U hebt reeds gezien hoe een stempel toe te voegen op een factuur.
Nu zullen wij u uitleggen hoe u een nieuwe stempel kunt aanmaken en hoe zijn kenmerken moeten worden gedefinieerd. 

Om een nieuwe stempel aan te maken, kunt u:

• ofwel vertrekken van een bestaande stempel, deze aanpassen en bewaren onder de nieuwe naam: met de cursor van de muis over de stempel gaan en met de rechtermuisklik hebt u toegang tot een contextuele menu (wissen, eigenschappen, per default bewaren), maar u kunt eveneens de stempel met de muis verplaatsen (drag), zijn grootte aanpassen door aan de hoeken van de kader te trekken die tevoorschijn komen wanneer een stempel is geselecteerd. 

• ofwel een nieuwe stempel aanmaken: ga naar de dropdown van de lijst met stempels door op te klikken 

 en kies 'Nieuw'.

  

Geef een naam aan uw stempel (deze naam zal verschijnen in de lijst van de stempels), alsook de tekst van de stempel: het formaat van de tekst kan bepaald worden via de knop 'Instellingen'. De tekst van de stempel kan variabele informatie bevatten, waarvan de inhoud wordt gewijzigd wanneer de stempel wordt geplaatst : %d wordt vervangen door de datum van de dag en %t door het uur. Maar de stempel kan eveneens bestaan uit een grafisch bestand: waarom niet de gescande handtekening van de ondertekenaar?  Of het gescande beeld van de persoonlijke stempel van de ondertekenaar? Virtual Invoice herkent de formaten .bmp en .jpg. Selecteer op de schijf het betrokken bestand. Geef tenslotte aan of u het meermaals plaatsen van een stempel op hetzelfde document toelaat.

Om een stempel te wijzigen

Nadat een nieuwe stempel werd aangemaakt, kunnen bepaalde eigenschappen nog aangepast worden. Met een rechtermuisklik op de stempel, kies 'Eigenschappen' :

Type: de gebruiker heeft de keuze tussen een stempel van het type 'tekst' of een stempel van het type 'grafiek' (zoals de stempel URGENT/DRINGEND, per default beschikbaar). 

Achtergrondkleur: u kunt de kleur van uw stempel wijzigen en kiezen uit 6 kleuren.

Deze kleur zal, na het default bewaren, in de lijst van de stempels verschijnen en als achtergrondkleur dienen voor een tekststempel.

Teksteigenschappen: u kiest het formaat van de karakters en hun eigenschappen (enkel voor tekststempels).

Default tekst: in deze kader kunt u de tekst typen die u wenst (enkel voor tekststempels).

Veiligheid: deze optie laat u toe om een stempel te reserveren voor een gebruiker, alsook een wachtwoord te plaatsen op deze stempel. U kunt aldus stempels voorbehouden voor een specifiek gebruik: goedkeuring, betaling, weigering, enz... En gedragen zich alzo als een elektronische handtekening.  

Indien u de stempel wil voorbehouden voor een gebruiker, vermeld de Windows login van deze gebruiker. Enkel deze login zal de stempels die voor hem zijn voorbehouden kunnen zien en plaatsen.  De administrator daarentegen "ziet" alle stempels, zonder een stempel te kunnen plaatsen die hem niet toebehoort.

Naar achtergrond zenden: in het geval dat 2 annotaties (stempel, markering, nota) gedeeltelijk of volledig bovenover elkaar op het document geplaatst zijn, kunt u de geselecteerde annotatie naar de achtergrond (onder de andere annotatie) zenden.   

Sneltoets: door deze optie te kiezen, kunt u een sneltoets aanmaken om een stempel op te roepen. Kies een combinatie van de SHIFT of de CTRL toets en een functietoets.  

DEFAULT BEWAREN: u dient de wijziging die u wenst te realiseren, enkel nog default te bewaren. Indien u dit niet doet, dan zullen de wijzigingen enkel het actieve document beïnvloeden.   

En tot slot, kunt u een stempel WISSEN

• Om enkel de stempel van het actieve document te wissen: met de rechtermuisklik op de stempel klikken en "Wissen" kiezen.

• Om deze stempel definitief uit de lijst te wissen: ga via de dropdown van de stempellijst naar de optie "Wissen/Deactiveren": de lijst van de stempels verschijnt, met vakjes om de stempels te selecteren. U hebt de keuze uit 2 mogelijkheden. Ofwel deactiveert u de stempel (klik op de knop "Deactiveren": u kunt deze niet meer gebruiken, maar opzoekingen blijven mogelijk onder bestaande documenten), ofwel verwijdert u definitief alle referenties van deze stempel.