DEP est l'abréviation de Data Exchange Platform. Cette nouvelle plateforme permet le transfert de documents entre tous les logiciels WinBooks à savoir Virtual Invoice, WinBooks Classic, Logistics et la facturation gratuite de WoW. Les échanges de documents sont ainsi techniquement simplifiés et accélérés.
Afin de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, Virtual Invoice doit absolument être sérialisé.
Certains paramètres doivent être définis afin d'accéder à cette plateforme : menu Fichier - Paramètres - Echange de fichier - Technique d'échange.
Sélectionnez préalablement la Plateforme WinBooks.
Le FTP est actuellement exploité par d'anciens utilisateurs de Virtual Invoice. Cette fonctionnalité n'est pas utilisée pour les nouveaux comptes.
Login : numéro de licence WinBooks
Mot de passe : code administrateur repris sur la fiche d'identification WinBooks (Ex: A12345)
Le bouton Test vérifie et enregistre vos paramètres.
Choisissez ensuite le type de réception de documents. L'option Plateforme WinBooks est toujours activée par défaut.
En pratique, l'envoi de document via cette plateforme se fait de manière classique c'est-à-dire en cliquant sur 
pour un processing de type Optimum ou sur 
pour un processing de type Premium.
Il est possible de permettre à une tierce personne d'envoyer via ce portail des documents dans un dossier comptable déterminé (par exemple un client de fiduciaire).
Pour ce faire, sélectionnez le dossier concerné et ouvrez les propriétés du dossier comptable en cliquant sur 
.
Cliquez ensuite sur Avancé puis Accès plateforme échange (DEP).
Cliquez sur "Ajouter" pour créer un nouvel utilisateur.
Vous pouvez choisir un mot de passe où laisser le système en créer un pour vous. Pour cela, cliquez sur Générer un mot de passe. Terminer la procédure en cliquant sur OK.
Un e-mail contenant un login, un mot de passe et un identifiant dossier est envoyé à l'utilisateur ajouté dans le dossier.
Cet identifiant dossier est UNIQUE et propre à chaque dossier comptable. Si l'on veut ajouter ce même utilisateur dans d'autres dossiers comptables, il faut répéter l'opération ci-dessus pour chaque dossier. L'utilisateur aura dès lors plusieurs identifiant de dossier.
