.
Chaque onglet correspond à un paramétrage bien précis.
Lorsque vous quittez le dossier, WinBooks vous propose d'effectuer un backup du dossier.
WinBooks vous propose d'effectuer un backup avant de lancer la réorganisation du dossier.
Si vous cochez cette case, la liste des dossiers disponibles et de leurs archives vous est proposée. Dans le cas contraire seuls les dossiers courants seront affichés.
Si vous avez encodé un Mémo de type Urgent au niveau du dossier, vous pouvez demander à WinBooks de l'afficher chaque fois que vous rentrez dans le dossier.
Affiche la liste de tous les dossiers disponibles, même si le nombre de ces dossiers dépasse 1000.
Cette option, si elle est activée peut fortement ralentir l'ouverture des dossiers. |
Si dans le paramétrage des encodages vous avez opté pour l'option de mise à jour automatique des taux de change , un message vous est proposé chaque jour lorsque vous ouvrez un dossier.
Vous pouvez à ce stade demander d'afficher ou pas ce message.
Vous permet de déterminer la taille de la fenêtre à afficher lors de l'ouverture du programme.
Affichez le logo de WinBooks comme fond d'écran dans le logiciel.
Affichez ou non la barre d'outils personnalisée dans la partie gauche de votre écran.
Affichez ou non dans la partie inférieure de la fenêtre principale de WinBooks le statut de la mémoire disponible.
Si vous travaillez en client/Serveur cochez la case Autoswitch ou la case Mode client/serveur exclusif.
Avec Autoswitch, WinBooks démarre a priori en client/serveur.
S'il détecte que le serveur n'est pas actif ou que les données ne se trouvent pas sur le serveur (comme c'est le cas pour Parfilux au départ), WinBooks passe en mode local, sans profiter des avantages de la version client/serveur.
Avec Mode client/serveur exclusif, WinBooks démarre en client/serveur et refusera de poursuivre s'il ne trouve pas les données ou s'il détecte un problème sur le serveur.
La barre d'état de WinBooks spécifie à tout moment quel est le mode de fonctionnement actif (NETWORK ou CLIENTSERVEUR). La mention CLIENTSERVEUR dans la barre d'état, après ouverture d'un dossier, atteste du fonctionnement correct en client/serveur. A l'inverse, si la mention NETWORK apparaît, il y a lieu de vérifier les paramètres de la configuration. |
Activez se mode si vous ne travaillez pas en client/serveur.
Dans des cas très particuliers, il se peut que lorsque vous désirez enregistrer une donnée (Fiche de compte ou une ligne d'encodage par exemple), vous ne puissiez terminer votre opération car un utilisateur tente de mettre à jour le même fichier. Généralement, en cliquant sur Réessayer vous êtes débloqué. Toutefois, si vous désirez afficher plus d'informations sur l'enregistrement qui vous bloque (Nom de la table et numéro de l'enregistrement), cochez cette case.
Choisissez entre les options Recherche des tiers par référence ou par nom.
Si vous choisissez la recherche par nom, dans les 4 programmes d'encodage et lors de l'encodage d'une facture dans le module facturation, la recherche des tiers se fait directement sur base du nom.
Dans les opérations diverses et financières la recherche se fait par nom par défaut mais c'est la référence qui est récupérée dans l'écran d'encodage. |
Si vous travaillez avec Virtual Invoice, vous pouvez décider d'afficher ou pas le Message d'attribution des documents. Ce message est en effet affiché à chaque attribution de document.
Lors de l'encodage des factures ventes, vous pouvez sélectionner les zones sur lesquelles le curseur doit obligatoirement se positionner. Dans le cas contraire, le curseur ne s'arrêtera pas automatiquement sur ces zones, mais vous aurez toujours la possibilité de les remplir. Vous pouvez donc imposer au curseur de s'arrêter sur les zones suivantes : Date d'échéance, Commentaire, Commentaire/VCS.
Cochez cette case si vous voulez afficher la Référence et le Nom du client dans la partie supérieure de la fenêtre d'encodage.
Lorsque vous passez avec votre curseur sur la référence du client, lors de l'encodage des factures, un tooltip reprenant les coordonnées du client est affiché. Vous pouvez, si vous le désirez, également afficher le compte bancaire du client dans ce tooltip.
Lorsque vous passez avec votre curseur sur la référence du client, lors de l'encodage des factures, un tooltip reprenant les coordonnées du client est affiché. Vous pouvez, si vous le désirez, également afficher le compte IBAN et le code BIC du client dans ce tooltip.
Vous pouvez sélectionner la manière dont le commentaire sur le compte général va être complété.
Lors de l'encodage des factures d'achats, vous pouvez sélectionner les zones sur lesquelles le curseur doit obligatoirement se positionner. Dans le cas contraire, le curseur ne s'arrêtera pas automatiquement sur ces zones, mais vous aurez toujours la possibilité de les remplir. Vous pouvez donc imposer au curseur de s'arrêter sur les zones suivantes : Date d'échéance, Commentaire, Commentaire/VCS.
Cochez cette case si vous voulez afficher la Référence et le Nom du fournisseur dans la partie supérieure de la fenêtre d'encodage.
Lorsque vous passez avec votre curseur sur la référence du fournisseur, lors de l'encodage des factures, un tooltip reprenant les coordonnées du fournisseur est affiché. Vous pouvez, si vous le désirez, également afficher le compte bancaire du fournisseur dans ce tooltip.
Lorsque vous passez avec votre curseur sur la référence du fournisseur, lors de l'encodage des factures, un tooltip reprenant les coordonnées du fournisseur est affiché. Vous pouvez, si vous le désirez, également afficher le compte IBAN et le code BIC du fournisseur dans ce tooltip.
Vous pouvez sélectionner la manière dont le commentaire sur le compte général va être complété.
Afin d'éviter le double encodage de certaines factures d'achat ou de vente, vous avez la possibilité de demander à WinBooks de contrôler l'encodage de doublons éventuels.
Si vous cochez la première case, à chaque encodage d'une nouvelle facture, WinBooks va contrôler si pour une facture avec le même tiers, la même date et le même montant n'a pas déjà été encodée. Si vous cochez la seconde case, le commentaire sera également contrôlé.
Un message d'avertissement vous signale si un doublon est détecté. Vous pouvez toutefois continuer à encoder si vous le désirez.
Si un mémo de type Urgent a été encodé au niveau de la fiche d'un client ou d'un fournisseur, vous pouvez demander en cochant cette case, que ce mémo soit affiché lors de l'encodage d'une pièce sur ce client ou ce fournisseur.
Si cette case est cochée, lors du lettrage, le commentaire de la ligne d'encodage du financier sera automatiquement rempli avec le code journal et le numéro de document de la ou des pièces lettrées.
Cochez cette option afin d'accélérer la recherche par montant lors de l'encodage des opérations diverses et opérations financières.
Renseignez le % d'écart proposé par défaut lors de la recherche par montant.
En cochant cette case la recherche par montant se fait par défaut sur tous les mouvements ouverts clients, fournisseurs et comptes généraux. Si cette case n'est pas cochée, la recherche se fait par défaut sur tous les mouvements clients et fournisseurs.
Lorsque vous faites appel à l'option copier/extourner une opération diverse, vous pouvez présélectionner la fonctionnalité la plus souvent utilisée par défaut.
Permet de définir une valeur par défaut lors de la recherche par montants.
Le type de journal par défaut peut être défini pour les recherches par montants lors de l'encodage des opérations financières
Si vous avez cochez l'option Avec adaptation dans vos dictionnaires, WinBooks vous propose d'adapter le montant des différentes lignes en fonction du nouveau montant total de la facture lors de la récupération d'un dictionnaire. Si vous cochez cette case, WinBooks adaptera automatiquement les différents montants sans vous poser la question.
Si vous cochez cette case, la zone dans laquelle le curseur se trouve lors de l'encodage de l'en-tête d'une pièce comptable sera mise en surbrillance.
Permet la visualisation en format réduit d'un document attaché à une pièce comptable, ou d'une lettre de rappel (Historique des rappels) en passant avec le curseur sur l'icône
Choisissez la taille du format du document à afficher.
Petit | 384px |
moyen | 512px |
grand | 768px |
Virtual Invoice ne doit pas être ouvert. |
Vous pouvez choisir la manière dont le commentaire de l'OD de virements aux fournisseurs sera rempli.
Soit, le commentaire est libre et c'est à vous de le remplir au moment de la génération de l'OD. Soit cette zone est remplie avec le N° de compte bancaire du fournisseur ou avec le code journal de paiement suivi du N° compte donneur d'ordre.
Si vous avez activé les zones IBAN et BIC, l'affichage de la zone Compte bancaire dans les fiches signalétiques clients et fournisseurs n'est peut-être plus nécessaire. Dans ce cas, cochez cette case.
Lorsque vous générez le fichier XML de la déclaration TVA périodique ou du relevé intracommunautaire, WinBooks vous propose d'ouvrir la page Web du site Intervat. Si vous ne voulez pas de cette proposition, cochez cette case.
Si vous l'activez, la liste des comptes reclassés n'est pas imprimée à la fin du bilan.
Cette option est cochée par défaut.
Si vous la désactivez, les comptes Hors bilan ne seront plus précédés des *** lors de l'impression du bilan interne.
Si vous l'activez, les comptes Hors bilan ne seront plus repris sur la page des comptes Hors PCMN.
Sélectionnez ici la valeur par défaut que vous désirez voir s'afficher dans l'écran de présélection du bilan interne
Lorsque vous créez une fiche client ou une fiche fournisseur à partir de la recherche par internet , vous pouvez choisir la manière dont la Référence du client ou du fournisseur va être remplie.
Lorsque vous créez une fiche client ou une fiche fournisseur à partir de la recherche par internet , vous pouvez choisir la manière dont les caractères vont être repris, soit tout en lettres majuscules soit, tel que c'est récupérer de la base de données.
Vous pouvez demander que le contrôle sur la validité du numéro de TVA intracommunautaire se fasse à l'enregistrement de la fiche signalétique.
Le paramétrage de cet onglet est détaillé dans le chapitre relatif à Companyweb.
Cet onglet vous permet de définir la manière dont les News vont être traités.
Choisissez le type de News à afficher, Urgentes, Toutes, Urgentes et type sélectionné
Si vous sélectionnez uniquement les News de type Urgentes, vous n’avez pas accès aux zones Fréquence et Type de News à traiter
Si vous sélectionnez les News urgentes et type sélectionné vous devez choisir une fréquence ainsi que les types de News à traiter.
Sélectionnez la fréquence à laquelle vous désirez afficher les News. A chaque ouverture de WinBooks, tous les jours, une fois par mois, …
Sélectionnez les types de news à traiter suivant vos désidératas. Vous avez le choix parmi les types de news suivants : Accounting, Logistics, informations générales, informations légales et promotion.
Afin de faciliter et d'automatiser une série de traitements, chaque utilisateur a la possibilité de définir ses préférences utilisateurs en fonction de ses besoins. Les préférences d'un utilisateur lui sont affectées pour tous ses dossiers.
Tant qu'un utilisateur n'a pas défini de préférences particulières, ce sont celles de l'utilisateur SYSTEM qui sont proposées par défaut. |
Pour y accéder, dans le menu FENÊTRE, cliquez sur l'option PREFERENCES UTILISATEURS.
Chaque onglet correspond à un paramétrage bien précis.
Lorsque vous quittez le dossier, WinBooks vous propose d'effectuer un backup du dossier.
WinBooks vous propose d'effectuer un backup avant de lancer la réorganisation du dossier.
Si vous cochez cette case, la liste des dossiers disponibles et de leurs archives vous est proposée. Dans le cas contraire seuls les dossiers courants seront affichés.
Si vous avez encodé un Mémo de type Urgent au niveau du dossier, vous pouvez demander à WinBooks de l'afficher chaque fois que vous rentrez dans le dossier.
Affiche la liste de tous les dossiers disponibles, même si le nombre de ces dossiers dépasse 1000.
Cette option, si elle est activée peut fortement ralentir l'ouverture des dossiers. |
Si dans le paramétrage des encodages vous avez opté pour l'option de mise à jour automatique des taux de change , un message vous est proposé chaque jour lorsque vous ouvrez un dossier.
Vous pouvez à ce stade demander d'afficher ou pas ce message.
Vous permet de déterminer la taille de la fenêtre à afficher lors de l'ouverture du programme.
Affichez le logo de WinBooks comme fond d'écran dans le logiciel.
Affichez ou non la barre d'outils personnalisée dans la partie gauche de votre écran.
Affichez ou non dans la partie inférieure de la fenêtre principale de WinBooks le statut de la mémoire disponible.
Si vous travaillez en client/Serveur cochez la case Autoswitch ou la case Mode client/serveur exclusif.
Avec Autoswitch, WinBooks démarre a priori en client/serveur.
S'il détecte que le serveur n'est pas actif ou que les données ne se trouvent pas sur le serveur (comme c'est le cas pour Parfilux au départ), WinBooks passe en mode local, sans profiter des avantages de la version client/serveur.
Avec Mode client/serveur exclusif, WinBooks démarre en client/serveur et refusera de poursuivre s'il ne trouve pas les données ou s'il détecte un problème sur le serveur.
La barre d'état de WinBooks spécifie à tout moment quel est le mode de fonctionnement actif (NETWORK ou CLIENTSERVEUR). La mention CLIENTSERVEUR dans la barre d'état, après ouverture d'un dossier, atteste du fonctionnement correct en client/serveur. A l'inverse, si la mention NETWORK apparaît, il y a lieu de vérifier les paramètres de la configuration. |
Activez se mode si vous ne travaillez pas en client/serveur.
Dans des cas très particuliers, il se peut que lorsque vous désirez enregistrer une donnée (Fiche de compte ou une ligne d'encodage par exemple), vous ne puissiez terminer votre opération car un utilisateur tente de mettre à jour le même fichier. Généralement, en cliquant sur Réessayer vous êtes débloqué. Toutefois, si vous désirez afficher plus d'informations sur l'enregistrement qui vous bloque (Nom de la table et numéro de l'enregistrement), cochez cette case.
Choisissez entre les options Recherche des tiers par référence ou par nom.
Si vous choisissez la recherche par nom, dans les 4 programmes d'encodage et lors de l'encodage d'une facture dans le module facturation, la recherche des tiers se fait directement sur base du nom.
Dans les opérations diverses et financières la recherche se fait par nom par défaut mais c'est la référence qui est récupérée dans l'écran d'encodage. |
Si vous travaillez avec Virtual Invoice, vous pouvez décider d'afficher ou pas le Message d'attribution des documents. Ce message est en effet affiché à chaque attribution de document.
Lors de l'encodage des factures ventes, vous pouvez sélectionner les zones sur lesquelles le curseur doit obligatoirement se positionner. Dans le cas contraire, le curseur ne s'arrêtera pas automatiquement sur ces zones, mais vous aurez toujours la possibilité de les remplir. Vous pouvez donc imposer au curseur de s'arrêter sur les zones suivantes : Date d'échéance, Commentaire, Commentaire/VCS.
Cochez cette case si vous voulez afficher la Référence et le Nom du client dans la partie supérieure de la fenêtre d'encodage.
Lorsque vous passez avec votre curseur sur la référence du client, lors de l'encodage des factures, un tooltip reprenant les coordonnées du client est affiché. Vous pouvez, si vous le désirez, également afficher le compte bancaire du client dans ce tooltip.
Lorsque vous passez avec votre curseur sur la référence du client, lors de l'encodage des factures, un tooltip reprenant les coordonnées du client est affiché. Vous pouvez, si vous le désirez, également afficher le compte IBAN et le code BIC du client dans ce tooltip.
Vous pouvez sélectionner la manière dont le commentaire sur le compte général va être complété.
Lors de l'encodage des factures d'achats, vous pouvez sélectionner les zones sur lesquelles le curseur doit obligatoirement se positionner. Dans le cas contraire, le curseur ne s'arrêtera pas automatiquement sur ces zones, mais vous aurez toujours la possibilité de les remplir. Vous pouvez donc imposer au curseur de s'arrêter sur les zones suivantes : Date d'échéance, Commentaire, Commentaire/VCS.
Cochez cette case si vous voulez afficher la Référence et le Nom du fournisseur dans la partie supérieure de la fenêtre d'encodage.
Lorsque vous passez avec votre curseur sur la référence du fournisseur, lors de l'encodage des factures, un tooltip reprenant les coordonnées du fournisseur est affiché. Vous pouvez, si vous le désirez, également afficher le compte bancaire du fournisseur dans ce tooltip.
Lorsque vous passez avec votre curseur sur la référence du fournisseur, lors de l'encodage des factures, un tooltip reprenant les coordonnées du fournisseur est affiché. Vous pouvez, si vous le désirez, également afficher le compte IBAN et le code BIC du fournisseur dans ce tooltip.
Vous pouvez sélectionner la manière dont le commentaire sur le compte général va être complété.
Afin d'éviter le double encodage de certaines factures d'achat ou de vente, vous avez la possibilité de demander à WinBooks de contrôler l'encodage de doublons éventuels.
Si vous cochez la première case, à chaque encodage d'une nouvelle facture, WinBooks va contrôler si pour une facture avec le même tiers, la même date et le même montant n'a pas déjà été encodée. Si vous cochez la seconde case, le commentaire sera également contrôlé.
Un message d'avertissement vous signale si un doublon est détecté. Vous pouvez toutefois continuer à encoder si vous le désirez.
Si un mémo de type Urgent a été encodé au niveau de la fiche d'un client ou d'un fournisseur, vous pouvez demander en cochant cette case, que ce mémo soit affiché lors de l'encodage d'une pièce sur ce client ou ce fournisseur.
Si cette case est cochée, lors du lettrage, le commentaire de la ligne d'encodage du financier sera automatiquement rempli avec le code journal et le numéro de document de la ou des pièces lettrées.
Cochez cette option afin d'accélérer la recherche par montant lors de l'encodage des opérations diverses et opérations financières.
Renseignez le % d'écart proposé par défaut lors de la recherche par montant.
En cochant cette case la recherche par montant se fait par défaut sur tous les mouvements ouverts clients, fournisseurs et comptes généraux. Si cette case n'est pas cochée, la recherche se fait par défaut sur tous les mouvements clients et fournisseurs.
Lorsque vous faites appel à l'option copier/extourner une opération diverse, vous pouvez présélectionner la fonctionnalité la plus souvent utilisée par défaut.
Permet de définir une valeur par défaut lors de la recherche par montants.
Si vous avez cochez l'option Avec adaptation dans vos dictionnaires, WinBooks vous propose d'adapter le montant des différentes lignes en fonction du nouveau montant total de la facture lors de la récupération d'un dictionnaire. Si vous cochez cette case, WinBooks adaptera automatiquement les différents montants sans vous poser la question.
Si vous cochez cette case, la zone dans laquelle le curseur se trouve lors de l'encodage de l'en-tête d'une pièce comptable sera mise en surbrillance.
En cochant cette case, un message proposant d'effacer les fichiers XML sera affiché lorsque vous générez un fichier de regroupement.
Vous pouvez choisir la manière dont le commentaire de l'OD de virements aux fournisseurs sera rempli.
Soit, le commentaire est libre et c'est à vous de le remplir au moment de la génération de l'OD. Soit cette zone est remplie avec le N° de compte bancaire du fournisseur ou avec le code journal de paiement suivi du N° compte donneur d'ordre.
Si vous avez activé les zones IBAN et BIC, l'affichage de la zone Compte bancaire dans les fiches signalétiques clients et fournisseurs n'est peut-être plus nécessaire. Dans ce cas, cochez cette case.
Lorsque vous générez le fichier XML de la déclaration TVA périodique ou du relevé intracommunautaire, WinBooks vous propose d'ouvrir la page Web du site Intervat. Si vous ne voulez pas de cette proposition, cochez cette case.
Si vous l'activez, la liste des comptes reclassés n'est pas imprimée à la fin du bilan.
Cette option est cochée par défaut.
Si vous la désactivez, les comptes Hors bilan ne seront plus précédés des *** lors de l'impression du bilan interne.
Si vous l'activez, les comptes Hors bilan ne seront plus repris sur la page des comptes Hors PCMN.
Sélectionnez ici la valeur par défaut que vous désirez voir s'afficher dans l'écran de présélection du bilan interne
Lorsque vous créez une fiche client ou une fiche fournisseur à partir de la recherche par internet , vous pouvez choisir la manière dont la Référence du client ou du fournisseur va être remplie.
Lorsque vous créez une fiche client ou une fiche fournisseur à partir de la recherche par internet , vous pouvez choisir la manière dont les caractères vont être repris, soit tout en lettres majuscules soit, tel que c'est récupérer de la base de données.
Vous pouvez demander que le contrôle sur la validité du numéro de TVA intracommunautaire se fasse à l'enregistrement de la fiche signalétique.
Le paramétrage de cet onglet est détaillé dans le chapitre relatif à Companyweb.
Cet onglet vous permet de définir la manière dont les News vont être traités.
Choisissez le type de News à afficher, Urgentes, Toutes, Urgentes et type sélectionné
Si vous sélectionnez uniquement les News de type Urgentes, vous n’avez pas accès aux zones Fréquence et Type de News à traiter
Si vous sélectionnez les News urgentes et type sélectionné vous devez choisir une fréquence ainsi que les types de News à traiter.
Sélectionnez la fréquence à laquelle vous désirez afficher les News. A chaque ouverture de WinBooks, tous les jours, une fois par mois, …
Sélectionnez les types de news à traiter suivant vos désidératas. Vous avez le choix parmi les types de news suivants : Accounting, Logistics, informations générales, informations légales et promotion.