Actuellement deux formats de fichiers peuvent être traités (e-FFF SocSec et SODA).

e-FFF SocSec

Comme cela a été le cas pour le format de fichier UBL (Facturation électronique), l'objectif de cette association (Forum For the Future) est de définir un standard pour l'échange de fichiers provenant des secrétariats sociaux .

Ce standard se nomme e-fff-socsec.

SODA

CodaBox a mis au point un service permettant d’automatiser la transmission des documents comptables émanant des secrétariats sociaux vers un programme comptable dans un format standardisé baptisé SODA.

Ce module permet d'injecter automatiquement vos écritures de salaire dans les journaux d'opérations diverses.

• Les documents comptables arrivent directement dans votre environnement informatique et dans un format compatible avec WinBooks (Fichier de type XML).
• L’échange de données se passe en toute sécurité.
• Les documents comptables sont automatiquement classés par client.
• Les données sont transmises au même endroit que les fichiers CODA
• Les fichiers SODA peuvent être accompagnés d'un fichier PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures. Chaque PDF peut être attaché automatiquement à l'opération diverse de salaire à l'aide du programme Virtual Invoice de WinBooks.

Pour activer le module de récupération OD de salaires:

1. Choisissez le menu DOSSIER, l'option PARAMÉTRAGE - GÉNÉRAL-COORDONNÉES SOCIÉTÉ.
2. Cochez la case Récupération OD salaires dans la liste des Modules activés.
   
3. Confirmez ce choix.
4. Fermez le dossier et ouvrez le aussitôt pour activer le module de récupération des OD de salaires.

Avant d'exécuter la première importation de vos fichiers, vous devez créer un journal d'opération diverse de type "Récupérations OD Salaires" et paramétrer les OD automatiques.

Paramétrer un journal d'opération diverse de type Récupération OD Salaires

1. Menu FICHIER, cliquez sur le sous-menu TABLES.
2. Cliquez sur l'option CODES JOURNAUX.
3. Ajouter un journal de type Opération diverse.
4. Attribuer une référence et un libellé au journal ainsi que le type "Journal d'OD Salaire"

Onglet Général

Paramétrer les OD automatiques

Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE - GÉNÉRAL -  OD Automatiques - OD salaires

Exemple e-FFF SocSec

Exemple SODA

Format fichier

Sélectionnez le type de fichier que vous désirez importer. Soit Standard e-FFF SocSec, soit SODA

Traitement

Définissez la manière dont l'opération diverse doit être générée. Soit globalisée ou, détaillée par travailleur.

Pour autant que l'information soit disponible dans le fichier.

Gérer les sections analytiques

Si vous exploitez la comptabilité analytique vous pouvez sélectionner un plan analytique par défaut.

Vous pourrez ainsi définir les comptes analytiques à utiliser par département par exemple.

Table des associations

Cliquez sur   afin d'accéder à la table de concordance des comptes généraux  (e-FFF SocSec)

Cliquez sur   afin d'accéder à la table de concordance des comptes généraux  (SODA)

Cliquez sur   afin d'accéder à la table de concordance des comptes analytiques (SODA)

Compte d'attente

Introduisez le numéro du compte général d'attente sur lequel sont passées toutes les écritures que WinBooks n'aura pas pu réconcilier.

Déplacer les fichiers après injection

En activant cette option, les fichiers injectés en comptabilité sont déplacés dans le sous-répertoire Processed

Transport

Réception des fichiers OD Salaire 

Manuelle

Indiquez dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers e-FFF SocSec de ce dossier.  (C:\eFFFSoc\Parfilux\ dans notre cas)

C'est dans ce répertoire que vous devez placer les fichiers reçus de votre secrétariat social.

Si des fichiers PDF sont joints, ceux-ci doivent alors être placés dans le sous-répertoire pdf (C:\eFFFSoc\Parfilux\pdf dans notre exemple) 

2° Si vous avez opté pour le format SODA

Indiquez dans cette zone, le chemin du répertoire (début de l'arborescence) dans lequel se trouvent les fichiers SODA. (c:\SODA\  par exemple)

Pour accéder aux comptes généraux SODA

1. Dans le menu FICHIER, cliquez sur l'option TABLES.
2. Cliquez sur Table des comptes OD Salaires.

Cette table de concordance reprend la liste des comptes source (Comptes généraux renseignés dans le fichier SODA par le secrétariat social) et les comptes destination (Comptes généraux utilisés dans WinBooks).

La mise à jour de cette table s'effectue automatiquement lorsque vous remplacez le compte d'attente (ou un autre compte général) dans votre opération diverse SODA  par un autre compte général.

Le même principe est d'application pour la table de concordance des comptes analytiques.

Pour accéder aux comptes analytiques SODA

1. Dans le menu DOSSIER / PARAMETRAGE / GENERAL / OD AUTOMATIQUES / OD SALAIRES
2. Cliquez sur 

Cette table de concordance reprend la liste des comptes source (Comptes analytiques renseignés dans le fichier SODA (Department) par le secrétariat social) et les comptes destination (Comptes analytiques utilisés dans WinBooks).

La mise à jour de cette table s'effectue automatiquement lorsque vous indiquez une compte analytique dans votre opération diverse SODA pour autant qu'aucune compte analytique n'ai été spécifié.

Pour injecter un fichier SODA dans une opération diverse

1. Sélectionnez le menu ENCODAGES et choisissez l'option OPÉRATIONS DIVERSES
2. Cliquez sur  après sélection de votre journal de type SODA.
3. WinBooks va vérifier la présence de nouveaux fichiers SODA fournis par CODABOX (Sur base de l'arborescence renseignée dans le paramétrage).

4. Si un fichier SODA est trouvé, WinBooks propose de l'injecter dans votre opération diverse. 

   
   
   
   

5. Cliquez sur  pour continuer.
   
   

   Le numéro de pièce est attribué automatiquement.  Chaque numéro d'opération diverse est composée du millésime suivi du numéro de la période et de son numéro d'ordre.

   Ce numéro d'ordre est renseigné en début de nom de fichier. 0001 dans l'exemple repris ci-dessus.

   La zone DateDoc est remplie avec la date de génération du fichier et la zone DateOper est remplie avec la date du dernier jour de la période.

   La zone Commentaire est remplie de la manière suivante : Année + Mois\Compte général renseigné dans le fichier\Libellé renseigné dans le fichier.
   
    
   
   

6. Etant donné que vous n'utilisez pas nécessairement les mêmes comptes généraux que ceux fournis par le secrétariat social, lors de la première récupération d'un fichier SODA, toutes les lignes sont comptabilisées sur le compte d'attente renseigné dans le paramétrage.
   Remplacez le compte d'attente par le compte général auquel vous désirez affecter la ligne. Pour votre information, le compte général proposé par le secrétariat social est repris dans le commentaire.

   Lorsque vous remplacez le compte d'attente (ou un autre compte général) dans votre opération diverse SODA, la table de concordance des comptes SODA est mise à jour.

   Une liaison entre le compte général fourni par le secrétariat social et le compte général que vous avez renseigné est dès lors établie.

   Ainsi, lors de la prochaine injection, WinBooks utilisera les comptes que vous avez définis.

   Si un compte n'est pas trouvé dans cette table, c'est le compte d'attente qui est repris dans l'opération diverse.

   Si vous remplacez un compte général par un autre, un message vous propose de remplacer l'association déjà existante par la nouvelle.

7. Exemple d'injection lorsque tous les comptes ont été définis
   
   

   Actuellement, seuls les comptes généraux sont automatiquement repris.

   Si vous travaillez avec la comptabilité analytique, celle-ci doit être complétée.

8. Après injection de l'opération diverse, le fichier XML qui a servi à générer l'opération diverse est déplacé dans le répertoire PROCESSED.
9. Si un fichier PDF a été joint, celui-ci est lié à l'opération diverse et est consultable à l'aide de Virtual Invoice.

   

Dans certains cas, la TVA n'est cependant pas exigible dans cette même période. Par exemple, lorsque le paiement a eu lieu dans une période précédant la livraison de la marchandise.

Il faut dès lors,  pouvoir renseigner la bonne période de déclaration TVA lors de la comptabilisation de la facture.

Ce module, permet à l'utilisateur d'attribuer ou de modifier la période de déclaration TVA d'une facture. Soit, lors de l'encodage de celle-ci, soit à postériori.

Il va de soi que la génération de la déclaration TVA pour une période (mensuelle ou trimestrielle) se basera sur cette nouvelle information si elle renseignée et non d’office sur la période de comptabilisation de la facture.

Pour activer le module Report TVA

1. Choisissez le menu DOSSIER, l'option PARAMÉTRAGE et l'option GÉNÉRAL du sous-menu.
2. Choisissez l'onglet COORDONNÉES SOCIÉTÉ.
3. Cochez la case Gestion spécifique des périodes TVA dans la liste des Modules activés.
   
   
4. Confirmez ce choix.
5. Fermez le dossier et ouvrez le aussitôt pour activer le module.
6. Retournez le menu DOSSIER, - PARAMÉTRAGE -  GÉNÉRAL - ADMIN/TVA.
7. Cochez la case Gestion des périodes TVA
   
    
8. Plusieurs messages d'informations sont affichés
   Ils attirent l'attention de l'utilisateur sur :
   1.  l'irréversibilité de l'activation de cette option 
   2. la compatibilité lors de l'échange de données avec un autre environnement comptable. 
      
       
9. Confirmez et enregistrez

Pour encoder des factures avec une Autre période TVA

Après activation du module dans l'onglet Admin/TVA du paramétrage général, la zone Autre Période TVA est rendue disponible lors de l'encodage des factures Achats/ventes.

Facture déclarée dans une autre période

Lorsque vous encodez une facture et si la période de déclaration TVA est différente de la période d'encodage de la pièce, cliquez sur Autre période TVA

La fenêtre d'encodage s'élargit et affiche les informations relatives à la période de déclaration.

Sélectionnez une Période TVA 

En passant à la zone Montant, celle-ci se remplit automatiquement avec le montant total de la facture

Le montant En attente est à 0

 vous informe que la totalité de la facture a été affectée à une ou plusieurs périodes de déclaration.

Cliquez sur 

Facture avec déclaration partielle

Lorsque vous encodez une facture et que la période de déclaration n'est connue que pour une partie de la facture, cliquez sur Autre période TVA

Sélectionnez une Période TVA 

Renseignez dans la zone Montant, le montant à déclarer dans cette période

Le montant En attente reprend le solde entre le montant total de la facture et le montant déjà déclaré.

 vous informe qu'une partie de la facture est déclarée

Cliquez sur 

Facture dont la date de déclaration n'est pas connue

Par exemple, génération de la facture avant paiement et avant livraison.

Lorsque vous encodez une facture et que vous ne connaissez pas la période de déclaration, cliquez sur Autre période TVA

Par défaut la Période TVA est affichée  "En Attente"

N'indiquez rien dans la zone  Montant.

Le montant En Attente correspond au montant total de la facture.

 vous informe que la totalité de la facture est en attente

Cliquez sur 

Historique déclaration TVA

 permet de visualiser la ou les périodes de déclaration d'une facture ainsi que la ventilation par code TVA pour chaque période de déclaration.

Un "Oui" dans la colonne Déclaré signifie qu'une déclaration TVA a été rendue définitive pour cette période.

Tableau des documents TVA

Le Tableau des documents TVA se retrouve dans le Menu Opérations.

Ce tableau, reprend d'une part la liste des factures qui n'ont pas encore été partiellement ou totalement affecté à un déclaration TVA et d'autre part, la liste des factures affectées à la déclaration d'une période.

Vous avez donc la possibilité d'attribuer une période de déclaration à une facture qui n'en a pas ou encore, de supprimer la période de déclaration d'une facture afin de l'attribuer à une autre période.

Lorsque vous faites appel à ce menu, choisissez le type de liste que vous désirez traiter ainsi que la fourchette de périodes.

Ensuite, cliquez sur 

Liste des factures en attente de déclaration

La liste des factures partiellement déclarées ou en attente de période de déclaration est affichée.

Vous y retrouvez entre autre le Montant total de la facture, le Montant en attente de déclaration.

Sélectionnez la ou les factures que vous désirez déclarer dans la période présélectionnée dans le menu.

Lorsque vous sélectionnez une facture, les colonnes de droite  Période et Montant de déclaration sont automatiquement remplies.

La Période, avec la période de sélection et le Montant avec le Montant en Attente.

Vous pouvez, si c'est nécessaire, modifier le montant déclaré. Dans ce cas,  le Montant en Attente reprendra la différence entre les montants déclarés ici ou éventuellement dans d'autres déclarations et le total de la facture.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur 

TVA/Paiements

Lorsque la période de déclaration dépend du paiement ou de l'encaissement d'une facture, vous pouvez vous faire aider de la touche 

Lorsque vous cliquez sur  , vous recevez un message d'information. Ce message, vous indique quelle sera la période de déclaration qui sera prise en compte dans la proposition d'affectations.

Si vous acceptez, WinBooks va rechercher pour toutes les factures reprises dans cet écran si un/des paiement(s)/encaissement(s) partiel(s) ou complet(s) ont été matchés avec les factures.

WinBooks reprendra le montant du (des) paiement(s) dans la colonne Montant Déclaration.

Dans cet exemple, la facture 30 a été payée dans sa totalité.

Si la facture avait été payée partiellement, c'est le montant partiel du paiement qui est pris en compte.

Liste des factures affectées à la déclaration

La liste des factures affectées à la déclaration de la période sélectionnée est affichée.

A partir de cet écran vous pouvez exclure une facture qui ne devrait pas être déclarée dans cette période.

Désélectionnez la facture, les colonnes Période et Montant déclaration sont vidées.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur 

La déclaration TVA

• La génération de la déclaration TVA pour une période (mensuelle ou trimestrielle) se base sur la période de déclaration TVA si elle renseignée et non d’office sur la période de comptabilisation de la facture.
• Lors de la génération du fichier XML Intervat,  un message vous demande de confirmer s'il s'agit de la déclaration TVA définitive ou non pour cette période.

• • Si vous répondez oui, un contrôle supplémentaire sera effectué lorsque vous modifierez une facture déjà déclarée.

    Lorsque vous demandez le tableau des documents TVA, la période de début qui sera proposée sera la première période qui suit celle de la dernière déclaration définitive.

Le relevé intracommunautaire

• Le relevé intracommunautaire pour une période (mensuelle ou trimestrielle) se base sur la période de déclaration TVA si elle renseignée et non d’office sur la période de comptabilisation de la facture.

Qu’est-ce que le Mini One Stop Shop (MOSS) et qui peut l’utiliser ?

 MOSS ou Mini One Stop Shop (Mini guichet unique) est une application destinée aux entreprises qui :

• sont établies en Belgique
• fournissent des services électroniques, des services de télécommunications ou des services de radiodiffusion et de télévision
  • à des non-assujettis à la TVA (par exemple à des particuliers ou institutions publiques…)
  • dans d’autres États membres de l’Union européenne
• Permet aux entreprises de s’enregistrer en Belgique et de ne faire qu’une seule déclaration à la TVA de manière électronique pour tous les services dans tous les Etats membres dans lesquels elles ne sont pas établies.
• Un seul paiement de la TVA en Belgique pour tous ces services.

Tous les États membres de l’Union européenne offrent un système comparable.

Aujourd'hui,  la déclaration MOSS peut être déposée sous format électronique ou peut être encodée sur le site INTERVAT de l'Administration.
Cela permet à l'assujetti de déposer d'une manière sécurisée des déclarations MOSS via Internet, en utilisant des certificats digitaux et une signature électronique.

WinBooks vous permet d'afficher ou d'imprimer la déclaration MOSS à des fins de contrôle et d'ensuite générer le fichier à envoyer à l'Administration.

Codes TVA "Ventes DECLARATION MOSS" (Disponibles depuis la version 6.00.760)

Générer ou imprimer la déclaration MOSS

Le chapitre relatif à l'impression de la liste des totaux par code TVA vous détaille les critères de sélection nécessaire à l'établissement de celle-ci.

Modifier les montants de la déclaration MOSS

Lorsque vous visualisez la liste des totaux par code TVA (MOSS uniquement), cliquez sur MODIFIER (dans la barre de commande de la fenêtre).

Une fenêtre reprenant les éventuelles modifications déjà apportées est affichée.

Pour enregistrer une modification, cliquez sur .

Une nouvelle fenêtre est affichée dans laquelle vous devez renseigner :

• Le Code TVA (Seules les modifications apportées sur les codes TVA Ventes MOSS sont pris en compte.)
• Le Montant (Base taxable)
• La Taxe, c'est à dire le montant de la TVA 

 Cliquez ensuite sur  pour enregistrer votre correction. Encodez éventuellement vos autres corrections et cliquez sur  lorsque vous avez terminé vos corrections.

 La liste est mise à jour en tenant compte de vos corrections.

 et  permettent de respectivement modifier ou supprimer une ligne du tableau de correction.

Les modifications apportées à la liste sont additionnées aux lignes existantes. Les Montants Cumul de celles-ci sont suivies d'une *. Elles sont également reprises dans un récapitulatif en fin de liste.

Critères de sélection

Liste 

Vous pouvez imprimer tous les comptes généraux pour lesquels de la TVA non-déductible a été comptabilisée, en sélectionner un seul ou une suite de comptes.

Périodes

Sélectionnez un intervalle de périodes pour laquelle vous désirez imprimer cette liste.

Sous-totaux

Vous pouvez structurer la liste en y ajoutant des sous-totaux par code TVA et/ou par pièce comptable

Exemple

Critères de sélection

Périodes

Sélectionnez les bornes périodiques sur lesquelles porte la liste de contrôle.

Clients intracommunautaires repris sur le relevé

Cochez cette case si vous désirez imprimer par client le détail des écritures reprises sur l'état récapitulatif.

Clients non intracommunautaires avec code TVA intracommunautaire

Cochez cette case si vous désirez imprimer par client le détail des écritures pour lesquelles un code TVA intracommunautaire a été renseigné alors que le client n'est pas un client intracommunautaire.

Clients intracommunautaires avec code TVA non intracommunataire

Cochez cette case si vous désirez imprimer par client le détail des écritures pour lesquelles un code TVA non intracommunautaire a été renseigné alors que le client est un client intracommunautaire.

Clients intracommunautaires/TVA non précisé

Cochez cette case si vous désirez imprimer les clients intracommunautaires définis comme assujetti et pour lesquels un N° de TVA  n'a pas été renseigné.

Clients Intra. avec n° de TVA/Sans Type assujetissement

Cochez cette case si vous désirez imprimer les clients intracommunautaires pour lesquels un N° de TVA a été renseigné sans le type d'assujetissement.

Exemple

Les comptes analytiques par défaut sont également repris sur ce document.

Critères de sélection

Comptes

Vous pouvez imprimer tous les comptes généraux ou sélectionner un seul ou une suite de comptes généraux.

Plans analytiques

Choisissez d'imprimer le paramétrage analytique pour tous les plans analytiques, une fourchette de plans ou un seul plan analytique.

Avec zones

Si vous avez défini un plan analytique de type quantité ou de type date, vous pouvez sélectionner un ou les deux plans.

Comptes généraux

Avec analytique activée : La liste reprend les comptes généraux sélectionnés pour lesquels l'analytique a été activée ainsi que les comptes analytique définis par défaut.

Avec analytique activée mais sans compte analytique par défaut : La liste reprend les comptes généraux pour lesquels l'analytique a été activée mais pour lesquels un compte analytique par défaut n'a pas été renseigné.

Analytique non activée :  La liste reprend tous les comptes généraux sélectionnés pour lesquels l'analytique n'a pas été activée.

Exemple

Critères de sélection

Impression par

Les comptes peuvent être classés par ordre de la référence ou du nom.

Liste

Vous pouvez imprimer tous les comptes ou sélectionner un seul ou une suite de comptes.

Catégorie

Vous pouvez délimiter la liste en y incluant que les comptes auxquels vous avez rattaché une catégorie précise. Sélectionnez dans ce cas la catégorie en question.

Les écritures

Vous permet de choisir en fonction de la Date du document  ou d'une période, les pièces à prendre en considération dans le document. L'option Arrêté au, reprend toutes les pièces jusqu'à cette date ou période. L'option Du .. au permet d'introduire un intervalle de dates ou de périodes, seules les pièces reprises dans cet intervalle sont imprimées.

Exemple

Critères de sélection

Type de mots clés

Cliquez sur Sélection et décochez le type de mots clés (comptes généraux, clients, fournisseurs) que vous ne souhaitez pas reprendre sur la liste.

Tri par

Les mots clés peuvent être classés par nom ou par compte.

Sélection des Comptes/Références ou sélection de Mots clés

Vous pouvez imprimer les mots clés CODA pour tous les comptes ou sélectionner un seul ou une suite de comptes.

Ou sélectionner une suite de Mots clés.

Exemple

Echange de données relatives aux comportements de paiement de vos clients

• Si vous le désirez, vous pouvez échanger avec Companyweb le comportement de paiement de vos clients et obtenir ainsi en retour, les comportements de paiement des autres entreprises.
  
  

• Pour ce faire, vous devez cocher la case Participe à l'échange d'information sur le comportement de paiement dans les Préférences utilisateurs, Onglet Companyweb 
  
   
  
  
• Envoyer vos données à Companyweb. Menu Opérations. Comportement de paiement.
  
  
  

• • Renseignez :
    
    
    • Période (mois) à exporter : Période pour laquelle vous devez envoyer vos données.
    • Mail envoyé à :  Cette zone est remplie par défaut et non modifiable. Reprend l'adresse mail de Companyweb
    • Envoyer une copie à : Adresse mail à laquelle vous désirez envoyer une copie des fichiers. (Par exemple vous-même si vous désirez conserver une trace de ce que vous avez envoyé)

    • Sujet du Mail : Cette zone est remplie par défaut et non modifiable.

      Vérifier le paramétrage de la connexion internet de WinBooks.

      Les deux fichiers envoyés à Companyweb sont deux fichiers Excel. Le premier, reprend les factures et notes de crédit comptabilisées pour le mois sélectionné et le second fichier, reprend les mouvements de ventes et notes de crédit ouvertes au dernier jour du mois sélectionné + le solde du compte client.

•  
  • Cliquez ensuite sur