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DEP est l'abréviation de Data Exchange Platform. Cette nouvelle plateforme La plateforme digitale WinBooks, permet le transfert de documents entre tous les logiciels WinBooks à savoir Virtual Invoice, WinBooks Classic, WinBooks Connect, Logistics et la facturation gratuite de WoW. Les échanges de documents sont ainsi techniquement simplifiés et accélérés.
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| Warning |
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Avant d'effectuer ce paramétrage : |
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Actuellement, deux DEP cohabitent.
Le premier fonctionne avec les versions de VI 4.0.00 et permet l'échange de fichier entre Logistics, WinBooks et Virtual invoice.
Le deuxième fonctionne avec les versions de VI 5.0.00 et permet l'échange de fichier entre Logistics, WinBooks et Virtual invoice mais également le processing de document au travers de la plateforme d'IndexMe.
La détection du DEP qui doit être utilisé sera faite de manière automatique. Aucun choix, aucun réglage pour cela ne doit être fait par l'utilisateur.
Afin d'utiliser cette plateforme, il convient de mettre en place quelques paramétrages.
Le login et le mot de passe à utiliser sont toujours composés ainsi:
Login = numéro de licence WinBooks (Ex: 10000001)
Mot de passe = code administrateur repris sur la fiche d'identification WinBooks (Ex: A12345)
Si vous travaillez avec WinBooks Classic, le WinBooks ID et le mot de passe DOIVENT préalablement être renseignés dans WinBooks Classic et sont dès lors récupérés automatiquement dans ce paramétrage de Virtual Invoice. |
Certains paramètres doivent être définis afin d'accéder à ce portail dans le Pour activer le transfert via le DEP, ouvrez Virtual Invoice, menu Fichier - Paramètres - Echange de fichier - Technique d'échange.
Cochez "Envoi via Plateforme WinBooks" et remplissez les champs nom d'utilisateur et mot de passe avec les informations reprises sur votre fiche d’identification WinBooks.
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Plateforme WinBooks
Login : WinBooks ID (Voir remarque précédente)
Mot de passe : Mot de passe du WinBooks ID (Voir remarque précédente)
Le bouton Valider
- vérifie et enregistre vos paramètres.
- vérifie le statut de vos cartouches OPTIMUM ou PREMIUM
Cliquez sur Test pour tester et enregistrer ces paramètres mais également valider votre licence sur le DEP.
Pour la réception de documents, cochez Plateforme WinBooks.
En pratique, l'envoi de document documents via cette plateforme se fait de manière classique c'est-à-dire fera en cliquant sur l'Icône 
pour un processing de type Standard ou sur l'icône 
pour un processing de type Premium.
Il est possible de permettre à une tierce personne d'envoyer via le DEP des documents dans un dossier comptable déterminé (par exemple un client de fiduciaire).
Pour ce faire, sélectionnez le dossier concerné et ouvrez les propriétés du dossier comptable en cliquant sur l'icône 
.
Cliquez ensuite sur Avancé puis Accès plateforme échange (DEP).
Cliquez sur "Ajouter" pour créer un nouvel utilisateur.
Vous pouvez choisir un mot de passe où laisser le système en créer un pour vous. Pour cela, cliquez sur Générer un mot de passe. Terminer la procédure en cliquant sur OK.
Un e-mail contenant un login, un mot de passe et un identifiant dossier est envoyé à l'utilisateur ajouté dans le dossier.
Vous pouvez autoriser de télécharger manuellement les documents pour tous les dossiers comptables et, lorsque vous ouvrez Virtual Invoice demander de vérifier automatiquement la présence de documents à télécharger. Une message sera dès lors affiché lors de l'ouverture de votre dossier dans Virtual Invoice.
Cet identifiant dossier est UNIQUE et propre à chaque dossier comptable. Si l'on veut ajouter ce même utilisateur dans d'autres dossiers comptables, il faut répéter l'opération ci-dessus pour chaque dossier. L'utilisateur aura dès lors plusieurs identifiant de dossier.
