De procedure van het genereren van goedkeuringsaanvragen en hun inzameling is dezelfde als de procedure voor het goedkeuren van documenten via Virtual Invoice.
De goedkeurder ontvangt een e-mail om zich op de goedkeuringsinterface te begeven:
Na identificatie, stelt het systeem de lijst met de verschillende dossiers voor waarvoor er goed te keuren facturen zijn.
Pour approuver, il suffit de cliquer sur la facture et de choisir l’option de circonstance.
Approve
J’approuve totalement la facture.
Un cachet vert est apposé sur le document:Reject
Je n’approuve pas le document.
Un cachet rouge est apposé sur le document:Not for me
La demande d’approbation ne m’est pas destinée.
Je dois choisir un autre approbateur.
Dans ce cas un cachet bleu y est apposé:Autres choix (Supplémentaires)
Via cette option, il est possible de compléter son approbation.
- Approbation partielle pour un montant spécifique.
- Ajout d’un commentaire sur la raison de mon approbation ou de mon refus.
- Ajout d’une note.
- Ajout d’une pièce jointe (Bon de commande, livraison, ou autre).
Déplacement d’un document à l’autre.
En cliquant sur le côté gauche ou droit du document. Je me déplace d’un document à l’autre.
L’interface d’approbation via le Web présente actuellement quelques limitations par rapport à l’approbation via Virtual Invoice:
Les cachets analytiques ne peuvent être utilisés
Les documents approuvés/refusés ne peuvent être archivés. Il est cependant possible de télécharger les documents sur son poste de travail.
Il n'est pas possible d’utiliser les règles MUST et CAN manually forward.
Lorsqu’un lot de documents est approuvé, l’utilisateur dispose de 15 minutes pour revenir sur les documents. Une fois ce délai dépassé les documents sont considérés comme approuvés et sont disponibles pour la collecte.
