De procedure van het genereren van goedkeuringsaanvragen en hun inzameling is dezelfde als de procedure voor het goedkeuren van documenten via Virtual Invoice.
De goedkeurder ontvangt een e-mail om zich op de goedkeuringsinterface te begeven:
Na identificatie, stelt het systeem de lijst met de verschillende dossiers voor waarvoor er goed te keuren facturen zijn.
Om een factuur goed te keuren, klik op de factuur en kies uit één van de opties.
Approve
Ik keur de factuur volledig goed.
Er wordt een groene stempel op het document geplaatst:Reject
Ik keur het document niet goed.
Er wordt een rode stempel op het document geplaatst:Not for me
De goedkeuringsaanvraag is niet voor mij bestemd.
Ik moet een andere goedkeurder kiezen.
In dit geval wordt er een blauwe stempel geplaatst:
Andere mogelijkheden (bijkomende)
Via deze optie is het mogelijk om zijn/haar goedkeuring te vervolledigen:
- Gedeeltelijke goedkeuring voor een specifiek bedrag
- Toevoegen van een commentaar i.v.m. het gedeeltelijk goedgekeurd bedrag
- Toevoegen van een nota i.v.m. de reden van goedkeuring of verwerping
- Toevoegen van een bijlage (bestelbon, leveringsbon, of andere ...).
Van het ene document naar het ander document gaan
En cliquant sur le côté gauche ou droit du document. Je me déplace d’un document à l’autre.
L’interface d’approbation via le Web présente actuellement quelques limitations par rapport à l’approbation via Virtual Invoice:
Les cachets analytiques ne peuvent être utilisés
Les documents approuvés/refusés ne peuvent être archivés. Il est cependant possible de télécharger les documents sur son poste de travail.
Il n'est pas possible d’utiliser les règles MUST et CAN manually forward.
Lorsqu’un lot de documents est approuvé, l’utilisateur dispose de 15 minutes pour revenir sur les documents. Une fois ce délai dépassé les documents sont considérés comme approuvés et sont disponibles pour la collecte.
